Remar es una empresa paraguaya, dedicada al transporte marítimo, conformada por un conjunto de compañías que cubren diversos negocios asociados al de carga. Paraguay no sólo cuenta con un puerto estatal, sino con otros privados, y la empresa tiene actividades en muchos de ellos. Además, el titular de la firma viaja mucho por el mundo por lo cual requiere del máximo aprovechamiento posible de los recursos de movilidad, accesibilidad y conectividad.

Actualmente, la compañía tiene tercerizado su área de sistemas en la firma OLAM y con ella, ha dado un vuelco significativo en los últimos años en cuanto a su infraestructura de sistemas. En el año 2000 realizó una migración total desde su plataforma Novell / Linux hacia Microsoft; un par de años más tarde, adoptó el SBS (Microsoft Small Business Server 2003) y luego adoptó SQL Server para conectar a oficinas ubicadas en diferentes ciudades en USA, Europa y Argentina. “Gracias a la estructura informática implementada, el titular de Remar puede manejar una empresa rentable con pocas personas y pocas máquinas” comenta Ariel Deligdisch de OLAM.

Recientemente, la empresa tuvo acceso a Windows Vista y Microsoft Office system 2007, siendo Windows Sharepoint Services 3.0 le herramienta que resultó más atractiva para brindar soluciones a desafíos de la empresa.

Su operativa tradicional estaba basada en carpetas con documentos generados en Word y planillas en Excel, trasmitiéndose esta información entre los empleados vía mail. Estos procedimientos producían duplicación e incluso triplicación de la información, siendo centralizada toda la información en una planilla Excel que administraba, de alguna manera, todo el Workflow del trabajo. Al respecto Deligdisch nos comenta “De hecho, manejarse por email le solucionó muchos problemas, pero esta solución, al aumentar la envergadura del trabajo, se volvió a transformar en un problema, debido a la cantidad de mails y planillas. Cuando comenzamos en el año 2000 eran sólo 7 personas, hoy son 25, antes era un sólo lugar físico, hoy son 3 ó 4 lugares, y gracias a todo esto, el negocio creció mucho y con ello comenzaron los viajes de los ejecutivos; esto agrega complejidad, y es aquí donde el tema workflow adquiere su verdadera importancia.”

Los procesos de despacho y recepción de contenedores implican diferentes fases, en las cuales diferentes personas deben entrar en juego. El problema radicaba en que los avisos para que todo este flujo sucediera, se realizaba en forma manual, consumiendo una importante cantidad de llamados telefónicos, de modo tal de verificar si, entre otras cosas, el contenedor había sido recibido /despachado, o bien si los pagos correspondientes habían sido efectuados.

Con Windows Sharepoint Services 3.0, que es parte del Microsoft Office System 2007, REMAR pudo generar el sistema de Workflow que estaba precisando. De este modo, desde el momento en que se sube un documento a un sitio SharePoint, se disparan los eventos programados, de acuerdo al flujo de trabajo necesario. Esto puede significar por ejemplo, que se dispare un mail a la persona indicada, avisándole que un documento ha sido subido a la intranet y debe ser leído (adicionalmente se han implementado las categorías correspondientes para la realización del seguimiento del documento). A partir de allí, la persona receptora del alerta, puede generar una respuesta, ya sea la generación de un nuevo documento o de una tarea, y con eso dar continuidad al Workflow programado “Nos encontramos en un proceso de migración de la planilla Excel -en la que se utilizaban complejas fórmulas, y con unos 25 mb de peso con la que se llevaba el control del negocio- hacia SQL Server y ahora estamos orientándonos también a utilizar las funcionalidades de Dashboard que nos brinda la posibilidad de colocar alertas ante diversas situaciones mediante los colores rojo, verde o amarillo, según el escenario del que se trate y de acuerdo a los parámetros convenidos. Esta funcionalidad, ha sido evaluada de gran utilidad por la empresa”, comenta Deligdisch y Adolfo Pick, director de Remar agrega su experiencia respecto a la utilización de SharePoint: “Nosotros tenemos en el servidor varias planillas, que son compartidas por el resto de los usuarios. Estas planillas administran, entre otros temas, todo aquello relacionado con el stock de contenedores. El stock se mantiene entre los 200 y 300 contenedores aproximadamente, con un movimiento semanal de entre 80 y 120 de ellos. Para administrar el stock y movimiento utilizamos Excel 2007, que con su integración a Windows Sharepoint Services 3.0 y Outlook 2007, nos permite enviar alertas y avisos a las 5 terminales correspondientes. Estos avisos pueden ser muy diversos, por ejemplo el aviso de un contenedor que ha quedado libre y de esta manera se encuentra en condiciones de ser retirado por un cliente. Esto permite que una persona cargue los datos necesarios, y mediante un workflow se disparen los eventos correspondientes a las personas adecuadas, evitándonos una larga cadena de llamados que muchas veces llevaban al error” y agrega: “Pero la llegada o partida de contenedores, no implica solamente disparar un aviso al cliente, ya sea este un importador o un exportador, sino también a las terminales y a nuestra oficina de puerto y SharePoint me ha automatizado ese trabajo que antes insumía dos personas y para la cual hoy utilizo sólo una, destinando la restante a tareas mucho más productivas."

El impacto en el negocio es muy grande. Con la implementación de SharePoint se tiene un mayor control sobre el negocio, y esto significa disminución de los costos. “Sólo pensar que la empresa se manejaba mediante la planilla de Excel mencionada, y cuando sucedía algún inconveniente con la misma, o bien la persona estaba de viaje, la empresa se detenía por completo debido a cualquiera de estas razones. Hoy en día con Windows Sharepoint Services 3.0 todos estos procesos se han automatizado”, cuenta Deligdisch y agrega “El tema de compartir los archivos en un lugar centralizado y así evitar las múltiples copias, produce un ahorro en conectividad, espacio en disco, y esto a la larga es disminuir costos también”, pero Pick acota desde su lugar directivo y punto de vista práctico: “En el pasado sucedía a menudo que no se avisaba que un contenedor estaba listo para salir, entonces iba el cliente, el camión tenía que esperar la autorización, que por supuesto no estaba, y entonces llamaba al despachante, quien a su vez llamaba al exportador que a su vez nos llamaba a nosotros, generándose un clima de mucha tensión. Este es un grave problema que hemos solucionado con Windows Sharepoint Services 3.0.”

Pero es en el área de trabajo colaborativo e interactividad donde se observan los más importantes beneficios para la empresa, estando los empleados radicados en los diversos puertos, quienes hacen un uso intensivo del sistema, y al respecto Deligdisch aporta: “Las personas en los puertos, aquellos que están en la línea de fuego, reciben los manifiestos, y luego los cargan en el Windows Sharepoint Services 3.0, y a partir de allí se disparan los diferentes procesos mediante los cuales se da aviso al cliente, se prepara la factura, se genera el papeleo correspondiente, tramitaciones en ministerios o aduanas, etc. Adicionalmente, y previo a esto, estas personas pueden llevar el control del contenedor vía Web, y de esta manera pueden ver el momento de llegada, si tiene o no atraso, e incluso el control de la carga de cada contenedor”. Y es en este punto donde OLAM junto a Remar están por emprender acciones tendientes a un mayor control sobre la mercadería, creando sobre Sharepoint los “contendedores virtuales” donde se podrá consolidar la carga de mercadería en cada uno de los repositorios de carga. De esta manera, y mediante la incorporación de esta posibilidad, la empresa estará en inmejorables condiciones de aprovechar eficientemente el espacio disponible, incrementando así la rentabilidad del servicio.

Adicionalmente se han reducido considerablemente los llamados telefónicos, un beneficio que no transita exclusivamente por lo económico. Al respecto Deligdisch comenta: “Siempre va a haber llamados telefónicos, y aunque los hemos reducido, lo importante es que todo trámite queda documentado y de esta forma evitamos el “yo te dije, que vos me dijiste, que está en el mail, …”. Esta es una empresa que impulsa el uso de la tecnología en todos los niveles.”

Y en referencia a dicho impulso y sus beneficios, Pick aporta: “Nos dio muy buenos resultados, beneficiándonos en la exactitud de procedimientos y mantenimiento de trámites al día. Ahora evitamos las demoras que siempre nos ocasionaron gastos extras y esto terminó dándonos un beneficio adicional que es el de permitirnos que los empleados pudiesen aumentar su productividad, liberándose de muchas tareas rutinarias, pasando a dedicar su tiempo a una mejor y más eficiente atención del cliente.”

Si bien la empresa maneja su contabilidad con un sistema propio, administra el crédito que brinda a sus clientes mediante Windows Sharepoint Services 3.0, generando un workflow mediante el cual emite avisos acerca de los vencimientos a quienes han tomado dichos créditos.

Microsoft Office 2007

Microsoft Office System es el entorno para los trabajadores de información elegido en el mundo de los negocios. Provee un conjunto de programas, servidores y servicios que lo ayudan a alcanzar el éxito, transformando la información en impacto positivo para el negocio.

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