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如何使用 Excel 筛选来快速查找数据

许多人都会觉得 Microsoft Office Excel 在收集有关客户、产品、销售收入和其他类型的数据的信息方面非常有用。 但当某个工作表中的数据量增大到填满数十列或行时,翻遍它们可能会就非常困难。 例如,如果您想要隔离出上六个月特定地区中的前 10 位客户,可能需要很长的时间来查看数据条目。

幸运的是,Excel 包含了易于使用的自动筛选来只显示您想要查看的内容,而隐藏其余内容。 筛选不会以任何方式更改数据。 一旦您移除筛选,所有数据就会重新显示,与先前一模一样。

下面说明如何使用 Excel 中的自动筛选工具。

本页内容
1. 确保每列中的数据类型相同1. 确保每列中的数据类型相同
2. 激活自动筛选2. 激活自动筛选
3. 开始筛选数据3. 开始筛选数据
4. 应用更多筛选4. 应用更多筛选
5. 使用高级筛选技术5. 使用高级筛选技术
6. 关闭筛选6. 关闭筛选

1. 确保每列中的数据类型相同

在工作表中,每列的顶行应包含描述该列内容的标题,如“产品编号”或“客户”。

Excel_AutoFilter_1createheadings

每列中的数据应具有相同的类型。 例如,不要在一列中混杂文本和数字,或者数字列中混杂日期。

2. 激活自动筛选

现在单击任何数据单元格并通过执行下列操作激活自动筛选:

在 Office Excel 2003 中,单击“数据”菜单,指向“筛选”,然后单击“自动筛选”。

在 Office Excel 2007 中,单击“数据”选项卡,然后在“排序和筛选”区域中单击“筛选”。

自动筛选箭头现在就会出现在每个列标题的右边。

Excel_AutoFilter_2activate

注意: 如果在单击自动筛选之前您选择了整列而不是一个单元格,则自动筛选箭头将只出现在所选列上,而不是出现在所有数据列上。

3. 开始筛选数据

假设您的工作表包含客户销售数据。 每个客户条目包含有关客户的位置、他们购买的产品、购买日期以及每笔购买的收入和盈利的信息。 您可能只想查看销售位于“西部”地区的那些客户的销售活动。 Excel 可帮助您实现此目的。

要只查看“西部”地区中那些客户的销售活动,在标题为“地区”的列中单击“自动筛选”箭头。 当单击“自动筛选”箭头时,将会显示一个列表。 该列表包含该列中的每个项目(以字母或数字顺序显示),以便您可以快速找到想要的项目。 在本例中,滚动到“西部”然后单击它。

Excel_AutoFilter_3start-filtering

当单击“西部”时,Excel 将只显示此列中包含该文本的那些行,隐藏其他行。

Excel_AutoFilter_4hiderows.png

4. 应用更多筛选

如果您希望聚焦在更有针对性的信息上,则可以在另一列上再次进行筛选,依此类推。 可以单击任何列中任何标题旁边的箭头来应用筛选。

例如,按“地区”进行筛选之后,可以单击“产品编号”列上的“自动筛选”箭头并对该列进行筛选,以便只查看购买了产品 10-100 的“西部”地区客户。

Excel_AutoFilter_5add-filters

可以按您选择的任何顺序筛选列。 可以按您应用筛选的顺序逐步应用筛选。 每次筛选都将数据限制为可以应用下一次筛选的范围。

5. 使用高级筛选技术

Excel 还使您能够执行更复杂的筛选类型。 两种尤其有用的筛选类型是“前 10 个”筛选和自定义筛选。

查找列中的前(或后)10 个
可以对数字或日期列使用“前 10 个”筛选。 借助于“前 10 个”,您可以查找前 10 个项目或后 10 个项目(最小或最大数字或日期)。 并且并不限于查找前 10 个项目或后 10 个项目。 可以选择想要查看多少个项目: 但只能选 1 或最多 500。可以使用“前 10 个”来查找定价最高或高低的商品、标识雇用日期最新的员工或查看最前几名或后几名学生等级。

在 Excel 2003 中要对数据列使用“前 10 个”,请在列的某个数据单元格中单击,然后单击列的“自动筛选”箭头。

在 Excel 2003 中,单击下拉列表顶部附近的 (前 10 个…)

在 Excel 2007 中,单击“编号筛选”,然后选择“前 10 个”。

自动筛选前 10 个”对话框将打开。 在该对话框中,选择“”或“”。 然后选择数字。 最后,选择“项目”或“百分比”。

可以按您选择的任何顺序筛选列。 可以按您应用筛选的顺序逐步应用筛选。 每次筛选都将数据限制为可以应用下一次筛选的范围。

使用自定义筛选
当通过从自动筛选下拉列表进行选择来进行筛选时,将会隐藏所选内容之外的其他内容。 如果想要查看列中所选内容之外的内容,可以创建自定义筛选。

要创建自定义筛选,

在 Excel 2003 中,单击下拉列表顶部附近的 (自定义…)

在 Excel 2007 中,单击“编号筛选”,然后选择“自定义筛选”。

“自定义自动筛选方式”对话框将打开。 现在可以对数据列键入两个筛选要求。 例如,可以查看购买了产品编号 12-100 和 12-500 的客户。
注: 务必要选择“”按钮,否则看不到任何结果。

Excel_AutoFilter -6custom-filter

6. 关闭筛选

移除筛选的方式取决于应用了多少筛选以及想要移除多少列的筛选。

要从 1 列移除筛选,单击该列旁边的“自动筛选”箭头,然后单击“全部”。 该命令将显示该筛选隐藏的行。

要一次性移除所有筛选,请指向“数据”菜单上的“筛选”,然后单击“显示全部”。 该命令将显示工作表上所有筛选隐藏的所有行,但让“自动筛选”处于打开状态。

要关闭自动筛选,请指向“数据”菜单上的“筛选”,然后单击“自动筛选”。

要从电子表格中移除筛选,只要取消选择 Excel 菜单上的“自动筛选”(Excel 2003) 或“筛选”(Excel 2007)。 电子表格中的所有数据就会重新显示。

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! 快速提示

如果您不知道已经对电子表格进行了筛选,当您打开它时,您可能会感到惊讶:怎么好像少了一些数据。 下面就告诉您如何知道工作表是否包含筛选。

检查状态栏
对数据进行筛选之后,立即就可在状态栏的左下角中看到筛选结果,例如,“找到 126 个记录(共 2155 个记录)”。 一定时间之后,该数字就会消失,取而代之,“筛选模式”将出现在状态栏上。

查看行号
可从行号不连贯(隐藏了一些列)看出,可视的行号的颜色发生了变化,以指示对这些行进行了筛选。

 

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