Ferroviaria Oriental S.A. es una empresa boliviana de transporte de carga y pasajeros. Con más de 530 empleados, administra una red de 1.244 Km de vía férrea, la carga que transporta -casi un millón y medio de toneladas- representa un tercio del total de las exportaciones bolivianas y en sus vagones viajan más de 500.000 pasajeros al año. Cuenta con 28 locomotoras y una capacidad de transporte de más de 1.000 unidades, entre bodegas multiuso, tolvas graneleras, vagones tanque, contenedores refrigerados, tolvas balasteras, jaulas ganaderas y vagones plataforma. Sus servicios son contratados por la agroindustria, el sector de la construcción, la minería y los hidrocarburos, entre otros. La compañía tiene entre sus propietarios a las administradoras bolivianas de fondos y pensiones, los trabajadores ferroviarios y la firma Trenes Continentales, liderada por Genesee & Wyoming, una corporación estadounidense con más de 100 años de experiencia en administración ferroviaria, que opera más de 30 ferrocarriles en Estados Unidos , Canadá, México y Australia.

En los últimos años y a partir de un crecimiento constante del negocio, se fueron realizando un conjunto de inversiones tanto destinadas al mantenimiento y mejoramiento de la infraestructura ferroviaria y la construcción de una nueva terminal de transferencia de cargas, entre otras, como a la renovación de todo el sistema informático de administración y finanzas. "Anteriormente se contaba con diferentes aplicaciones desarrolladas internamente que no estaban debidamente integradas. Esto hacía necesario duplicar esfuerzos, se generaban errores o inconsistencias en la información, había demoras en la obtención de reportes o faltaba información de algunas áreas. Las aplicaciones estaban orientadas a la trascripción de datos y procesamiento de información; lo cual requería repetidas verificaciones y dejaban escaso tiempo a los usuarios para el análisis", comenta María Lenny Vadillo Medina, Asesora de Sistemas.

En efecto, había sistemas desarrollados en distintas bases de datos (Microsoft Access, SQL Server, FOX Pro, DB2) y con diferentes herramientas de codificación (Visual Basic, Visual Fox Pro y RPG 400), lo cual dificultaba el mantenimiento de los mismos. Algunas aplicaciones brindaban información poco confiable y esto daba lugar a una incorrecta toma de decisiones por parte del usuario final. "No eran soluciones seguras ni robustas, para atender las necesidades del área de contabilidad o logística. No teníamos ninguna aplicación para hacer el seguimiento de las tareas de mantenimiento ni para la atención al cliente. Se pensó en poner SAP, hubo mucho análisis de cuál debía ser la solución y tras una auditoría externa que hizo hincapié en la necesidad de incrementar los niveles de seguridad, el Directorio nos encargó la misión de adquirir un software de ERP que pudiera satisfacer todas nuestras necesidades", agrega Vadillo Medina .

Solución

Se decidió por implementar Microsoft Dynamics GP (Great Plains), luego de evaluar My SAP y Business One. "En un caso por costo, y en el otro por funcionalidad, entendimos que la mejor ecuación costo beneficio nos la proveía la solución de Microsoft. Con la ayuda de uno de sus socios de negocios regionales especializados en Dynamics GP, Axxon Consulting, estamos llevando adelante este proyecto en forma satisfactoria" , señala la ejecutiva.

En una primera fase se implementaron los módulos de Compras, Almacenes, Cuentas por Pagar, Contabilidad y Tesorería, y luego el de Activos Fijos. "Inicialmente vimos el mayor impacto en el área de adquisiciones e inventario, además del área financiero-contable, donde trabajan 30 personas. En cuanto al inventario, por ejemplo, antes tenían que ingresar las importaciones calculando manualmente el costo de cada importación, de cada artículo. Ahora es automático, ya que Dynamics GP soporta múltiples variantes en el cálculo en este proceso" , explica María Lenny Vadillo Medina, Asesora de Sistemas y responsable por la implementación en Ferroviaria Oriental.

También se logró integrar a Dynamics GP con el sistema de compras utilizado por la compañía, lo que permite estructurar flujos de autorizaciones y registrar las distintas instancias de cada operación, algo requerido habitualmente en auditorías. También se implementó FRX para la generación de reportes contables. "Con Microsoft Dynamics GP podemos obtener información precisa de manera simple y rápida; antes se emitían estados financieros y balances en Excel y ahí se trabajaba en diferentes vistas, pero ahora es la misma Gerencia la que puede trabajar con la información y generar los informes que sean necesarios" , comenta Ricardo Fernandez Durán, Gerente de Administración y Finanzas. En términos de customización, solo fue necesario hacer la localización del producto por razones impositivas.

Es decir que, actualmente, toda la operatoria administrativo contable de Ferroviaria Oriental se maneja con Microsoft Dynamics GP. La fase siguiente en la modernización de sistemas, es la incorporación del módulo para el manejo del mantenimiento de vías, estaciones y trenes, y la implementación de Microsoft CRM para la fuerza de ventas del área de negocios de cargas, donde la compañía tiene 20 grandes cliente y 300 de menor porte. "Tenemos pocos empleados para esta función, que están diseminados en todo el país y necesitamos una solución para controlar su desempeño de manera centralizada. Esta solución de CRM no solo nos permitirá estructurar la relación con los clientes y consolidar toda la información relacionada con las interacciones que tengamos con ellos, sino que nos posibilitará realizar el manejo de contratos y solicitudes de carros (vagones), que es uno de los problemas del día a día, ya que al vender servicios se requieren recursos limitados que deben ser administrados adecuadamente" , explica Vadillo Medina.

Beneficios

Con Microsoft Dynamics GP, Ferroviaria Oriental logró una total integración de los procesos logísticos y contables. "Esta solución nos permite darle a cada empleado las herramientas para ingresar la información allí donde sea necesario, manteniendo la consistencia de los datos a partir de su manejo centralizado. Anteriormente, el área de compras por ejemplo, tenía que ir sector por sector recolectando las planillas que reflejaban la recepción de materiales o los requerimientos; el tiempo de cierre de compras era muy largo. Ahora, en cada lugar, se recibe y se ingresa la información actualizando el inventario en forma automática e instantánea" , comenta Fernandez Durán.

"Al ingresar la información una sola vez se reduce el margen de error prácticamente a cero, es menor el tiempo de carga y procesamiento de datos y tenemos la posibilidad de obtener reportes financieros ya consolidados y con la vista que sea necesaria en cada momento, sin procesamiento adicional. Esto es una gran ventaja porque optimiza el funcionamiento de la compañía, nos da mayor flexibilidad y, en definitiva, nos permite ser más eficientes. Con Microsoft Dynamics GP y con Microsoft CRM podremos además, brindarle un mejor servicio al cliente, manejar estadísticas y entregar a las áreas de negocios información confiable para la toma de decisiones", concluye Vadillo Medina.