Babycottons es una compañía argentina de diseño y comercialización de ropa para niños con presencia en Argentina, Estados Unidos, Perú, México y Colombia. Su proceso de negocio tiene básicamente tres etapas claves: el diseño de las prendas, la producción –tercerizada– y la venta en locales propios o a través de tiendas multimarca; esta última fase incluye la exportación de sus productos.

Para el manejo de toda esta operatoria, en sus sucursales utilizaba un sistema de facturación para puntos de venta que operaba sobre DOS. “Realmente no contábamos con información relevante para la toma de decisiones, manejábamos planillas de cálculo interminables y los datos no eran completamente confiables. Era prácticamente imposible obtener reportes de gestión, había mucho procesamiento manual, veíamos datos crudos en una tabla pero no teníamos una visión de lo que estaba pasando con el negocio desde una perspectiva estratégica”, comenta Daniel Olivera, Gerente General de Babycottons.

Concretamente se buscaba una solución que permitiera consolidar los datos de las ventas para transformarlos en información de negocios, útil para la toma de decisiones. Se buscaba que los gerentes dispongan de información fácilmente accesible que les permitiera asegurar el cumplimiento de los objetivos comerciales y que la dirección de la compañía pudiera mejorar el nivel de análisis y seguimiento de ciertas variables claves a lo largo del tiempo. “Claramente no era un ERP lo que teníamos, no estaba integrada la cuestión contable ni estaban conectados los sistemas existentes. Por eso salimos al mercado a buscar una solución integral”, señala Olivera.

Fue así que Babycottons decidió implementar Microsoft Dynamics GP 9.0 (Great Plains), solución que les proporcionó la posibilidad de administrar cada uno de sus puntos de venta de manera centraliza en Great Plains, controlando sus inventarios y obteniendo información para la reposición de mercadería en los locales. Además le permitió tener en cada artículo características como talle y color, administrando de forma consolidada las listas de precios para ventas mayoristas, exportación y locales. Durante el proyecto, que duró tan solo 4 meses, Babycottons contó con el soporte de Solsis Technology Solutions, socio de negocios de Microsoft quien, frente a la problemática de la firma, se encargó del desarrollo de la solución, incluyendo la adecuación del sistema para el manejo de altos volúmenes de información; además, se implementaron cubos OLAP sobre SQL Server 2005.

“Con Microsoft Dynamics GP y los cubos OLAP logramos tener información confiable que es fundamental para tomar decisiones acerca de la estrategia de productos y de comercialización”, explica Daniel Olivera.

Con la implementación de esta solución, se realizó también una interfaz con los sistemas de facturación instalados en las diferentes sucursales, lo cual posibilita la consolidación de datos de manera automática. “Ahora la información está disponible y accesible al personal de administración y también a la gerencia comercial, lo cual mejora las posibilidades de seguimiento del trabajo diario. La adopción de Dynamics GP ayuda a estructurar procesos y optimiza la interacción entre las diferentes áreas de la empresa”, agrega el ejecutivo.

Actualmente, una vez definida una prenda, se ingresa al sistema la orden de producción que es enviada a los talleres en los que se terceriza la confección. Luego, ingresada la mercadería en el depósito se actualiza el inventario, que se irá modificando a medida que se consoliden las ventas de los diferentes locales; de esta forma se optimiza el proceso de reposición. Además, la lista de precios centralizada ahora puede contemplar la gran cantidad de variantes en cuanto a características de productos como talle y color, unificando los listados para las ventas mayoristas y las exportaciones. Ya no resulta necesario duplicar esfuerzos ni carga de datos en las áreas administrativas, lo cual impacta positivamente en la reducción de errores. Por otra parte, la utilización de Microsoft Dynamics GP contribuye a una mejor gestión, ya que proporciona una historia completa de los cambios en la información de los sistemas de compras, recepción de mercadería, transacciones de inventarios y registros contables, así como el estado de cuenta de clientes y proveedores.

En breve se prevé adoptar la solución Microsoft Dynamics Retail Management System (RMS), sistema de facturación para puntos de venta, unificando toda la plataforma de sistemas para optimizar aún más la operación cotidiana del negocio.

“El principal beneficio que obtenemos al utilizar como ERP a Microsoft Dynamics GP es que disponemos de más y mejor información para tomar decisiones, y eso tiene una relación directa con la oportunidad para incrementar las ventas”, explica Daniel Olivera, Gerente General de BabyCottons.

Gracias a la integración total de las actividades de la empresa con una solución global, hay un mayor control sobre los procesos y una mejora transversal en todas las áreas. “De esta forma conectamos todos los procesos de negocios y logramos mayor agilidad, al tiempo que cada empleado entiende mejor en qué le impacta su trabajo a los demás. La interfaz gráfica de usuario les brinda acceso a gran cantidad de datos e información, lo cual les permite realizar sus tareas de manera rápida y eficaz, lo cual termina favoreciendo a la productividad general”, concluye Olivera.