El grupo LexisNexis, líder mundial en servicios de información legal que pertenece a la anglo-holandesa Reed Elsevier, cuenta con 30 años de trayectoria y presencia en más de 25 países. Con más de 2 millones de suscriptores en el mundo, emplea a más de 12.000 personas y tiene una facturación anual de 2.500 millones de dólares. La compañía desembarcó en la Argentina en el año 1999 producto de la adquisición y posterior fusión de las editoriales jurídicas Abeledo-Perrot y Depalma; posteriormente adquirió también la firma Jurisprudencia Argentina. Tiene un catálogo propio de 2.300 títulos de los más destacados especialistas provenientes del ámbito académico y profesional. En la actualidad, además de la actividad editorial tradicional, el principal negocio de LexisNexis es el de las consultas online, ya sea por jurisprudencia, legislación, fallos o doctrinas; adicionalmente, se incorporó en forma reciente al mercado contable e impositivo a través del lanzamiento de una revista con información específica para profesionales de estas áreas.

A lo largo de los años y partiendo de la fusión de diferentes compañías, con procesos y modalidades de trabajo particulares, se fueron planteando diferentes desafíos respecto de la integración, la consolidación de operaciones y la búsqueda por niveles superiores de eficiencia, considerando además la flexibilidad para adaptarse a nuevos modelos de negocios. Desde los orígenes de LexisNexis, la compañía se apoya en Microsoft Dynamics.

Junto a la identificación de esta situación, se plantea el requerimiento de una innovación tecnológica que permita manejar con mayor eficiencia la información que produce la organización considerando la existencia el gran volumen de proveedores, clientes y la base de artículos. Se demanda una solución que introduzca una herramienta de control y supervisión, contingente al tamaño actual y el crecimiento futuro esperado. En este contexto surge la decisión para implementar un ERP -Enterprise Resource Planning- que permita integrar sus múltiples puntos de venta.

Solución
"Al adquirir dos editoriales muy importantes como son Abeledo-Perrot y Depalma, nos encontramos con dos empresas familiares que tenían procedimientos y circuitos internos diferentes que había que unificar", comenta Silvina Saggese, Jefa de Sistemas de LexisNexis. Mientras que la primera tenía desarrollos propios de sistemas, basados en DOS, la segunda disponía de un sistema desarrollado en Great Plains (Microsoft Dynamics GP) con Microsoft SQL Server 6.0 como motor de base de datos, implementando aspectos básicos como finanzas, inventarios, compras y ventas. El primer paso de Lexis Nexis tras la fusión fue la implementación de Great Plains 5.5 sobre SQL Server 7.0. "En ese momento teníamos diversas dificultades como ser la localización del producto en Argentina, la generación de facturas sin clientes, otras en cero, duplicación de pagos, problemas con la retención de ganancias, pero fundamentalmente, y a pesar que las empresas se habían fusionado, cada una de ellas continuaba con sus propios circuitos de pago, compras, ventas, con puestos duplicados, etc.", agrega Saggese. "La primer implementación que realizamos fue muy básica contemplando los módulos cuentas por cobrar, por pagar, inventario, ventas, compras y financiero, y tuvimos que trabajar mucho en la adaptación de los puntos de venta, en los cierres de caja, manejo de tesorería y el reporting al exterior" recuerda de esta forma Sergio Cantore, a cargo del área de consultoría de Artware, Microsoft Gold Certified Partner y socio tecnológico de la editorial.

Al mismo tiempo se sumaba la editorial Jurisprudencia Argentina y surgía la necesidad cubrir también sus necesidades con Great Plains. A esta implementación se agregó un producto adicional de facturación recurrente (basado también en GP), que les permitió realizar la facturación masiva y el manejo de contratos, según sus necesidades específicas. Fusionadas completamente todas las empresas, se migra a Microsoft Dynamics GP 7.5 y se reemplaza el producto de facturación anterior por Billware (desarrollado por Artware), que resolvía de una manera más eficaz la problemática de facturación masiva y recurrente de productos y servicios, como así también la automatización en la cobranza. En un esfuerzo constante por incorporar las últimas tecnologías disponibles para seguir alcanzando niveles superiores de eficiencia operativa, Lexis Nexis dio un paso más.

En 2006 se migró a Microsoft Dynamics GP 8. Hoy en día toda la operación de Lexis Nexis está basada en esta solución. "En este momento estamos trabajando para implementar producción y adquirimos también productos nuevos como Business Portal, análisis de cubos, módulo de auditoría, y junto a Artware estamos trabajando en su configuración" añade Saggese.

Beneficios
"A lo largo de los años vemos que los beneficios parten de la posibilidad de seguir creciendo con el producto e ir cubriendo las necesidades de los usuarios que van mas allá de lo operativo. Con los nuevos productos, por ejemplo, podemos responder a las consultas a nivel gerencial, cubriendo las necesidades de usuarios que antes teníamos por fuera del sistema", explica la Jefa de Sistemas de LexisNexis.

En lo que a facturación respecta, Billware le ha posibilitado a LexisNexis la gestión de presentación de datos ante las tarjetas de crédito y las entidades bancarias, permitiéndole administrar los prestadores, configurar archivos y confirmar los datos necesarios para la presentación, y también, generar los recibos correspondientes a las facturas que se encuentran bajo la modalidad de débito automático, creando con ellos un lote en Microsoft Dynamics GP para luego efectuar la aplicación automática de estos recibos a las facturas; al respecto Cantore agrega: "Esto es algo inmanejable de otra manera, porque hay que pensar que en pocos días LexisNexis debe emitir miles de facturas y con esos volúmenes, sería imposible realizarlo de otra manera". Por otra parte, automatizar la administración de la cartera de valores ya representó un beneficio importante para el área de Administración.

Desde el punto de vista de la productividad, debido a las mejoras en las respuestas del sistema y al incremento en los niveles de seguridad, se han logrado reducir los tiempos de diferentes procesos de negocios, lo cual permite reorientar esfuerzos a tareas de mayor valor agregado. El usuario se ha visto beneficiado en lo referente a su autonomía debido a la posibilidad de crear sus propias listas mediante el uso del SmartList Builder, que permite enlazar a los datos de Microsoft Dynamics GP desde aplicaciones Microsoft Office utilizando etiquetas que aceleran el acceso a la información que se precisa analizar. A su vez, esta herramienta permite crear, mostrar y guardar la vista deseada de los datos y exportarlas al formato de cualquier aplicación Office (Word y Excel habitualmente); "La utilización del SmartList Builder permitió al usuario generar sus propios reportes, agilizando el trabajo y reduciendo los tiempos. En lo que respecta a Sistemas, se logró reemplazar la generación de consultas periódicas que combinaban información de varios módulos a través del Access por el armado de vistas genéricas en sql que quedan disponibles a través del SmarlList Builder para su consulta por parte de los usuarios de las distintas áreas" agrega Saggese acerca del papel que juega la herramienta dentro de la empresa.

En lo que a la versión 8 de Dynamics respecta, se han obtenido beneficios puntuales que Cantore resume de esta manera: "se ha logrado mayor estabilidad, hay mejoras en la localización y en los circuitos de venta que permitieron mayores controles de los puntos de venta, por ejemplo la inclusión de devoluciones dentro de las facturas. Se abre la posibilidad de un portal interno, los cubos de análisis, la incorporación del módulo de manufactura, la posibilidad de incorporar el módulo de auditoria que satisface los requerimientos internacionales que tiene la empresa, entre otros".