Cynersis Chile, Partner Certificado de Microsoft, es una empresa integradora de tecnología con 10 años en el mercado Chileno cuya misión principal es la de entregar soluciones en el ámbito de las tecnologías aplicadas, proveyendo las herramientas necesarias para cumplir con los requerimientos y proyectos de sus clientes, tanto a nivel de productos (hardware y software), como así también en su financiación.

El nacimiento del proyecto Multiprint: Impresión automatizada en un Campus Universitario, surge a partir de la problemática que habitualmente experimentan las instituciones con alto tráfico de impresión que a su vez precisan llevar el control producido por esta actividad. Así lo ilustra Patricio Fonseca, Gerente General de Cynersis: "Nuestro camino nos condujo a las Universidades donde el gran cuello de botella que tienen habitualmente es el servicio de impresión de información o de documentos. Este ámbito es en donde mayormente se canalizan las quejas de los alumnos debido al mal servicio".

Hasta la implementación de la solución, se vivían situaciones muy conflictivas dentro de los laboratorios de la Universidad.
Impresoras con fallas, largas esperas, envío de impresiones a otros lugares físicos de la Universidad para luego realizar el reclamo pertinente a quien estuviera atendiendo el sector correspondiente, eran escenario común y cotidiano respecto a la problemática de impresión en un ámbito tan demandante de esta clase de servicio como lo es el académico: "Los alumnos probablemente debían ir en busca de sus impresiones a un lugar alejado del sitio de donde se había originado la requisitoria, luego identificarse con nombre y apellido ante los empleados que atendían ese sector quienes debían buscar manualmente el trabajo en un listado para luego imprimirlo y finalmente efectuar el pago" comenta así el Gerente, refiriéndose al típico circuito por el que un alumno debía transcurrir para reunirse con sus impresiones.

Solución de Negocios
Planteada esta problemática Cynersis comienza a buscar una solución involucrando a Microsoft y sus aplicaciones de servidores y seguridad junto a Xerox en la provisión del servicio de impresión.

Básicamente se estableció un sistema que incluye un servidor, basado en plataforma Microsoft, a donde llega toda la demanda del Campus de la Universidad. Conjuntamente, la solución incluye un software que controla y contabiliza la información de cada uno de los usuarios, contra la base de datos en Active Directory: así lo explica Fonseca: "En resumen el sistema canaliza, a través de un servidor, toda la demanda de impresión producida en los laboratorios o en cualquier lugar de la Universidad donde esté disponible nuestra solución". Para ello, el alumno dispone de una tarjeta con tecnología Mifare (tecnología de lectura de tarjetas de acercamiento) que permite la identificación del alumno y por lo tanto es posible llevar un perfecto control de sus impresiones. El alumno acerca su tarjeta y en la pantalla de esta especie de cajero electrónico, visualiza sus trabajos y decide cual es el que en definitiva desea imprimir para luego dar la orden correspondiente, la que en definitiva se canaliza a una impresora industrial obteniendo sus copias de modo rápido y efectivo. "El sistema o plataforma de contabilización está desarrollado en varios lenguajes, entre ellos Visual Basic y .NET. En definitiva todo lo que ve es el escritorio de Windows XP y un teclado Touch Screen desarrollado por nosotros y que trae el sistema de validación cuando los alumnos acercan su tarjeta", acota el Gerente General.

En cuanto al abono de las impresiones, el alumno cuenta, además de su cuota gratuita de impresiones, con la posibilidad de comprar tarjetas para ser utilizadas en el momento en que lo desee para adquirir impresiones adicionales a las contempladas en forma libre, de modo tal de beneficiarlo tanto por un precio preferencial, como por evitar la necesidad de salir por fuera del ámbito Universitario donde los costos son más elevados, por no mencionar la incomodidad del traslado físico.

Desde el punto de vista de la arquitectura, se implementó Microsoft Windows Server 2003 y SQL Server 2005, utilizándose luego Microsoft Excel en donde se vuelcan todos los informes producidos. La validación de las cuentas de los usuarios del sistema se realiza a través de Active Directory.

En pocas palabras, MultiPrint es una solución de autoimpresión, basada en plataforma Microsoft, que incorpora un módulo o kiosco especialmente diseñado con tecnología de impresoras de alto volumen y herramientas de gestión y control Xerox, además del desarrollo de Cynersis. Todo esto sumado al expertise de ambas compañías, y los recursos humanos y conocimientos necesarios para la implantación, operación y soporte de la solución "llave en mano".

Beneficios para el Negocio
Luego de la realización de algunas encuestas, en las cuales se buscó pulsar la percepción de los usuarios, se pudo verificar que el sistema tiene un funcionamiento óptimo. Los alumnos sienten que cuenta ahora con un sistema que los satisface 100% y que además les provee de material impreso las 24 hs. del día sin la intervención ni la dependencia de personal alguno, otorgándoles la independencia que antes no tenían y así lo cuenta Fonseca: "los alumnos ya no precisan salir corriendo de la clase para ir a buscar sus impresiones, tienen la libertad de hacerlo a lo largo de todo un día, incluso pueden hacerlo desde cualquier otro lugar físico del campus. Y esto no es un tema menor, ya que es muy habitual verlos corriendo de una clase a otra, y ahora ya no tienen la obligación de recoger sus impresiones en el medio"; a este comentario, Alexis Osses, Encargado de Proyectos e Innovación Tecnológica de la Universidad Andrés Bello agrega: "Los beneficios que proporcionó esta tecnología a nuestros estudiantes, fueron claros; reducción en los tiempos de espera, mayor rotación de uso en los laboratorios, liberación de espacios, mejor calidad de las impresiones y servicio disponible 24/7. Es así, que decidimos por el éxito, ampliar y mejorar aún más, para este año 2008, la aplicación en todos nuestros campus"

La seguridad es otro de los aspectos claves en los que se ha innovado y ya no dependen de recordar sus claves, que por otro lado solían ser compartidas.

Desde el lugar de la Universidad, se han reducido a un tercio los gastos ocasionados por la impresión del material de sus alumnos, a la vez de haber reorientado los recursos humanos que se destinaban a esta actividad.
En cuanto a la utilización de la plataforma Microsoft para la implementación de esta solución, el gerente comenta así sus beneficios: "En nuestra relación con los clientes, en este caso con la Universidad Andrés Bello, haberles informado que todo esto se realizaría bajo plataforma Microsoft fue de mucha importancia, porque se acopla al trabajo que ellos ya tienen realizado y esta confiabilidad nos garantiza el primer paso hacia el éxito de la implementación, y desde nuestro punto de vista, utilizamos Microsoft por la seguridad que requiere este tipo de sistemas y esto lo logramos fundamentalmente a través de Active Directory". Y eso es así sin dudas ya que validar que cada cuenta de usuario funcione eficientemente y que se adjudiquen correctamente los cargos por impresión al usuario adecuado, es de vital importancia para el correcto funcionamiento de la solución.

Adicionalmente estos "Cajeros" tienen la posibilidad de mostrar publicidad a través de un back Light, y aprovechando que se han transformado en verdaderos puntos de encuentro, lo utilizarán para anunciar distintas actividades como nuevos cursos, bolsa de empleos, seminarios, o cualquier tipo de evento universitario.

En definitiva, esta solución ha beneficiado a los alumnos con un mejor servicio y también a las universidades que hoy tienen acceso a un mayor control de su flujo de impresión, tanto en recursos como en costos. En síntesis, todos ganan