Office Communicator-Telefonzentrale (Attendant Console)
Die Microsoft Office Communications Server 2007 R2-Telefonzentrale (Attendant Console) ist eine intuitive Anwendung für die Anrufverwaltung, die Verwaltungsassistenten, Empfangsmitarbeitern und Unternehmensvertretern eine gleichzeitige Bearbeitung und Verwaltung einer großen Anzahl Anrufe ermöglicht. Die Telefonzentrale (Attendant Console) wird in einem Vollbildfenster ausgeführt und bietet so eine optimierte Desktopnutzung, während Benutzer ein hohes Anrufvolumen für sich und ihre Kollegen verarbeiten.
Die Telefonzentrale (Attendant Console) arbeitet mit der neuen Delegierungsfunktion von Microsoft Office Communicator zusammen, damit Sie für die von Ihnen unterstützten Kollegen eingehende Anrufe annehmen und ausgehende Anrufe initiieren können. Sobald eine andere Person Sie als Stellvertreter festlegt, können Sie eingehende Anrufe für diesen Manager annehmen oder an die Voicemail des Managers umleiten. Sie können außerdem andere im Auftrag des Managers anrufen und Ihre Kontaktinformationen oder die Ihres Managers als Anrufer anzeigen lassen. Die Einrichtung der Delegierungsfunktion wird von der Person gesteuert, die Sie unterstützen, und kann für Urlaubsvertretungen oder aus anderen Gründen leicht aktualisiert werden.
Alle Unterhaltungen, ob eingehende, aktive oder im Haltezustand, werden für eine einfache Übersicht in einem Fenster angezeigt. Ein eingehender oder ein Anruf im Haltezustand kann durch einen einfachen Mausklick aktiviert werden. In diesem Fall wird der bis dahin aktive Anruf automatisch in den Haltezustand gesetzt. Wiederholte Anrufe und Anrufe, die seit einer bestimmten Zeit im Haltezustand sind, werden im Anruffenster mit einer Unterhaltungsbenachrichtigung angezeigt, um die Entscheidung über die Anrufpriorität zu erleichtern. Anrufverlauf und -notizen werden im Ordner für aufgezeichnete Unterhaltungen in Microsoft Office Outlook gespeichert und stehen der Telefonzentrale oder den Kollegen für Referenzzwecke zur Verfügung.
Die integrierte Kontaktliste für die Office Communications Server 2007 R2-Telefonzentrale ähnelt der Office Communicator-Benutzeroberfläche (beide bieten häufig verwendete Kontakte, die sofort zur Verfügung stehen und für eine einfache Verwaltung in Gruppen organisiert werden können). Sie können entscheiden, ob die einzelnen Gruppen als Liste oder in Form von Kacheln angezeigt werden, die individuell organisiert werden können. Alle Kontakte werden mit umfassenden Präsenzinformationen angezeigt, damit Sie das beste Kommunikationsmittel auswählen können.
Mit der Office Communications Server R2-Telefonzentrale können Benutzer jederzeit über die integrierte Verzeichnissuchfunktion nach Kollegen im Unternehmen suchen und deren Präsenzinformationen anzeigen. Eine Kommunikation mit einem Mausklick ohne Kopieren oder Eingeben von Telefonnummern oder IM-Adressen bedeutet, dass Benutzer sowohl wichtige Kunden als auch Kollegen kontaktieren können. Die Suchergebnisse können außerdem einer neuen oder vorhandenen Kontaktgruppe hinzugefügt werden.
Mit der Office Communications 2007 R2-Telefonzentrale können Benutzer einen Anruf an eine beliebige Person in ihrer Kontaktliste oder dem Unternehmensverzeichnis auf der Basis von Präsenzinformationen oder nach Ankündigung mit nur einem Mausklick weiterleiten. Mit der Schaltfläche zum Übergeben wird der Anruf sofort an den ausgewählten Kontakt gesendet, während über die Schaltfläche für Ankündigungen entweder eine Sofortnachricht geöffnet oder der Empfänger angerufen wird, um den Anruf zunächst anzukündigen. Benutzer können einen Anruf außerdem direkt an die Voicemail senden. Bei jeder Übertragungsoption wird die Unterhaltung nach der Übertragung aus der Warteschlange entfernt.
Benutzer können während einer Unterhaltung das Notizenfenster öffnen, um Notizen zum Anrufer aufzuzeichnen. Die Notizen werden automatisch im Ordner für aufgezeichnete Unterhaltungen in Microsoft Office Outlook gespeichert und können von dort an Kollegen weitergeleitet werden. Notizen können außerdem direkt aus dem Notizenfenster per E-Mail versendet werden.
Assistenten und Empfangsmitarbeiter können in der Telefonzentrale (Attendant Console) Telefonkonferenzen für ihre Kollegen mit eingehenden Anrufern und anderen über einen einfachen Drag-and-Drop-Vorgang einrichten. Benutzer können ihr Team sofort in Kontakt mit Kunden und Partnern bringen und so für alle Teilnehmer den Zeitaufwand einsparen, der für die Planung einer Telefonkonferenz oder einer Besprechung erforderlich ist.
Mit der Office Communications 2007 R2-Telefonzentrale können Benutzer eine Gruppe von Kontakten in einer Unterhaltungsvorlage speichern und durch Auswahl der Vorlage Konferenzen mit dieser Gruppe initiieren. Für Gruppen mit regelmäßigen Telefonkonferenzen ermöglicht diese Funktion durch einfaches Anrufen in einem Schritt eine Zeitersparnis.
