HellermannTyton SRL Argentina se encuentra especializada en la fabricación y comercialización de sistemas para la organización, administración y distribución del cableado. Forma parte de un grupo multinacional homónimo, cuyo holding cuenta con 32 empresas localizadas en los cinco continentes, y tiene más de treinta y cinco años de presencia en América Latina.

Abocada a la fabricación de productos que agregan valor a las redes eléctricas y de comunicaciones, la sucursal argentina incorporó en tres meses, más de 1500 productos a un inventario de 3500, lo cual superó las funcionalidades de su sistema de asignación de recursos y gestión. Dado que se encontraban utilizando un sistema "enlatado", desarrollado en Visual Fox, sostenido a base de actualizaciones, software a medida y planillas de Excel, las decisiones operativas y la administración eficiente de recursos se veían obstaculizadas por la poca flexibilidad de la aplicación. "Nos dimos cuenta de que el producto que utilizábamos no podía soportar más, ya que las bases DBF eran muy pesadas, cualquier consulta tardaba mucho, y en las bases de datos se podrían generar inconsistencias", afirma Alejandro Petricevich, IT Manager de HellermannTyton.

Muchos de los procesos que se realizaban no quedaban registrados sobre el sistema informático, sino que se utilizaban memos o vales escritos sobre un soporte en papel, donde por lo menos tres sistemas por los que se pasaba un pedido hasta completar la venta, hacían el proceso engorroso, y el intento por lograr un aceitado flujo de información dependía de los conocimientos cotidianos que el personal de la empresa poseía. Según Petricevich, "Además de la necesidad de expandir la capacidad de procesamiento, detectamos mejoras posibles para la forma habitual de trabajar en un solo sistema de gestión".

Las transformaciones y el constante crecimiento que la empresa sostuvo en los últimos años, fueron las razones desencadenantes para migrar su sistema de gestión y administración de recursos a uno flexible e integrado, y que pueda escalar junto al desarrollo de la organización.

Solución de Negocios
Luego de evaluar varias plataformas de distintos proveedores, como SAP, JDEdwards, Baan, CWA y Adonis, HellermannTyton se decidió por la solución de Microsoft Dynamics GP. "Dentro de los lineamientos generales que habíamos trazado para el cambio de sistema se encontraban: que sea multilenguaje, que pueda manejar varias empresas, y que tenga localización nacional, al mismo tiempo que se pueda comunicar con nuestras oficinas en distintas partes del mundo" explica Alejandro Petricevich. Acerca de los factores particulares que llevaron a la elección de Microsoft Dynamics GP, asegura que "Se trata de una solución ‘Word Class’, que interactúa de forma única con las herramientas de Microsoft Office, y hay una gran cantidad de partners que proveen la solución".

El sistema que anteriormente utilizaba la empresa, funcionó hasta el 31 de Diciembre de 2006, durante el último bimestre de ese año se capacitó al personal, y el 02 de Enero de 2007 en tan solo 48 horas, se encontraba trabajando la nueva solución. Petricevich explica que "En ningún momento se trabajó en paralelo, sino con un soporte ‘on site’ con varias personas del socio tecnológico seleccionado, Uno Solutions SA, que se encargaron de resolver las dudas que pudieron surgir luego del lanzamiento de la solución". La empresa había decidido el cambio tres meses y medio antes de que se haga efectivo, y el soporte "on site" duró un mes y medio más, con lo cual se completó un total de cinco meses para implementar el proyecto.

En función de sus necesidades, HellermannTyton solicitó e implementó el conjunto de funcionalidades que conforman la solución: Ventas y Facturación, Compras, Importaciones, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Contabilidad, el módulo de reportes FRx, Multimoneda, Conciliación Bancaria y Control de Inventario. Además, adoptó otras funcionalidades avanzadas como ser las herramientas de Business Intelligence y análisis de cubos, el Sarbanes-Oxely Accelerator y los Key Performance Indicators, el Portal de Consultas y el Creador de Consultas Avanzadas del SmartList.

Durante la implementación se logró potenciar la productividad de los empleados, vinculando funcionalidades con Microsoft Office con las que ya están familiarizados. "El sistema brinda información por medio del módulo SmartList Builder, como reportes o listados, que antes tenía que pasar por tres sistemas para poder reunirla. Hoy, tanto nosotros como los mismos usuarios pueden generar su propia información de consulta. Esta simplificación del proceso contribuyó a que se detecten errores que se cometían ya por costumbre, y facilitó en mucho reunir información rápidamente la cual antes requería horas", afirma Petricevich.

Otro proceso de negocios que se vio impactado positivamente con la utilización de Microsoft Dynamics GP es el de movimientos de stocks, que tiene un alto nivel de complejidad en el caso de HellermannTyton.

Por último, el uso del módulo Collection para el seguimiento de cobranzas, resultó clave para resolver una necesidad importante para la compañía.

Beneficios para el Negocio
Con la implementación de Microsoft Dynamics GP se logró reducir la utilización de papel en los procesos, con lo cual la empresa logró bajar costos y unificar la operación en un solo sistema, mejorando las condiciones para la eficiente administración de recursos y gestión por parte de la gerencia, a cargo de la toma de decisiones.

Al mismo tiempo se optimizó la segmentación de perfiles de usuarios según el rol de cada empleado en la organización. Como cuenta Alejandro Petricevich, "con el anterior sistema no teníamos la posibilidad de limitar el acceso según roles", y agrega que, "si bien con esto estamos acotando adonde puede llegar cada usuario, también estamos en mejores condiciones para responder a una auditoria ya que el sistema permite conocer de forma bastante exhaustiva lo que realizó cada usuario durante el transcurso del día".

Hoy HellermannTyton Argentina ha logrado hacer más eficiente el proceso de toma de pedidos al reducir los tiempos de carga, optimizando y centralizando los mecanismos rutinarios involucrados, permitiéndoles así crecer en productividad.