La municipalidad de Quinta Normal, situada en la periferia inmediata al centro de Santiago, gestiona el desarrollo de uno de los barrios más antiguos de la capital chilena. Su población es de 104.012 habitantes, con un porcentaje importante de adultos mayores, destacándose también por albergar un contingente elevado de industrias y edificios históricos.

En concordancia con una estrategia de gestión estatal a nivel nacional, la municipalidad debe coordinar sus transacciones para la adquisición de insumos a través del portal ChileCompra, instancia digital creada por el Gobierno de Chile para agilizar y trasparentar todas las operaciones entre proveedores del estado y sus organismos. La introducción de ChileCompra en la obtención de insumos para el estado ha permitido incorporar una mayor cantidad de oferentes disponibles para su selección, elevando la competencia entre las empresas que sirven de productos y servicios al municipio, igualando las posibilidades de las pymes y de organizaciones de mayor porte. Actualmente existen más de 96.000 oferentes potenciales registrados; por su parte, la comuna emite alrededor de 600 órdenes de compra anuales con un valor equivalente a los cien millones de pesos chilenos.

Esta forma de adquisición de insumos significó para el municipio nuevas exigencias tecnológicas y operativas, referidas a la administración de la oferta comparativa presentada por ChileCompra en un formato de rápido manejo, que pudiera acoplarse digitalmente a las operaciones administrativas del municipio, automatizara el proceso de selección y emisión de órdenes de compra, eliminándose la doble digitación de datos. Era necesario reducir los tiempos y agilizar la operatoria para concentrar los esfuerzos en las tareas más relevantes del Municipio, entre las que se encuentra la adquisición rápida de insumos para ayuda social en contextos de emergencia. “Si bien el método que utilizábamos era muy simple, nos mantenía circunscriptos a muy pocos proveedores y nos obligaba a realizar tareas similares en forma repetida, quitándonos un valioso tiempo de trabajo”, señala Marcela Soto, Jefa de Abastecimiento del Municipio.

La solución escogida por el municipio fue el Programa de Adquisición Municipal desarrollado por la firma CAS Chile, con un módulo de integración con ChileCompra basado en Microsoft BizTalk Server. “Toda nuestra infraestructura informática, la que usamos para llevar adelante los procesos de abastecimiento, que están entre los más relevantes ya que hacen posible nuestro funcionamiento y el cumplimiento de nuestra misión de gobierno, están utilizando tecnologías Microsoft”, señala Ernesto Bustiman, Jefe del Departamento de Informática.

Al estar concentradas las compras de todo el municipio en una área única, ésta es responsable de recibir los pedidos de los diferentes Departamentos, pedir las cotizaciones correspondientes, realizar el control de disponibilidad presupuestaria y tras publicar el requerimiento en ChileCompra, analiza el cuadro comparativo de la oferta, a partir del cual determina cuál será el proveedor elegido, genera la orden de compra, publica el aviso de adjudicación y comunica la información referida al despacho a la bodega facilitar su recepción y al área de contabilidad la obligación para que luego se procese el pago.

“Mediante esta interfaz de integración podemos manejar acertivamente la variada oferta de proveedores y la duplicidad de códigos de productos involucrados en la transacción (propios del municipio y los de ChileCompra), ingresando la información una sola vez. Esto reduce tiempos que nos permiten incrementar nuestra eficiencia y aumenta también la transparencia en la gestión”, agrega Soto.

La operación de adquisición conecta internamente con otros procesos administrativos asociados al control de presupuesto, abastecimiento y desarrollo de funciones municipales educativas, de salud, tránsito, obras públicas, etc. “Con esta forma de trabajo optimizamos el trabajo de la gente del municipio”, acota Nora González, Directora de Administración y Finanzas de la Municipalidad de Quinta Normal.

Las compras directas que se realizan a través de este mecanismo, utilizando el Programa de Adquisición Municipal integrado con ChileCompra a través de BizTalk, cubren asuntos tan diversos como la señalización de calles, bolsones de mercadería para las personas de menores recursos, higiene ambiental y control de plagas, uniformes, sillas de ruedas, artículos de librería, pintura, obras públicas de menor porte, como así también los elementos que necesitan los 3 jardines infantiles, una escuela y el liceo del Municipio. Las licitaciones para compras más importantes u obras de infraestructura, también se procesa con la misma infraestructura.

Beneficios

La ventaja comparativa de operar administrativamente con una interfaz digital permite que el mercado de proveedores se haga disponible de forma sintética frente al usuario. El Programa de Adquisición Municipal reduce la complejidad de la oferta generando beneficios a la hora de su selección, en términos de transparencia y rapidez, en tanto es posible imprimir cuadros comparativos de proveedores. Con ello se amplia el stock de insumos disponibles para solucionar las necesidades y se agiliza el mercado de proveedores permitiendo el ingreso de productos con mayor calidad a menor costo.

Una vez hecha la selección, la generación de órdenes de compras se desarrolla con mayor rapidez y se integra digitalmente no sólo al portal ChileCompra, sino también a las instancias municipales conectadas con esta operación. Ello se traduce en mayor confianza, seguridad y participación en la toma de decisiones del municipio, bajo un contexto de rapidez y automatización de procesos que antes llevaban días y actualmente son prácticamente instantáneos.

“La solución implementada utilizando BizTalk Server y la plataforma Microsoft conducen en esta experiencia hacia la eficiencia administrativa del municipio en sintonía con las nuevas exigencias estatales de adquisición de insumos”, concluye Ernesto Bustiman.