Di Benedetto Hnos. S.A. es un fabricante de retenes, rodamientos de embrague, o´rings y retenes de válvulas que posee una planta industrial de 4.000 m2 emplazada en la ciudad de Rosario, provincia de Santa Fe, República Argentina. Ha implementado desde el año 1989 una progresiva política de comercio exterior orientada básicamente al mercado latinoamericano. Actualmente se encuentra exportando a países como Chile, Bolivia, Paraguay, Perú, Uruguay, Venezuela, México, Brasil, Colombia, Ecuador y EEUU.

Con un crecimiento del 50 % anual y una producción de 7,5 millones de retenes por año, DBH necesitaba mejorar la comunicación interna, administrar de forma centralizada y segura la información, disponer de correo electrónico y documentos accesibles externamente, comunicarse de forma más efectiva con sus clientes y mejorar los procesos críticos de negocios. La infraestructura de IT que proveía servicios a su casa central y a tres sucursales ubicadas en la ciudad de Rosario, Capital Federal, y Santiago de Chile, estaba basada en tecnología FoxPro para DOS. Se trababa de un servidor que trabajaba fundamentalmente como repositorio de archivos para su aplicativo principal. Este sistema experimentaba problemas de lentitud para prestar servicios a los 35 desktops, 5 notebooks que hay dentro de la empresa y al equipo de vendedores que recorre el país para abastecer a más de 100 distribuidores y clientes. “Los servidores se colgaban a cada rato porque las bases en DBF eran muy pesadas, tardaban en cargarse, y mantener una performance de trabajo de esas condiciones se hacía muy complicado ”, comenta Marcelo Di Benedetto, Responsable de sistemas de DBH.

A fin de resolver estas necesidades y problemáticas la empresa implementó un nuevo entorno tecnológico basado en Microsoft Windows 2003 Small Business Server Premium Edition, Microsoft Windows Server 2003 Terminal Server, Microsoft SQL Server 2000 y Microsoft Office Standard Edition 2003 para mejorar e integrar a los procesos de negocios.

Solución

FULL Solutions, un Microsoft Gold Certified Partner, migró la infraestructura de IT a Microsoft Windows 2003 Small Business Server Premiun, proveyendo servicios de capacitación, planificación, implementación y soporte sobre la nueva infraestructura.

El nuevo entorno tecnológico en DBH comenzó a constituirse con un nuevo servidor con Microsoft Windows 2003 Server Standard realizando funciones de Terminal Server. Ello posibilitó el acceso con PCs basadas en tecnologías de generaciones anteriores al sistema de administración FoxPro para DOS que, por el volumen de información creciente, experimentaba problemas de performance y estabilidad. De este modo problemas típicos como rendimiento desigual en los escritorios y bloqueos o corrupción de índices, fueron solucionados contribuyendo a disminuir el tiempo de soporte sobre la aplicación y sus bases de datos.

El manejo de información proveniente del sistema de administración comenzó a ser más eficiente con la utilización de Microsoft SQL Server 2000 y se generó una nueva plataforma sobre la que se desarrolló un sistema de costos y otro de producción que integra en tiempo real la información de FoxPro. Al respecto el responsable IT de DBH comenta que “ con SQL pudimos implementar integradamente muchas herramientas de lenguajes avanzados que antes no podíamos usar, como Microsoft Office 2003 y su administración basada en Windows Small Business Server ”. Así, el nuevo servidor principal provee funciones de impresión, autentificación de usuarios y centralización de información, brindando un entorno seguro para las actividades de manejo de información de la empresa. Anteriormente “s e nos complicaba mucho pasar la información de un sistema al otro ya que tenemos varios desarrolladores y cada uno trabajaba de distinta forma. Con Microsoft SQL Server 2005 pasamos todo ello a un sólo motor mejorando la circulación de datos interna ” afirma Marcelo Di Benedetto.

A fin de potenciar el acceso a la información de gerentes y vendedores, DBH utiliza las funcionalidades de Microsoft Exchange Server 2003 integrando la administración del correo electrónico, y brindando una mejor respuesta a las necesidades de comunicaciones internas y externas, especialmente al potenciar el acceso a la información utilizando Outlook Web Access. “ Si era necesario pasar un archivo a otro usuario, teníamos que utilizar cuentas de correo personales, y para el manejo de información de uso común se depositaban en carpetas compartidas, con lo cual cada archivo tenía que ser buscado particularmente y se perdía tiempo en esa tarea tan simple ” comenta el responsable IT de la empresa, y agrega que “ además era poco seguro el manejo de estos archivos que pocas veces tenían backups. Ahora tenemos las rutinas de generación de copias de resguardo centralizadas y automatizadas ”. De este modo, y a través de Microsoft ISA Server 2004, se conectan las sucursales por VPN para poder acceder en línea a información esencial de la empresa y se limita el acceso a los usuarios internos para disminuir el tiempo no productivo de los empleados que necesitan herramientas tecnológicas para sus tareas diarias y acceso a determinados sitios de proveedores o clientes.

Entre mayo y junio de 2007 comenzaron las tareas de implementación en la empresa con el asesoramiento del equipo de Full Solutions. Para julio del mismo año DBH proyecta una segunda etapa en su renovación que incluye una intranet basada en los servicios que presta Office Sharepoint Server y que beneficiará especialmente a las personas que cumplen tareas fuera de la empresa. “Estamos trabajando para montar en un sitio de Office Sharepoint todos los documentos referentes a la certificación que tenemos en ISO 9001, así cualquier persona puede acceder ” anticipan los especialistas IT de DBH.

Beneficios

Una de las ventajas que se destaca a partir del nuevo entorno tecnológico en la empresa es la reducción en los costos de soporte. “Las colgadas del sistema nos paraban 2 ó 3 horas de producción. Ahora el sistema es más estable y se le dedica menos del 20% al mantenimiento del mismo” asegura Marcelo Di Benedetto. De este modo los especialistas de IT de DBH pueden invertir el tiempo restante en la generación de nuevos proyectos informáticos o colaborar en otras áreas de la empresa.

Los cambios no se han dado solo en el ahorro del costo administrativo o de mantenimiento de IT, que se redujeron en un 70 %, sino también en el aumento de la productividad gracias a la colaboración y trabajo en equipo. La utilización de Microsoft Office 2003 permitió lograr nuevos estándares de productividad que fueron logrados en combinación con las herramientas brindadas por el servidor. “ Con Office Outlook y Microsoft ExchangeServer se comparten las agendas y contactos corporativos, se colabora sobre documentos a través de Office Sharepoint y se analizan los datos que se procesan en SQL Server con Excel 2003 y Access 2003 ” aseguran en la empresa.

Por otro lado la escalabilidad para el crecimiento futuro queda asegurada a partir de las pruebas de stress realizadas, dado que la configuración actual del sistema permitiría que IT brinde servicios aún cuando la empresa duplique la cantidad de usuarios que operan. Esto le permite a DBH proyectar sus negocios sin que la tecnología que posee sea un límite, si no una ventaja en su producción. “ Estamos manejando entre 35 y 40 usuarios, pero nuestras proyecciones productivas apuntan a que por cada lugar donde se produce un retén haya una máquina para llegar con la información instantáneamente, algo que estamos en condiciones de hacer con la tecnología que ahora poseemos ” anticipa y completa el responsable IT de la empresa.

Con las nuevas tecnologías que en DBH se implementaron, la empresa ha logrado reducir el costo de soporte en sus tecnologías, asegurando al mismo tiempo la escalabilidad para el crecimiento futuro y la confiabilidad sobre sus sistemas, y aumentando finalmente su producción gracias a la colaboración que el trabajo en equipo posibilita.