Puerto de Lirquén S.A. es el mayor puerto privado de servicio público del país y está ubicado en la bahía de Concepción en la VIII Región de Chile e integrado por una asociación de capitales de dos grandes grupos empresariales del país (Grupo Minera Valparaíso y Grupo Arauco, ambos actores relevantes en el rubro forestal). La compañía brinda servicios de estiba / desestiba de carga y administración del puerto, tanto para carga suelta como en contenedores. Es un puerto de aptitud preferentemente forestal, pero también se movilizan productos agroindustriales y productos congelados. Cuenta con una capacidad instalada para movilizar aproximadamente 6 000 000 de toneladas de productos, incluidos 350 000 contenedores. Cuenta además con infraestructura, tecnología, equipamiento y personal de primer nivel. Puerto Lirquén es hoy un terminal multipropósito líder en la región, que ofrece servicios a exportadores, importadores y armadores, tanto para carga Breakbulk como a los contenedores.

La problemática de la empresa radicaba fundamentalmente en la imposibilidad de contar con informes de gestión adecuados y oportunos en el Área de Finanzas (fundamentalmente gestión de cobranzas, cuentas corrientes, etc.), con datos confiables y entregados en tiempo real. Estos informes requerían de una inversión importante de tiempo en su producción y por otra parte necesitaba de una excesiva intervención manual de sus altos niveles gerenciales. Esto generaba ineficiencias, errores de información y problemas al momento de la cobranza de deudas, causando perjuicios en este proceso.

En el año 2003 la empresa implementó un sistema ERP financiero contable de una empresa local chilena, el cual manejaba vistas adicionales a las contables y permitía construir informes de gestión. Los informes básicos que entregaba este módulo, no lograban ser de la total y entera satisfacción de las particulares necesidades de la empresa. Al respecto, Marcelo Uarac, Gerente de Administración y Finanzas de Puerto Lirquén, comenta: “Tenía ciertos requerimientos para la gestión diaria de cobranza, que si bien involucra pocos clientes, lo cierto es que son relevantes y generan una cantidad de movimientos que requieren una buena gestión. Pero no tan sólo esto, además necesitaba una herramienta que me sirviera tanto para controlar como verificar gestión, como para los cobradores y también para la administración superior, ya que cada uno de ellos requiere informes distintos pero construidos desde una misma base de datos”.

La obtención de estos informes no podía lograrse de manera rápida ni tampoco con los recursos propios de la empresa. “Es clave para nosotros contar con informes lo más rápidamente posible. Todos los días se actualiza la información, y el informe de ayer, hoy no me sirve, necesito el de hoy. Yo requiero y preciso presentarle al directorio lo mejor que tengo, la situación real y más actual. En ese sentido construir un informe para el directorio -que lo debo construir yo o bien la Jefa de Finanzas- era todo un desafío porque requería tiempo, revisar cliente por cliente, ubicando temporalmente sus deudas. La realización de este proceso manual era engorroso, se perdía mucho tiempo y casi siempre se estaba expuesto a cometer alguna clase de error por más mínimo que fuera”, agrega Uarac.

Es por este motivo que Puerto Lirquén contacta a la empresa InteliGest, que luego de estudiar y evaluar la situación, aporta la solución al problema.

Para solucionar esta problemática, InteliGest creó un modelo de análisis multidimensional que permite, por un lado, automatizar informes de gestión de la cuenta corriente de los clientes (cobranza de las facturas que se emiten a los clientes) y por el otro y al mismo tiempo, analizar la información para agilizar el proceso de cobranza. Al respecto Julio Del Río, Gerente y Fundador de InteliGest comenta: “Para esta solución de Inteligencia de Negocios, hemos utilizado Microsoft SQL Server 2000 como motor de base de datos, tanto para manejar y centralizar la información mediante procesos de integración a una base de datos relacional de gestión, como para crear los modelos de análisis multidimensional que se hacen con el módulo de Analysis Services que viene con SQL Server 2000 y que luego se visualizan simplemente con Excel”.

La implementación del modelo OLAP permitió obtener la información desde los movimientos contables, pudiendo visualizarse en Microsoft Excel, obteniendo toda la información necesaria para la gestión. Esto le permite a la empresa contar con una solución altamente efectiva, flexible, rápida, simple y confiable en donde poder filtrar los informes a través de las vistas que se adaptan a sus particulares necesidades y que colaboran para una mejor toma de decisiones. “Finalmente, lo que obtuvimos con la solución, es contar con una serie de informes parametrizados y algunos parametrizables, para que pudiésemos administrar la gestión de cobranza de una forma más eficiente, rápida y actualizada por los sistemas formales de la compañía”, comenta Uarac.

El modelo contempla el análisis de variables relevantes para la compañía, que le sirven para segmentar las cuentas corrientes por diversas categorías como la empresa, moneda, período, cliente, nave, agente, cobrador, etc.

La empresa trabaja ahora con sistemas formales automáticamente actualizables y ahora, a través de ellos, cada área de cobranza puede hacerlo con una herramienta eficaz y a través de una interfaz sencilla, amigable y conocida como es Microsoft Excel, pero que por detrás, trabaja con el modelo multidimensional que propone OLAP.

Por otro lado, satisface las necesidades de información del directorio de la compañía, quienes ahora disponen de datos actualizados en tiempo real, lo que antes demoraba horas. “Lo que antes me tomaba unos 2 días, ahora lo resuelvo tan sólo en unos pocos minutos. En el fondo, yo tengo que administrar un promedio de 1 500 registros que antes tenía que clasificar manualmente y que ahora lo hago en forma automática y se actualiza en tiempo real, y simplemente me toma unos 5 ó 10 minutos de acuerdo a la información o formato que necesito presentar al directorio” agrega el Gerente y Del Río complementa: “Se ha eliminado el excesivo e innecesario tiempo invertido en la producción de informes, reduciéndose tan sólo a unos pocos minutos, y además estos procesos se realizan automáticamente sin las necesidad de intervención manual alguna”. De esta manera, se ha podido obtener grandes beneficios concretos, disminuyendo el plazo promedio de cobranza y con ello reducir la deuda de los clientes para con la empresa, motivadas por falta de información oportuna para la gestión.

La posibilidad de acceder a los informes formales de la compañía permite una mejor gestión de los clientes, ordenados de acuerdo a los montos de las deudas o a su antigüedad, y con una rápida mirada puede detectarse con facilidad, en donde están las dificultades. “Hoy se ha dejado de trabajar con herramientas accesorias, ya no hay construcción de planillas ni cuadernos, ni anotación alguna. La información es centralizada y a ella puede acceder el personal que lo precisa en su gestión cotidiana” comenta Uarac.

Las áreas comerciales se han visto también beneficiadas; tanto la división contenedores como la de carga Break Bulk (graneles sólidos, o carga suelta como la celulosa, papel, madera, etc.) porque pueden participar de la administración en forma global y colaborar en la gestión de clientes, conociendo la situación actualizadas de ellos.

Finalmente, Marcelo Uarac sintetiza los beneficios obtenidos de la siguiente manera: “Esta solución ha sido un gran aporte al sistema general financiero contable, el que cuenta ahora con las facilidades que precisábamos. Ahora tenemos un sistema simple, adaptado a nuestras necesidades y que utilizamos en nuestro trabajo cotidiano”.