Office Communicator Attendant
Microsoft Office Communications Server 2007 R2 Attendant は直感的な通話管理アプリケーションであり、管理アシスタント、受付係、最前線で働くビジネス プロフェッショナルが、同時にかかってくる多くの通話に対応し、管理できるように支援します。Attendant は全画面表示のウィンドウに表示され、ユーザー自身や他の従業員にかかってくる多くの通話を処理しながら、効率化されたデスクトップ 体験をユーザーに提供します。
Attendant は Microsoft Office Communicator の新しい委任機能と連動しており、ユーザーはサポートしている同僚に代わって着信通話を処理したり、発信通話を開始したりすることができます。代理人として設定されると、本人に代わって電話に出たり、通話を本来の受信者のボイス メールに転送したりすることができます。また、本人に代わって第三者に電話をかけることもできます。発信者の表示は、代理人自身の連絡先情報を使用することも、本人の連絡先情報を選択することも可能です。委任のセットアップは、代理人を設定する側の管理下で行われ、休暇やその他の理由に応じて簡単に更新できます。
着信、会話中、保留を含むすべての通話は、簡単に管理できるように 1 つのウィンドウに表示されます。着信または保留の通話は、クリックすることで簡単に会話中に切り替えられます。この場合、その時点で会話中だった通話は自動的に保留になります。繰り返しかかってきた着信や、一定時間以上保留になっている通話は、通話ウィンドウに表示され、通話の優先順位に関して判断するように警告が示されます。アテンダントや同僚が参照できるように、Microsoft Office Outlook の会話履歴フォルダには、通話履歴や通話メモが格納されます。
Office Communications Server 2007 R2 Attendant に統合される連絡先リストは、Office Communicator のインターフェイスと同じです。どちらの製品でも、簡単に利用できる共通の連絡先が表示され、グループ化して容易に管理できます。グループは、リスト表示またはタイル表示を選択でき、個人的に整理することができます。すべての連絡先は、きめ細かなプレゼンス情報と共に表示され、コミュニケーションの最適な手段を選択するのに役立ちます。
Office Communications Server R2 Attendant では、統合されたディレクトリ検索機能を使用して、いつでも他の同僚を見つけたり、彼らのプレゼンス情報を表示したりすることができます。重要なお客様や同僚に連絡する際は、電話番号や IM アドレスをコピーしたり入力したりせずに、1 回のクリックでコミュニケーションを開始できます。検索結果は、新規または既存の連絡先グループに追加できます。
Office Communications 2007 R2 Attendant では、ボタンのワン クリックで、プレゼンス情報に基づき、または関係者との相談の上、連絡先リストまたは企業ディレクトリに登録された他のユーザーに通話を転送できます。転送ボタンを押すと、選択した連絡先にすぐに通話が転送されます。相談のボタンを押すと、まずは通話について相談するために、インスタント メッセージが開かれるか、着信者が電話で呼び出されます。またユーザーは、ボイス メールに直接通話を送信できます。どの転送オプションでも、通話が転送されると、その通話はキューから削除されます。
会話中、ユーザーはメモ ウィンドウを開いて、会話の相手に関してメモを記録できます。このメモは Microsoft Office Outlook の会話履歴のフォルダに自動的に保存され、他の社員に転送することができます。メモはメモ ウィンドウから直接電子メールで送信することも可能です。
アシスタントや受付係は、Attendant のシンプルなドラッグ アンド ドロップ操作により、着信通話の発信者やその他のユーザーとの電話会議を同僚のためにセットアップすることができます。ユーザーは、チームとお客様またはパートナーがすぐに連絡を取れるようにして、電話会議やミーティングの設定に関わるすべての人の時間を節約できます。
Office Communications 2007 R2 Attendant では、連絡先グループを会話テンプレートに保存し、テンプレートを選択することで、そのグループとの会議を開始することができます。繰り返し通話を行うグループに対しては、1 つの手順で簡単に通話できるこの機能によって時間が節約されます。
