Desde su fundación en 1937, la Compañía  Nacional de Cementos S.A. explota las canteras de caliza de Nueva Carrara, ubicadas en las inmediaciones de Pan de Azúcar, Uruguay. El material extraído de dichos yacimientos presenta un alto contenido de carbonato de calcio que lo hace muy apto para la producción de cementos y especialmente cales de alta pureza.

A fines de 2006, la empresa comenzó a experimentar problemas para conseguir soporte, algo que los afectaba principalmente en su plataforma de correos. “Utilizábamos una base de correo que corría sobre Linux, y para ese entonces comenzamos a experimentar, problemas de acceso remoto. Podíamos recibir mensajes pero no enviar” relata Virginia Núñez, Gerente de Administración, y agrega que “además, nos enfrentamos con varios problemas de seguridad, se nos filtraban virus y por ello algunas empresas ya habían decidido incluirnos en listas negras y no revisaban los correos que nosotros les enviábamos”. En un comienzo, el mantenimiento dependía de un especialista que tenía gran conocimiento en Linux, pero  cuando la empresa dejó de disponer del personal que ese sistema requería, comenzó a dificultársele el acceso a soporte.

Por otro lado, la empresa había decidido estandarizar sus procesos, dado que a nivel organizativo muchas de sus tareas cotidianas dependían de la coordinación de distintas áreas. Por ejemplo “Con las gerencias de planta y de mantenimiento nos encontrábamos separados a nivel organizativo, por más que estuviéramos en el mismo lugar físico” comenta Núñez. De este modo, para coordinar tareas era necesario que el personal de las distintas gerencias coincidieran telefónicamente, o que una secretaria se comunique, o simplemente que se dejaran avisos en papel.  

Solución

A partir de estos problemas, la propuesta de solución realizada por el socio de negocios de Microsoft, Coppola y García, se basaba en la migración de las bases de datos, el servidor desde donde llevaba adelante la contabilidad e la empresa, y posteriormente el cambio en la plataforma de correos. “Otra de las opciones era seguir con lo que teníamos hasta el momento en que tuviéramos mayores problemas, y, en cambio, con las soluciones de Microsoft estábamos previniendo problemas a futuro” asegura Virginia Núñez. Así la empresa decidió una solución global, con la implementación de Microsoft Small Business Server y Exchange 2003 Server, sobre un servidor con Windows Server 2003. “Además, nos daba un piso tecnológico para el crecimiento a futuro” agrega la Gerente de Administración de la empresa.

La planta industrial de la Compañía Nacional de Cementos se encuentra en Pan de Azúcar, contando con un depósito de ventas en Montevideo. Al mismo tiempo su flota de vendedores se encarga de recorrer personalmente cada uno de los lugares donde tengan sitio los casi 300 clientes de la empresa. “Microsoft Exchange 2003 Server nos permite acceder al correo desde cualquier parte del país sin necesidad de bajar los correos a la PC que se esté utilizando. Con ello, los vendedores, que son los que trabajan fuera de la empresa, fueron los más favorecidos” relata Virginia Núñez. De este modo, las ventas de cemento y cal que se realizan a las comercializadoras, comienzan muchas veces a nivel de la gerencia, y culminan con los vendedores que ajustan los últimos detalles personalmente, gracias a la posibilidad de acceso remoto para resolver problemas circunstanciales que ofrece Microsoft Exchange 2003 Server.

A nivel interno, Small Business Server logra la coordinación de tareas entre las distintas áreas. “Por más que estemos en el mismo lugar físico, no siempre coincidimos con  las gerencias de planta y de mantenimiento en lo que refiere a horarios y disponibilidad de tiempo, con Small Business Server pudimos coordinar tareas sin necesidad de tener que coincidir telefónicamente o dejándonos avisos en papel, y sin tener que involucrar a otras personas para lograr la coordinación”. Funciones como las tareas compartidas o centralización de horarios en una agenda única hacen que la empresa aumente su productividad en procesos cotidianos, como la creación de reportes o información propia del área de mantenimiento, para que pueda ser procesada desde la gerencia.

La implementación comenzó en mayo de 2006 con la migración de la base de datos. Entre octubre y noviembre del mismo año se implementaron las soluciones de Exchange Server y Small Business Server. “En dos semanas ya nos encontrábamos utilizando las soluciones y Coppola y García nos suministró una capacitación de una semana para conocer mejor las funcionalidades disponibles” resalta Virginia Núñez.

Beneficios

Uno de los beneficios que más destacan desde la empresa es el acceso rápido y confiable al soporte de mantenimiento. En este aspecto la Gerente de Administración de la empresa comenta que “cuando dejamos de contar con nuestro ingeniero especializado, el soporte en caso de emergencias, se hacía cada vez más complejo. Con Microsoft Exchange Server, llamamos a Coppola y García y tenemos soporte para el problema que surja en forma inmediata”. De este modo, la empresa logra reducir los costos totales de propiedad gracias a la reducción de sus costos en mantenimiento. Por otro lado, gracias a la coordinación de agenda que permite Small Business Server, la empresa redujo tiempos que antes podían darse por descoordinación, ganando efectividad en las tareas específicas. “Con Microsoft Small Business Server en el momento de entrada del área técnica ya se encuentra con todas las tareas previas que requiere del área administrativa” destaca Virginia Núñez. “Con Microsoft Exchange 2003 Server y Small Business Server logramos los estándares y la seguridad que al principio del proyecto buscábamos” concluye la ejecutiva.