BFC Aceros es la segunda empresa en importancia en la distribución de aceros, con presencia desde hace más 12 años en Chile. Cuenta con 7 sucursales distribuidas en todo el país cuya misión va desde vender materias primas a grandes compañías como Codelco (corporación dedicada a la exploración y explotación del cobre, principal producto chileno) y a la industria minera en general, hasta la venta de proyectos de ingeniería relacionados con el acero, produciendo todo tipo de elementos basados en este importante material. La empresa, cuya facturación anual oscila en torno a los US$15 millones anuales, cuenta con cuatro divisiones; BFC Aceros, dedicada a la comercialización de aceros en distintos formatos; BFC Servicios, a la comercialización de aceros dimensionados y de tamaños especiales; BFC Industrial, que se dedica al diseño y construcción de estructuras metálicas de precisión y de gran tamaño y finalmente BFC Construcción, que comercializa equipamiento y venta de estructuras metálicas para la construcción. En Octubre del año 2006 la empresa finalizó la implementación de Microsoft Dynamics GP. Sus procesos operativos y las necesidades específicas en el trabajo cotidiano, plantearon la necesidad de complementar la solución para garantizar los más altos niveles de integración de datos. Es así que, a pesar de tener implementado Microsoft Dynamics GP, la administración aún estaba basada en sistemas de islas de información y planillas Excel sin integración. Por otra parte y en un segundo momento, para generar los informes de gestión, se requería excesiva intervención manual, y esto insumía más tiempo del que los negocios requerían, consumiendo importantes recursos humanos en tareas repetitivas que si bien eran necesarias en esa situación, carecían de valor alguno.

Solución

En primera instancia, se realizó una revisión de los procesos para definir los puntos críticos, basado en los cuales se realizaron sesiones de capacitación con el personal de la empresa Si bien CGN, socio de negocios Microsoft especializado en inteligencia de negocios, fue llamado en principio para solucionar los problemas planteados, en forma paralela se comenzó a construir una herramienta de Business Intelligence y control operativo. Para esta tarea CGN implementó Microsoft Windows Server 2003 y SQL 2000 y para conectar toda esta información de gestión a la intranet de la empresa se valió de Microsoft Sharepoint Services. Se implementaron también cubos OLAP y Analysis Services de SQL. “La herramienta de control operativo permitió registrar aquellos documentos mal ingresados sacando la información a través de SQL y Analysis Services directamente desde GP” acota Ángel Pachas, Gerente de Soluciones Microsoft de CGN. Este control resultaba crítico debido a que en muchas ocasiones se ingresaban documentos que carecían de código de vendedor o sin fecha de vencimiento y esto tenía un impacto directo sobre el sistema estadístico que así comenta el Gerente: “De este modo si un documento salía sin código de vendedor, las comisiones se asignaban a uno inexistente por lo que no se podían controlar dichas comisiones, a su vez, el hecho de que un documento o factura saliese sin fecha de vencimiento impedía el control de los flujos de cobro”. Así mismo los inconvenientes se multiplicaban y trasladaban a otras áreas de importancia como la de la producción, en donde la generación de órdenes no tenía planificación y esto repercutía en la imposibilidad de satisfacer las necesidades de los clientes, generándose cuellos de botella en lo que a servicio respecta. Se desarrolló entonces una herramienta basada en Sharepoint Services, que permitió a la empresa registrar los quiebres de stock por los distintos motivos posibles y, juntamente con esto, se desarrollaron las herramientas de gestión estadísticas que permitieron conocer las ventas por sucursales y así medir la rentabilidad, por vendedores en cada sucursal, realizar un control de bancos y también de stock en logística. Incluso se pudo generar un informe de compras pendientes que permitió mejorar los circuitos de comunicación y flujo de la información entre el departamento de compras y el de ventas, y así satisfacer en tiempo y forma la demanda de productos por parte del cliente. “Se logró un efecto tirabuzón; los estamentos superiores podían contar con información precisa, generando una mejora en la gestión desde los mandos inferiores. Por ejemplo, si se registraba un quiebre de stock podía deberse a que no se había comprado, por lo cual se hacía que el departamento de compras generara las ordenes correspondientes y las asociara a las ordenes de venta produciéndose un mejor aprovechamiento del stock” aclara Pachas.

Beneficios

“Esta herramienta terminó beneficiando no sólo a los ejecutivos quienes toman en definitiva las decisiones de negocios, sino a toda la pirámide integrada por los distintos estamentos de la empresa” comenta el Gerente. De este modo, los vendedores pudieron disponer también de un ambiente de trabajo en donde llevar su control y conocer su cobranza y stock disponible a través de una interfaz simple y amigable, y así realizar el análisis de su propia gestión. Los jefes de sucursales pueden realizar su propia gestión llevando un minucioso control del staff que las integran, conociendo al detalle la actividad de cada uno de sus vendedores y saber así quienes son los que registran mayores ventas o bien los que necesitan algún tipo de apoyatura ante las diversas dificultades que pudiesen suscitarse y con ello aumentar las ventas. Y finalmente, en la cima de la pirámide, el nivel gerencial puede controlar el desempeño de las sucursales y mejorar la toma de decisiones de negocios en forma apropiada y con un total conocimiento de la gestión. Pero también el área de logística, al igual que el área comercial, se plantea como una pirámide y sus distintos estamentos -compradores, gerente de logística, jefe de distribución, etc.- se han visto beneficiados, optimizando el flujo de compras y distribución en las distintas sucursales de acuerdo a la demanda y necesidades específicas de cada sucursal. Con Sharepoint también se creó una amigable herramienta que permitió el control del presupuesto de venta y de esta manera visualizar la tendencia de las ventas respecto a lo presupuestado en el año, con vistas por divisiones, sucursal, división de negocio y vendedor. El conjunto de las herramientas desarrolladas produjo beneficios prácticos y concretos, disminuyéndose la tasa de inventario de la compañía. La empresa ha disminuido su stock inmovilizado de 4 meses a la mitad de este tiempo y gracias a los nuevos desarrollos que CGN tiene planificado, se espera una mayor disminución aun. La cobranza también registró un fuerte impacto positivo y al respecto Pachas comenta: “La tasa de cobranza vencida, que registraba retrasos de hasta 110 días, hoy se ha reducido a tan sólo 45. Por otro lado, y debido a que se contaba con la información de saldos bancarios en línea, y al mejorar la información del sector compras, se logró una optimización en el flujo de dinero de acuerdo al sector donde en realidad se necesitaba”. Así mismo, la solución resultó transformarse en una verdadera herramienta para mejorar las condiciones y precios de negociación respecto a los proveedores, ya que al conocer el total de compras acumuladas por período para cada proveedor a través de las estadísticas, el departamento de compras tuvo una vital información acerca de donde se producían las mayores concentraciones de compras, y de este modo podían realizar una mayor presión en procura de un mejor precio, por lo tanto, el personal estuvo en mejores condiciones a la hora de sentarse a negociar. En síntesis, con la implementación de cubos Olap de Analysis Services, conectados a Microsoft Dynamics GP, lograron disminuir de días a minutos los tiempos de generación y consolidación de la información, mejorando la integración y colaboración entre las distintas áreas, terminando de esta manera con las islas de información existentes. Contar con la información precisa, correcta, en tiempo real y online, es decir, esta verdadera consolidación de la información, le ha permitido a la empresa realizar negocios de mejor calidad, reduciendo sensiblemente los costos de producción.

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