PreUnic es una empresa familiar con 60 años en el mercado chileno del retail. Con 24 locales a lo largo del país, ofrece una amplia variedad de productos de perfumería, menaje, juguetería, librería y aseo. Tiene además una central de distribución propia de 10000 m2 equipado con moderna tecnología. Emplea a más de 1500 colaboradores, tiene una oferta mayor a los 20.000 productos y supera el millón quinientas mil visitas mensuales.

Es una compañía que fue creciendo progresivamente y hoy tiene una organización compleja, que debe resolver los múltiples desafíos que presenta su negocio con flexibilidad y agilidad. Cotidianamente existe un flujo constante de información tanto en las áreas de compras o aprovisionamiento, como así también en lo que es ventas, mercadeo, promociones, administración y finanzas, depósito, etc. Cada área tenía su propia solución informática y fuentes de datos diferentes. Se utilizaban reportes en papel, estáticos, que no representaban completa, oportuna y fielmente la realidad del negocio. En gran medida, esos reportes eran construidos manualmente, procurando consolidar muchos datos que se hallaban dispersos.

Obtener información confiable respecto de las ventas por local y por productos, los márgenes, el estado de los inventarios, el resultado de las acciones comerciales era realmente complejo. Esta forma de trabajo afectaba también la operación de los sistemas transaccionales, dado que la generación de reportes limitaba su rendimiento.

Solución
Para resolver esta situación PreUnic decidió implementar SQL Server 2000 (próximo a migrar a SQL Server 2005) para montar una plataforma de inteligencia de negocios independiente del sistema transaccional, complementado con la utilización de Microsoft Office 2003 (en particular con Microsoft Excel) para facilitar el acceso a la información.

Cada uno de los procesos de negocios es soportado por alguno de los sistemas ERP que utiliza la compañía: JDEdwards y JDA sobre AS/400. De allí se exportan los datos automáticamente al SQL Server donde se arman los cubos OLAP (Online Analytical Processing), lo que les permite graficar de manera multidimensional grupos de datos para su posterior análisis. A través de plantillas de Excel pre-parametrizadas, se toma de allí la información que cada sector necesita, pudiéndose mantener los informes actualizados al instante; es decir que la solución permite obtener en tiempo real la información clave que refleja como marcha la operación. Con esta herramienta, no solo la gerencia, sino también los distintos niveles de la organización ven incrementado su conocimiento de la realidad del negocio.

"Las capacidades de integración de SQL Server facilitaron mucho el trabajo para capturar los datos de los sistemas de gestión, cualquiera sea el entorno en el que se obtuvieran, transformarlos y dejarlos a disposición de los usuarios (a través de su funcionalidad de Extraction Transformation and Loading - ETL). La facilidad de uso de Microsoft Excel, un software muy conocido por los empleados, nos permite simplificar la visualización de reportes y así tomar nuestras decisiones de negocios sobre bases sólidas y en el momento adecuado", señala José Cisternas, Gerente de Informática de PreUnic.

Al momento de implementar esta solución, se utilizó SQL Server 2000, corriendo sobre Windows Server 2003. En el computador del personal de las diferentes áreas, se trabaja con Microsoft Office 2003 para explotar los datos y analizar los informes. "La implementación inicial comenzó a rendir sus frutos en tan sólo un par de meses. Fuimos realizando ajustes en etapas sucesivas hasta contar con una sólida herramienta de inteligencia de negocios que permite apoyar fuertemente el negocio", agrega Ignacio Rovira, Gerente General de la compañía. Definieron informes estándares que se exponen en tablas dinámicas (pívot tables) de Excel, que ofrecen gran flexibilidad al manejo de la información.

"Vimos que SQL Server nos ofrecía las herramientas que apoyan todas las etapas de un sistema de inteligencia de negocios. Esto, sumado a la estabilidad de la plataforma y a su costo, resultaron claves a la hora de elegir esta opción", amplía Cisternas. "Esto nos permite ahora diseñar y poner en marcha acciones comerciales y monitorear su evolución momento a momento, algo muy importante para evaluar los resultados y tomar las acciones correctivas que sean necesarias. Antes, quizás ni siquiera nos enterábamos que teníamos un problema", señala Rovira.

Antes de implementar esta solución, PreUnic evaluó otras alternativas para la generación de reportes, como Cristal Reports y Business Objects. "Optamos por SQL Server porque constituía, junto con Microsoft Office, una solución integrada que resolvía nuestras necesidades de base de datos, generación de reportes y análisis de la información, además de proveernos una plataforma como para seguir creciendo en esta línea de acción, por ejemplo con DataMining, Workflows y el desarrollo de un portal de gestión", complementa Cisternas.


Migración hacia Microsoft SQL Server 2005
A dos años, aproximadamente, de tener implementada la solución con SQL Server 2000, PreUnic tomó la decisión de migrar hacia SQL Server 2005, a partir de conocer las posibilidades que le brindaba para lograr una importante mejora en aquella la implementación existente. Si bien la compañía tenía resuelto todo lo relacionado con informes, esta nueva versión le permite profundizar en el análisis de la información; por otra parte, se preveía que sus nuevas funcionalidades tendrían un alto impacto en la organización, sobre todo en lo que se refiere a datamining y datawarehose. Al respecto, José Cisternas agrega que "también vimos una gran oportunidad de mejorar los tiempos de respuesta, desempeño y rendimiento a la hora de obtener los reportes; dado que hemos incorporado tanto nuevos reportes como cantidad de usuarios, era necesario mejorar en lo que a velocidad del sistema se refiere, ya que se nos hacía de crítica importancia".

La mejora sensible en la confiabilidad es otro punto atractivo para la empresa. "Ahora tenemos mucho más control sobre los procesos y disponemos de muchas más herramientas de configuración" agrega el Gerente.

Durante el proceso de migración se fueron mejorando todas las funcionalidades y prestaciones de la solución, aprovechando en forma integral las nuevas posibilidades a medida que éstas se encontraban disponibles. La utilización de la versión 2005 tuvo un impacto directo en el negocio, porque al contar con herramientas más rápidas y confiables, y nuevos y mejores reportes, se agiliza sustancialmente el proceso de toma de decisiones; las acciones se pueden tomar con un mayor conocimiento, a medida que la información se encuentra disponible en los tiempos que se necesitan.

PreUnic tiene montado sobre Microsoft SQL 2005 toda su información de ventas, financiera, inventario y clientes, por lo que constituye un pilar de misión crítica en la arquitectura tecnológica de la organización. "No obstante, y a pesar del uso intensivo que hacemos de esta versión, el desafío continua siendo sacarle más provecho aún a todas estas herramientas que vienen muy mejoradas, por ejemplo con Analysis Services, que es lo que más utilizamos, y lo que estamos comenzando a utilizar hoy en día que es Reporting Services", concluye Cisternas, refiriéndose al futuro de la utilización de la herramienta en la empresa.

Beneficios
Con SQL Server PreUnic logró montar una plataforma de inteligencia de negocios que cambió sustancialmente la forma de trabajo de todos los niveles de la compañía, al proveer a todos los empleados y ejecutivos la posibilidad de acceder en tiempo real a información clave para la toma de decisiones.

Al disponer de más y mejor información, más rápidamente, se lograron tomar medidas que hicieron posible una mejora notable en los resultados de la operación, tanto en ventas, como en márgenes y costos. "Tenemos un control ajustado de nuestras acciones comerciales, mayor visibilidad de lo que va sucediendo y eso es muy importante para nosotros. La gran flexibilidad que nos ha dado la solución SQL, nos ha permitido mantenernos al día en la información que necesitamos para la toma de decisiones en este mercado altamente competitivo como es el Retail", expresa Rovira.

Y desde la gerencia, también se cuenta con una particular visión de los beneficios obtenidos, tanto por la implementación de Microsoft SQL Server 2000, como por su posterior upgrade a la versión 2005 y así lo expresa Rovira: "Partimos con SQL hace tiempo atrás con un alto impacto en la gestión. Nos dio flexibilidad, actualidad en la información, etc. y cuando uno ingresa en este tipo de sistemas, es muy difícil ya salirse de allí y cuando vimos que Microsoft lanzaba su versión SQL Server 2005, con todas las mejoras que anunciaba, no dudamos ni un instante en que allí debíamos subirnos. Y felizmente, las mejoras que pueden observarse son simplemente espectaculares superando con creces las expectativas que teníamos".

Este proyecto implicó fuertes ahorros de costos (por la eliminación de los reportes impresos, con lo que conlleva en papel, tinta, tiempo de impresión y recursos humanos dedicados a esa tarea), y una importante optimización logística (control de inventarios, reducción de brechas), etc. Por otra parte, se logró el repago de la inversión realizada en tan solo 8 meses, comercializando información en un portal para sus proveedores, que también les a ellos ayuda a mejorar su propia gestión. Esto les deportó más de 200.000 dólares en una línea de negocios totalmente nueva, que pudo ser reinvertida para seguir mejorando la plataforma de business intelligence que le posibilitará continuar incrementando la rentabilidad de su negocio.