Asfaltos Chilenos S.A., fundada en el año 1964, tiene como misión atender las necesidades de los sectores de infraestructura y construcción, con énfasis en los mercados de pavimentación, impermeabilización y revestimientos, siendo la innovación permanente el motor fundamental de su desarrollo. Con un modelo de negocio innovador, Asfaltos Chilenos S.A. se dedica a la distribución de asfaltos dentro del país, transportándolo hasta el punto donde los clientes están construyendo caminos.
La empresa cuenta con un área principal de pavimentación y otra de impermeabilización y revestimientos, siendo la membrana asfáltica su principal producto en está segunda área.

A principios del año 2006 se implementó Microsoft Dynamics GP como ERP, a consecuencia de contar previamente con un sistema transaccional contable que carecía de la posibilidad de procesar la información en tiempo real. "Antes de contar con Dynamics GP, debíamos esperar a fin de mes para tener una visión de lo que había sucedido con nuestras operaciones durante ese periodo, y podíamos hacer muy poco en el día a día donde cada departamento llevaba sus propios controles sin la posibilidad de contar con información de la empresa en lo cotidiano" comenta Guillermo Correa, Gerente de Logística de Asfaltos Chilenos S.A.

Para la generación de informes de gestión se requería mucho reprocesamiento manual, que consumía mucho más tiempo del que la dinámica del negocio permitía, distrayendo importantes recursos humanos, tanto en calidad como en cantidad, en tareas repetitivas y de bajo valor.

Por otro lado la empresa sufría grandes problemas respecto a la posibilidad de contar con un repositorio de información centralizada que pudiese ser a la vez compartida por el personal involucrado. Esta información se generaba en documentos Microsoft Word y era compartida mediante el envío de los mismos por correo electrónico lo que dificultaba enormemente el control de versiones a medida que dichos documentos eran editados por sus usuarios.

Solución de Negocios
La migración hacia Microsoft Dynamics GP implicó un cambio muy importante en la cultura de la empresa, que acostumbrada a esperar a fin de mes para disponer de resultados, enfrentó el reto de ingresar datos en tiempo real con las responsabilidades y beneficios del caso. Al respecto Correa agrega: "Todo lo que se hace en el momento es conocido por el resto de las áreas, las cuales toman importantes decisiones de negocio en función a esa información volcada en el mismo momento en que las operaciones están ocurriendo". Así mismo, cambió radicalmente el compromiso de cada empleado con el sistema en términos temporales.

Para la implementación del producto, Asfaltos Chilenos S.A. contó con la colaboración de CGN, Consultoría y Asesoría en Gestión Empresarial Informática, quienes se dedicaron a personalizar y adaptar el producto a las costumbres, usos y necesidades de negocios propios de Chile, implementando cubos OLAP con Analysis Services de SQL Server. Al respecto Correa comenta que "a través de esto he podido darme cuenta de errores que se cometían en la empresa. Me ha dado a mí y al resto de los gerentes una visión exacta acerca de lo que está sucediendo realmente. Disponemos ahora de estos resúmenes en tablas dinámicas que están conectadas en línea con el sistema, lo cual nos ha resultado de suma utilidad, brindándonos un conocimiento acabado de lo que acontece en la compañía; hay mucha especificidad en nuestra operación y ahora puedo controlarla con mucha más precisión", a lo que ángel Pachas, Gerente de Soluciones Microsoft de CGN agrega: "respecto al ERP, nosotros hicimos una reingeniería de procesos y una optimización del uso del software, con lo que mejoramos sensiblemente los procedimientos e incorporamos nuevas funcionalidades a medida de la empresa".

Así mismo, CGN recomendó la implementación de Microsoft Sharepoint Services 2003, que le ha permitido a Asfaltos Chile compartir información centralizada por las diferentes áreas de la organización, lo que antes era difícil ya que se manejaba en soporte papel. "La empresa cuenta con un área de laboratorios, y cada solicitud de análisis debía llegar a través de un formulario en papel que era completado a mano con la información correspondiente, como ser el solicitante, el producto a testear, la ubicación, etc. Todo este procedimiento lo hemos volcado a SharePoint a través del diseño de formularios, coordinándolos con Excel y definiendo los usuarios que tendrán acceso a esa información acumulada, facilitándonos enormemente todo el tema de registro, su manipulación y posterior análisis", comenta el Gerente de Logística.

Debido a que Asfaltos Chilenos S.A. está certificado bajos las normas ISO 9000, Microsoft Sharepoint Services 2003 ha realizado una contribución significativa al respecto, debido a la posibilidad de contar con toda la documentación exigida. "Uno de los puntos fundamentales al momento de implementar las normas ISO es que debemos registrar mucha información, porque el criterio que se incorpora, es el de la objetividad y gracias a la implementación de Sharepoint, la carga de toda esta información, así como también la posibilidad de compartirla, se ha simplificado notablemente" acota Correa.

En la actualidad, toda la documentación es volcada a esta plataforma colaborativa y de este modo puede conocerse en detalle todo lo referido a su edición. Al respecto Correa comenta que "ahora se ha simplificado toda la operatoria, y podemos saber quien está realizando una modificación, cuando se ha efectuad o cual es la última versión. O sea, lo estamos utilizando como repositorio de documentación unificada, con el control absoluto de la información". Así mismo, se ha transformado en una herramienta de comunicación dentro de la empresa, porque todas las personas acceden a una página principal en la que, a manera de Intranet, se colocan anuncios, novedades, noticias y cursos y capacitaciones que se están desarrollando en la empresa.

En cuanto a la arquitectura, tanto Microsoft Dynamics GP como Office SharePoint interactúan con los ya existentes Windows Server 2003 y Microsoft SQL Server 2000. "Lo que hicimos fue implementar un servidor adicional en una PC normal instalando una licencia de Microsoft Windows Servidor 2003 y quedó como servidor de SharePoint, y lo que hace es obtener información de mi base SQL 2000 que ya estaba funcionando con Dynamics GP" explica Correa. Sintetizando la solución, Manuel Reyes Ayarza, Consultor Senior de CGN, cuenta el trabajo realizado en la empresa: "Básicamente la empresa contaba con Microsoft Dynamics GP como ERP y al respecto, en una primera etapa, realizamos un diagnostico en términos de la forma en que se había implementado y allí hicimos algunas sugerencias, sobre todo a nivel contable, que luego se fueron solucionando. En una segunda etapa procuramos implementar una suite de herramientas de Microsoft más algunos desarrollos con el fin de extraer información del ERP para publicarlas en la Intranet de la empresa, para lo cual utilizamos Microsoft Sharepoint Services 2003, SQL 200 con Analysis y Reporting Services. Analysis Services nos sirvió para generar los cubos OLAP, mientras que Reporting Services nos permitió generar todos los reportes que la empresa precisaba para mejorar la visualización de su negocio. Contando con estas herramientas, pudimos crear cubos de información conectados a GP, y a partir de ellos, utilizando Sharepoint, conectarlos y generar indicadores de gestión orientados a la toma de decisiones".

Beneficios para el Negocio
Entre los beneficios obtenidos es importante resaltar la reducción de costos por consolidación de la información y, con la implementación de cubos OLAP de Analysis Services, conectados a MS Dynamics GP; lograron disminuir de días a minutos los tiempos de generación y consolidación de la información, mejorando la integración y colaboración entre las distintas áreas, terminando de esta manera con el aislamiento de la información existentes hasta ese momento. Se logró un mejor control del stock del centro de distribución en línea y un incremento en el nivel de recuperación de cobranza.

Respecto a los reportes se logró una mejora significativa en la información, que junto a su centralización y acceso online y en tiempo real, repercutió en mejoras significativas a la hora de la toma de decisión en los negocios. Se cuenta ahora con reportes de rentabilidad de ventas y retorno de cobranza clasificada por sucursales, divisiones, vendedores y clientes; promedio de días vencidos, disponibilidad en bancos y valores y gestión de inventario. En referencia a este último tema el consultor comenta: "Ahora es posible saber cuanto debería rotar el inventario dentro de la empresa, o bien, cuanto stock existe en cada sucursal. Esta información puede visualizarse en línea, en tiempo real y desde cualquier parte y de esta manera optimizar el stock existente, tanto en lo que a cantidad se refiere cuanto a su distribución en las distintas sucursales"

Finalmente, y a través de la publicación de los informes de gestión en la intranet utilizando Microsoft Sharepoint Services 2003, se logró tener la información de gestión en tiempo real pudiendo ahora controlar el cumplimiento de los objetivos de la compañía desde cualquier lugar y en cualquier momento, y al respecto Reyes Ayarza agrega: "Los indicadores generados permiten ahora conocer, entre otros y a manera de ejemplo, la sucursal que tiene más ventas y con ello generar campañas de marketing en beneficio de aquellas que se encontraban más débiles; conocer los clientes más morosos o las carteras vencidas por períodos con lo cual se comenzó a tener un mejor seguimiento de las cobranzas".