Situación

Santiago Saenz S.A. es una empresa con más de 30 años de existencia en el mercado, dedicada a la fabricación de productos de limpieza para el hogar, con varias marcas posicionadas en el primer puesto dentro de NOA (noroeste Argentino), abriendo nuevos horizontes hacia el NEA (noreste Argentino), y tercera en el país. Adicionalmente exporta sus productos a Bolivia - donde ocupa el primer puesto en las preferencias - preferencias y norte de Chile.
Su planta cuenta con una fuerza de trabajo de más de 200 personas.

Santiago Saenz S.A. nació como una pequeña empresa de características familiares, y dejó de serlo con el transcurso del tiempo, convirtiéndose en una PYME de importante envergadura. La transición, producto del crecimiento, implicó diversos cambios.

Nuevos procedimientos internos y operativos que debieron redefinirse, mejoras en las prácticas de todo tipo que se estaban realizando y la corrección de errores, fueron parte importante de esta transición. A este panorama, se sumaron drásticos cambios en el mercado, cada vez más exigente en normas de calidad y de seguridad. Este conjunto de factores, hizo que la empresa se planteara nuevas metas para poder romper con las limitaciones. "Nosotros utilizábamos un sistema a medida, algunos de sus módulos funcionaban en DOS y otros en Windows, y el mayor problema era que no existía integración entre este sistema de gestión y la contabilidad. Al momento de querer hacer esta integración, fracasamos, lo cual ocasionó que tuviéramos que hacer un doble control y duplicidad en los datos", describe sintéticamente Ricardo Machado, Project Leader de Santiago Saenz S.A, en referencia a la principal problemática.

El sistema tampoco proveía información alguna acerca de los costos, con las implicancias enormes que tiene a nivel contable, relativas a las decisiones de elaboración o presentación de nuevos productos, en la apertura de nuevos mercados o en la ampliación de la cartera de clientes, por nombrar algunas de ellas. "Contar con información de costos nos ha abierto infinitas alternativas en el negocio" acota Machado.

Paralelamente, la empresa comenzó a tener nuevas necesidades, como por ejemplo, la posibilidad de contar con un sistema multimoneda en relación a las nuevas oportunidades de exportación que comenzaban a presentarse. Esto ocasionaba que el personal necesitara apoyarse en mayor y más rápida información, que el sistema ya no podía abastecer apropiadamente. "Cuando hablamos de multimoneda, no me refiero sólo a una opción más del programa. Se trata de una verdadera necesidad operativa y contable que nos permite trabajar con el mercado de exportación de una manera diferente. Contar con un sistema multimoneda nos proporcionaría información real y concreta sobre el mercado de exportación; ahora nuestras decisiones son realmente fundadas, algo que no teníamos en el viejo sistema", agrega Machado.

Por si todo lo descripto fuera poco, el Project Leader describe serias dificultades en relación al soporte del sistema: "el proveedor del sistema era una pequeña empresa con problemas de personal interno y esto nos causaba temores en cuanto a la disponibilidad de soporte futuro. Teníamos gran dependencia de ellos tanto en la extracción de información, como con el mantenimiento del sistema".

Como consecuencia de todo lo descripto, la empresa necesitaba un sistema nuevo que cubriese las necesidades actuales y futuras, y que actualizara y modernizara la compañía.

Solución

Luego de un arduo y exigente proceso de selección, Santiago Saenz S.A se decidió por Microsoft Dynamics GP. Pero antes se evaluaron distintas alternativas; dos productos nacionales y dos soluciones más de nivel Word-Class además de Dynamics GP. Rápidamente las opciones nacionales fueron descartadas por sus alcances limitados y el no cumplimiento de las expectativas que se depositaron sobre ellos.

Dynamics GP cubrió las expectativas técnicas y la forma de trabajo respecto a la información. "La integración con el entorno Windows y Office es tema clave para que la gente pueda sacar el máximo provecho de la solución; la familiaridad respecto al uso del sistema y la extracción de información del mismo por parte de nuestra fuerza de trabajo, fue un factor muy importante en la decisión que tomamos. Todo esto, más la confianza en Microsoft, hizo que nos volcáramos por Dynamics GP. Nuestra empresa se siente tecnológicamente identificada con Microsoft y nos sentimos muy cómodos por su respuesta y nos vemos muy bien proyectados a futuro" agrega Ariel Saenz, Vice-presidente de Santiago Saenz SA.
Otro de los factores que influyeron en la decisión, fue la utilización que Microsoft hace de estándares aceptados por todo el mundo, lo que beneficia en la existencia de mayor disponibilidad de recursos humanos capacitados en la mayor cantidad de productos compatibles.

La escalabilidad y modularidad ofrecida por Dynamics GP, fueron dos razones de peso en la elección de la solución. El crecimiento previsto de la empresa, así como también las contingencias de un exigente y cambiante mercado, hicieron de estas dos características un adicional que agrega valor a futuro y que fueron previstas por el Project Leader al momento de evaluar los distintos productos.

La Solución atravesó tres etapas, una de trabajo previo, la implementación en si misma y una fase de post implementación, lográndose cumplir con todos los objetivos propuestos en cada una de ellas.
Fue un trabajo conjunto entre Santiago Saenz S.A. y Artware, partner que tuvo a cargo la implementación de la solución, entre quienes crearon un equipo que a la postre fue la clave que permitió el éxito de todo este proceso. El fuerte apoyo y firme decisión de implementar un nuevo sistema, por parte de la dirección, fue también un factor clave en el éxito del proyecto. En este sentido fue fundamental la visión de Ariel Fabián Saenz, vicepresidente de la empresa, quien fue el primero en impulsar el cambio.
También, y en relación a este último aspecto, Artware fue esencial a la hora de implementar la solución, y en este sentido Daniel Cantore, Director Comercial de Artware, comenta: "el software es una de las patas que integró la solución porque, a diferencia de otro tipo de productos, lease un servidor por ejemplo, cuando se implementa un ERP existe una segunda pata que tiene que ver con los procesos, con el seguimiento de la implementación y la inclusión de buenas prácticas, y aquí la persona clave fue Ricardo Machado el lider del proyecto del lado de la empresa". En definitiva, el éxito de la implementacion radicó en el trabajo conjunto y coordinado entre ambas partes, quienes supieron planificar, ejecutar y cumplir con los tiempos y formas estipulados de manera eficiente, de modo que producto y procesos se amalgamaran en una solución completa para las necesidades de la empresa.

En una primera etapa se implementaron los módulos de cuentas por cobrar, por pagar, inventario, compras, ventas y los aspectos financieros, y en un segundo momento se incorporó el de manufactura.

"Con Dynamics GP contamos con información confiable e integrada, antes simplemente se la intuía. Ahora, la toma de decisiones de negocios, se basa en datos concretos y validados. Esto implicó un cambio muy importante en la forma de trabajo" agrega el Project Leader como valor fundamental en el negocio, aportado por la solución.

Beneficios

Los beneficios experimentados pueden dividirse en dos grupos:
Por un lado, aquellos que pueden medirse concretamente, y entre ellos cabe mencionar la reducción del 25% en el proceso de ventas, y la reducción de 2 días en los plazos de entrega.
El inventario actual contempla la totalidad de la mercadería con una exactitud del 98%, mientras que con el sistema anterior, sólo se controlaba el 40%, de forma manual, y con una precisión del 70%. “También redujimos la antigüedad de las cuentas por cobrar en un 10%, que se traduce en la posibilidad de dar mayor crédito a los clientes porque podemos controlar este tema mucho mejor y más fácilmente gracias a Dynamics” acota Machado.
La trazabilidad en los reclamos de clientes, también se vio mejorada; lo que antes demoraba 48 hs. para comprender la problemática o suceso en cuestión, hoy tan sólo requiere de un clic en el sistema.
En el aspecto compras, se evidenciaron también importantes progresos, tal como los que describe el Project Leader: "Antes, el sistema sólo registraba las compras en relación a las materias primas, ahora el 100% de los ítems es gestionado con Dynamics, sea una lapicera, una computadora o la materia prima obviamente".
. Hoy día, la empresa dispone de un balance de gestión mensual a los cinco días de finalizado cada uno de ellos y otro de presentación, con frecuencia trimestral.

El tiempo requerido para la capacitación de nuevo personal en el uso de la solución, se ha reducido en un 20%, y con un alto grado de eficiencia en su utilización.

Por otro lado, no son menos importantes los beneficios no mensurables que se obtuvieron; en palabras de Machado: "Un aspecto positivo que resulta común a todos los usuarios que interactúan con la solución, es la disponibilidad de información. Ellos pueden obtenerla de manera muy rápida en todas las áreas de la empresa, y es percibido como uno de los puntos fuertes". Esto hace que cada sector pueda realizar mejor sus controles de tareas y procesos, sus mediciones y estadísticas, lo que posibilita realizar una verdadera gestión y consecuentemente, tomar mejores decisiones. Estos beneficios en su conjunto, si bien no pueden medirse cuantitativamente, inciden de manera positiva en el crecimiento de la empresa. Existe el pleno convencimiento que de haber mantenido la plataforma de sistema anterior, la empresa no hubiera podido crecido como lo hizo.

Es importante comentar la prolija y destacada labor de Artware, el partner que llevó adelante esta exitosa implementación. Al respecto, el Project Leader comenta: "el respaldo de Artware, su presencia ante todo inconveniente que pudo presentarse durante la implementación, fue de suma importancia. Siempre estuvieron dispuestos y esto no es un detalle menor dentro de un proceso donde este aspecto cobra mucha relevancia".
Finalmente, Ricardo Machado sintetiza los beneficios obtenidos de la siguiente manera:
"Dynamics GP ha hecho que tratemos esta solución como si fuera propia, lo adaptamos y lo hicimos responder de acuerdo a nuestras propias necesidades, y esto nos va a dar ventajas competitivas notables, no creo que otra solución nos hubiese dado estas facilidades. Gracias a su escalabilidad y modularidad, estamos seguros que tenemos Dynamics GP para muchos años".