La Cámara Chilena de la Construcción ( CChC) es una asociación gremial que data del año 1951, integrada por las principales empresas del ramo y colaboradores en la industria. Su principal misión es la de poder plantear, debatir y discutir temas que afectan al gremio, para luego presentar una posición sectorial. Acerca de esta labor, Alejandro Fuller, Subgerente de Tecnologías de CChC comenta que "normalmente el sector de la construcción, dentro de la economía de un país, es lo primero que se mueve, o bien, lo primero que se estanca, y de esta manera queda asociado que cuando la construcción marcha bien el país también lo hace y viceversa". Actualmente, la institución cuenta con 12.000 socios activos, 16 delegaciones y 2 subdelegaciones distribuidas a lo largo de todo el país.

Hasta el año 2005, la gestión de socios, sus eventos y administración en general, estuvieron basados en la plataforma Oracle, pero el mismo dinamismo y cambios acontecidos, hicieron que las funcionalidades de la base de datos quedaran obsoletas. Al no cumplir las expectativas que la organización y los socios requerían, comenzaron a suscitarse limitaciones y complicaciones que impedían extraer información, combinarla o filtrarla, como tampoco poder consultarla. Las funcionalidades para realizar estas operaciones simplemente no existían, o bien la base no estaba definida para lo que la organización comenzaba a demandar, restringiendo su función a la de un simple registro de asociados. "En definitiva, terminó siendo un mecanismo por el cual se podía conocer si el socio había o no pagado su cuota social y no mucho más que eso", agrega Fuller.

Es entonces que se realiza un diagnóstico que lleva a la conclusión y toma de conciencia de la existencia de una serie de procedimientos, por fuera del sistema establecido, que no interoperaban entre si, provocando un mal funcionamiento general por lo que se tomó la decisión de cambiar el sistema de manejo de información de socios, aprovechándose la oportunidad para implementar otras funcionalidades como el control de accesos, seguimiento de flujos, la instalación de un portal interactivo y transaccional. "Necesitábamos que el socio pudiese acceder a su propia información o bien modificarla, como así también realizar otros requerimientos y que esto ingresara en un flujo de trabajo para ser atendido por un responsable dentro de nuestra organización", acota Fuller.

También se planificó, la necesidad de contar con espacios colaborativos o aulas virtuales, de modo que los socios pudiesen apoyar su actividad gremial con herramientas que funcionaran a través de Internet.


Solución

A principios del año 2006, se encargó a Deloitte & Touch que confeccionara las bases para un llamado a propuesta para desarrollar un nuevo sistema que contemplara todas las necesidades detectadas por la sub gerencia de Tecnologías de la CChC. Se llamó a licitación a varios proveedores de soluciones, entre ellos, Pivotal, Onix, SalesLogix, Humano2 y Oracle con el objeto de licitar el desarrollo de un proyecto tendiente a buscar una solución a los problemas planteados, así como también para enfrentar las nuevas necesidades de la Cámara. "La solución que mejor se adaptó a nuestras necesidades y que tenía mejores funcionalidades fue la de Microsoft, específicamente utilizando Microsoft Dynamics CRM 3.0, Windows Sharepoint Services y SQL Server 2000", comenta Fuller.

El proyecto consistió en la adaptación de Microsoft Dynamics CRM para una asociación gremial, complementando sus funcionalidades con otras aplicaciones como Sharepoint, SQL Server y Portales para permitir la visualización de la información almacenada para cada socio, de modo tal que le permitiera interactuar fácilmente a través de una sencilla intefaz de usuario. "Queríamos que el socio pudiese acceder a su propia información en el CRM, con la posibilidad de modificarla de acuerdo a sus necesidades, y a la vez pueda viajar a través de los distintos espacios colaborativos utilizando Sharepoint. De este modo, y luego de ingresar con su usuario y password, en función a las características del socio definidas en el CRM, pueda acceder a la información y a los espacios que le competen", agrega Fuller.

Hoy en día, y a tan sólo pocos meses de la puesta en marcha del proyecto, la CChC ha implementado más de 150 salas funcionando sostenidas en Sharepoint. "Esto puede ser considerado un éxito en el proceso de implementación por las facilidades entregadas a los socios de la CChC", sostiene Drago Eterovic Gerente General de CMetrix Business Solutions, empresa escogida para implementar esta solución, luego que Deloitte evaluara las distintas propuestas.


Beneficios

Este proyecto se puso en marcha en el primer trimestre de 2007 y su amplitud incluyó además el desarrollo de una nueva página Web, un mecanismo de recaudación y cobranza, e incluso un sistema de votación que interactúa con Microsoft Dynamics CRM. Respecto a este último punto Fuller aclara "para que una persona en la Cámara pueda votar, tiene que estar definido como socio y tener las cuotas al día, por lo que tanto esta actividad, como la de recaudación, y el acceso a los espacios colaborativos están sustentados en el CRM de Microsoft y todo esto, es accesible desde el portal del socio, que también está desarrollado utilizando la herramienta Sharepoint".

Es importante señalar que el uso de Sharepoint va más allá de lo gremial, utilizándose además, en forma interna, para el manejo y repositorio de documentación de la gestión administrativa de la cámara. La maleabilidad de esta herramienta le ha permitido un uso intensivo en la gestión de la Cámara, pudiendo actualmente conocer desde los requerimientos provenientes de los socios, hasta la posibilidad de realizar búsquedas de documentación con extrema precisión, acota Fuller: "Sharepoint es un mecanismo interactivo que le permite al socio ponerse en contacto con la Cámara y de esta manera nos facilita la llegada a él para solucionar sus problemas si fuese necesario y desde cualquier parte, o incluso establecer debates virtuales, a través de un chat o foro de discusión dentro de Sharepoint. O poder llegar a una reunión con la información disponible y de esta manera ser mucho más eficiente. Todo esto facilita enormemente la labor gremial dentro de la Cámara".

En definitiva, la solución utilizando tecnología Microsoft ha dado como resultado un significativo beneficio para la institución, apoyando la gestión de socios, en la cual se administra la información general, sus actividades y los servicios que se le prestan, incluyendo la solicitud de ingreso, el registro y mantención de sus datos, el pago de las cuotas sociales, los reclamos y se le da la posibilidad de participar en foros, chats y conferencias virtuales.

En cuanto a la gestión gremial, la Cámara Chilena de la Construcción administra los grupos de trabajo divididos por sus intereses o aéreas temáticas, permitiendo una mejor agrupación de acuerdo a su conformación, jerarquía, roles, etc., mantener una agenda y un excelente flujo de trabajo. Asímismo, se ha visto muy beneficiada la gestión de contactos y relaciones, pudiendo mantener actualizado y disponible el registro de datos de entidades, personalidades, profesionales, proveedores, etc. que no necesariamente son socios del CChC.