Office Communicator Attendant
Microsoft Office Communications Server 2007 R2 Attendant es una aplicación de administración de llamadas intuitiva que ayuda a los asistentes administrativos, los recepcionistas y los profesionales empresariales que se relacionan con los clientes a administrar un gran número de llamadas simultáneas. Attendant se ejecuta en una ventana a pantalla completa para ofrecer una experiencia optimizada a los usuarios cuando administran un gran número de llamadas para ellos mismos y sus colegas.
Attendant funciona juntamente con la nueva característica de delegación de Microsoft Office Communicator de modo que pueda administrar las llamadas recibidas y realizar llamadas para los colegas a los que asiste. Cuando un directivo le elija como su persona delegada, podrá atender las llamadas recibidas para esa persona o redirigirlas a su correo de voz. También podrá llamar a otras personas en nombre del directivo y elegir su información de contacto o la del directivo para que aparezca como la persona que llama. La configuración de delegación la controla la persona a la que asiste, y se puede actualizar fácilmente en caso de sustitución por vacaciones u otros motivos.
Todas las conversaciones, tanto las recibidas como las activas o retenidas, aparecen en una ventana para poderlas administrar fácilmente. Una llamada recibida o retenida se puede activar simplemente haciendo clic en ella, con lo que se retendrá automáticamente la llamada activa. Las llamadas repetidas o retenidas durante un tiempo determinado aparecerán en la ventana de llamadas con una alerta de conversación para facilitar la toma de decisiones respecto a las llamadas prioritarias. Los historiales y las notas de llamadas se almacenan en la carpeta Historial de conversaciones de Microsoft Office Outlook como referencia para el asistente o los colegas.
La lista de contactos integrada de Office Communications Server 2007 R2 Attendant es similar a la interfaz de Office Communicator: ambas incluyen los mismos contactos, disponibles fácilmente, que se pueden organizar en grupos para facilitar su administración. Puede elegir ver cualquier grupo como una lista o como un mosaico que se puede organizar de forma personalizada. Todos los contactos se muestran con información de presencia completa para ayudarle a elegir el modo de comunicación más apropiado.
Office Communications Server R2 Attendant permite a los usuarios localizar a otros colegas de la empresa y ver su información de presencia en cualquier momento mediante la capacidad integrada de búsqueda en directorios. La comunicación con un clic, sin necesidad de copiar ni marcar números de teléfono ni direcciones de mensajería instantánea, hace que los usuarios puedan ponerse en contacto tanto con los clientes importantes como con los colegas. Además, los resultados de las búsquedas se pueden agregar a un grupo de contactos nuevo o existente.
Office Communications 2007 R2 Attendant permite a los usuarios transferir una llamada a cualquier persona de su lista de contactos o directorio corporativo gracias a la información de presencia o mediante consulta simplemente haciendo clic en un botón. El botón Transferir envía la llamada al contacto seleccionado de forma inmediata, mientras que el botón Consultar permite abrir un mensaje instantáneo o llamar al destinatario para hablar primero de la llamada. Los usuarios también pueden enviar una llamada directamente al correo de voz. Cada opción de transferencia quitará la conversación de la cola una vez transferida.
Durante una conversación, los usuarios pueden abrir la ventana de notas para tomar notas sobre el autor de la llamada. Las notas se guardan automáticamente en la carpeta Historial de conversaciones de Microsoft Office Outlook, desde la que se pueden reenviar a los colegas. También se pueden enviar las notas por correo electrónico directamente desde la ventana de notas.
Los asistentes y recepcionistas pueden configurar llamadas de conferencia para sus colegas con autores de llamadas recibidas y otras personas en Attendant, mediante simples operaciones de arrastrar y colocar. Los usuarios pueden poner a su equipo en contacto con los clientes y socios de forma inmediata, ahorrándoles a todos el tiempo necesario para planificar una llamada de conferencia o una reunión.
Office Communications 2007 R2 Attendant permite a los usuarios guardar un grupo de contactos en una plantilla de conversación e iniciar conferencias con ese grupo seleccionando la plantilla. Para los grupos con llamadas periódicas, esta característica permite ahorrar tiempo mediante llamadas simples de un solo paso.
