CCR es una empresa de investigación de mercados que segmenta sus servicios de información según la oferta y la demanda utilizando un Modelo Diferencial exclusivo. En palabras de Nelson Fidda, Director de Sistemas de CCR, “la empresa releva información, la integra, la articula y genera información con valor agregado, en conocimiento sobre una realidad determinada”. La compañía cuenta con más de 1.600 empleados distribuidos en ocho países (Argentina, Paraguay, Uruguay, Chile, Bolivia, Perú, Ecuador y Venezuela); tiene también oficinas comerciales en México, Colombia y EE.UU.

CCR contaba con una solución de administración contable que no estaba integrada con la operación del negocio, y todas las tareas se efectuaban a través de pedidos externos al sistema. “Por ejemplo, una orden de facturación proveniente del departamento comercial implicaba un mail, con un documento adjunto, indicándose el servicio vendido, sus características, valores, periodicidad, etc. Este mail era recibido por personal del área de administración donde se cargaban los datos necesarios para emitir la factura y finalmente enviársela al cliente todos los meses” ilustra el Director de Sistemas.

Este esquema carecía de integración entre las solicitudes y la administración de las mismas. Toda la información se generaba en distintas fuentes como documentos en Word, planillas de cálculo, etc. y se utilizaba el correo electrónico para compartirla, de modo que no existía un sistema que la centralizara. Pero no era solo éste el inconveniente, sino que, derivado de esta situación, se generaban errores, problemas de actualización o versionado de la documentación, haciendo muy difícil el trabajo colaborativo del personal involucrado.

CCR necesitaba implementar un ERP para manejar con mayor eficiencia la información de negocios de la compañía, consolidar las operaciones bajo un único modelo, y principalmente para que la Dirección pudiese mejorar el grado de análisis y seguimiento de las variables clave del negocio a lo largo del tiempo. Además, y como desafío adicional, la compañía se había propuesto unificar la herramienta de gestión y el modelo de administración con el resto de las operaciones regionales del grupo.

En la búsqueda de satisfacer este objetivo, se optó por una solución flexible, que se pudiese integrar fácilmente a la operación y que, bajo el mismo modelo de negocios, permitiese manejar las distintas particularidades de cada una de las compañías que integran CCR.

Para abordar esta problemática se implementó Microsoft Dynamics GP en busca de una solución que contara con la flexibilidad e integración que la compañía necesitaba. “Realmente fue muy sencillo pasar del esquema del que veníamos a Dynamics GP. No resultó costoso ni en tiempo ni en recursos. La plataforma es muy flexible y sencilla en cuanto a su configuración y solamente nos insumió cuatro meses realizar la implementación; luego de esto, sólo un mes tuvimos que mantener el paralelo entre el viejo sistema y la nueva solución”, comenta el Director de Sistemas.

Para el proyecto se definieron claramente dos etapas. En la primera se implementaron los módulos básicos de la herramienta, es decir, aquellos relacionados con las funciones financieras, ventas, compras, tesorería, facturación, cuentas a pagar y por cobrar. En segunda instancia, se implementó el módulo de gestión por proyectos y se agregaron las funcionalidades de auditoria; en la actualidad, el Departamento de Sistemas se encuentra trabajando en la redefinición de algunos circuitos administrativos, agregando a los mismos puntos de control, aprobación y seguimiento de las transacciones. “El módulo de Project Accounting de Dynamics GP, resulta vital para una correcta gestión y seguimiento de los proyectos tipo ad-hoc que solemos realizar” acota Fidda.

Finalmente, pensando en el futuro, Nelson Fidda comenta: “pensamos elaborar las bases para la implementación del portal corporativo de la compañía, que contendrá la información consolidada de las distintas unidades regionales”.

Respecto a la capacitación del personal involucrado en la operatoria del sistema, se planificó con anticipación, lo que contribuyó al éxito de la implementación. Así lo describe el Director: “Una vez que el sistema estuvo operativo, solo necesitamos dos meses mas con un alto grado de soporte por parte del socio tecnológico, Artware, el cual nos acompañó durante todo el proceso. Por otro lado, nuestro personal se adaptó muy rápidamente a la nueva herramienta”. Uno de los motivos fundamentales para que esto ocurriera está relacionado con la integración de Microsoft Dynamics GP con Microsoft Office. Esto hace que el acceso de los usuarios se produzca naturalmente, con un tipo de interfaz a la cual todos los operadores están acostumbrados y familiarizados. "Hubo una rápida adaptación de los usuarios de CCR a la funcionalidad del sistema" señala Luciano Villa, Project Manager de Artware.

El éxito de la implementación de la solución, tanto en tiempo como en calidad, estuvo abonado además por la buena visión del proyecto y sus alcances, el destacado liderazgo y trabajo en conjunto del equipo de CCR y Artware, y por la metodología utilizada: “gran parte del logro se debe a la metodología de implementación desarrollada por Artware, denominada "Smartware", que se destaca por el acompañamiento de los usuarios clave para llevar los procesos de la empresa a las "mejores prácticas" de negocio dentro de Microsoft Dynamics GP" comenta el Líder de Proyectos

“Dynamics es una herramienta muy flexible, abierta y fácilmente integrable con los sistemas que utilizamos en la actualidad. Sistemáticamente relevamos, procesamos y enviamos información a nuestros clientes. Por ejemplo, ante algún cambio de servicio, es fundamental que tanto el sistema de producción como el de administración, Dynamics GP, estén actualizados con esta información. Para nosotros fue una premisa básica adoptar un sistema administrativo que se integre fácilmente con el resto de sistemas de la compañía” comenta Fidda.

La integración de las distintas empresas bajo un mismo modelo de gestión hizo reducir significativamente las tareas operativas. “La gente que hoy desempeña esta función siente que está más capacitada y que se le alivió la tarea; ahora el personal puede autogestionarse con la herramienta, sin depender de terceros” agrega el Director. El sistema le ha otorgado una gran autonomía a los distintos usuarios, ya que además de los reportes y consultas predefinidas les permite obtener, muchas veces por si mismos, información de la herramienta sin necesidad de contar con la participación del personal del área de sistemas (por ejemplo, utilizando los Smart List).

Otro gran beneficio que se derivó de la implementación de Microsoft Dynamics GP en CCR, es que la Dirección de la empresa pudo mejorar el grado de análisis y la oportunidad con que accede a la información clave de la compañía, lo que le permite tomar decisiones en forma oportuna y con mayor respaldo.

Adicionalmente, y como consecuencia de la integración de las distintas empresas del grupo bajo un mismo modelo de gestión, se ha mejorado la productividad del área de administración y finanzas. Al respecto, el Director comenta: “Gracias a la sencillez de la herramienta hemos reestructurado procesos administrativos que requieren la interacción de distintas áreas de la compañía. Esto contribuyó a un aumento en la productividad general gracias a que se pueden detectar tempranamente los errores u omisiones que retrasaban la evolución normal de la información”.