Con una red de ductos de aproximadamente 6 000 kilómetros, Transredes S.A. es la empresa de transporte de hidrocarburos (petróleo crudo, GLP, y condensado) más importante de Bolivia y una de la mayores de América Latina. El sistema de gasoductos y oleoductos atraviesa 7 departamentos, más de 89 municipios y aproximadamente 600 comunidades, llegando hasta los mercados internos de Bolivia y externos del Brasil, Argentina y ultramar vía Chile.

A raíz de las distintas transformaciones que vivió el país durante el 2006, la empresa se vio restringida en el programa de capacitación de sus recursos humanos. A fines del mismo año, se comenzaron a retomar tareas como éstas a partir de una serie de objetivos en busca de opciones no tradicionales y prácticas. Jorge Taborga, Gerente de Recursos Humanos de Transredes comenta que “las capacitaciones externas no siempre eran uniformes, se dependía mucho de la institución y de las personas que capacitaran”. Al mismo tiempo, agrega que “otra desventaja era que nuestros empleados tenían que salir de la oficina e ir a algún otro lugar de la ciudad o de otra ciudad, para tomar los cursos. Esto aumentaba el costo y la cantidad de tiempo que había que dedicarle a las capacitaciones, y muchas veces se cruzaban con los horarios de oficina”.

Ante esta situación, Transredes decidió la implementación de una plataforma de e-learning basada en soluciones Microsoft, sobre un servidor Windows 2003 y base de datos SQL 2000, a fin de contar con una solución de capacitación en temas de IT y software sin afectar la producción diaria. “El objetivo era buscar una alternativa que sea mucho más manejable desde el punto de vista de la empresa, que signifique una importante oportunidad para la reducción de costos” relata Jorge Taborga. Por otro lado, destaca que resultaba fundamental que la plataforma “permitiera hacer una capacitación hacia adentro de la empresa, antes que ir a buscar proveedores externo”. Desde el punto de vista de IT, uno de los aspectos en que las entidades de la empresa se concentraron “es el de dar mayor valor agregado a las herramientas con las que ya disponemos y así aprovechar para darle un mayor nivel de utilidad a los usuarios”, asegura Marialy Vaca Diez, Gerente de Tecnología Informática.

La plataforma E-Learning se encuentra funcionando en la empresa de forma efectiva desde el mes de junio de 2007. En octubre de 2006 los especialistas IT de la empresa ya se encontraban evaluando esta posibilidad, teniendo en cuenta que sus empleados solicitaban a menudo instrucción en Office, Windows, Project y Visio, entre otros. Simultáneamente se buscó dar flexibilidad a los tiempos requeridos para la formación. En ese sentido “la idea implementada es tener esta plataforma siempre disponible on-line para todos nuestros empleados, de forma que ellos puedan autocapacitarse según sus necesidades y posibilidades” comenta el Gerente Recursos Humanos de la empresa. Como no siempre el tiempo del que dispone el empleado le permite tomarse tiempo para la capacitación “con esas soluciones va a su ritmo y cierra sus brechas de una forma más efectiva”, resume Jorge Taborga. “La idea del proyecto es que el usuario busque su propia capacitación” completa Marialy Vaca Diez.

Antes de la implementación, cada uno de los cursos que debían tomar los empleados requería de una gran tarea por parte del área de recursos humanos. Luego de la implementación de E-Learning, la capacitación para los 450 empleados de la empresa se realiza en forma sencilla y ágil reduciendo los tiempos de logística, permitiendo la organización de cursos externos, la documentación posterior, verificaciones de asistencia, o conseguir certificaciones. “Entonces se tiene un ahorro de tiempo al principio del proceso, porque ya no hay que organizar esos cursos, y al final, porque tampoco hay que actualizar los perfiles y documentación de los empleados” resalta el Gerente de RR.HH. de la empresa, y completa, “hay un fuerte ahorro en materia de tiempo”.

La nueva plataforma implementada en la empresa de transporte de hidrocarburos ha permitido nuevos y más efectivos métodos evaluativos. Tanto el área de IT como la de recursos humanos, logran así, coordinar sus actividades para realizar un seguimiento a la ejecución de las capacitaciones, los exámenes que se van dando on-line, y así medir el grado de aprendizaje alcanzado por los empleados. “Esto es vía web y los usuarios pueden generar reportes de avance de los cursos fácilmente, ver cuánto tiempo el empleado ha invertido en cada curso, y si han tomado exámenes, incluso cuál es la puntuación que ha alcanzado cada alumno” destacan desde el área de recursos humanos.

A futuro la empresa tiene pensado incorporar los servicios de HUP (Home User Program) y EPP (Employee Purchase Program) de Software Assurance, a fin de obtener diversos beneficios –como descuentos y demás- para la adquisición de productos de mayor productividad de Microsoft.

Uno de los beneficios que más se destacan desde la empresa es la de disponibilidad, ya que en cualquier momento se puede acceder, de acuerdo a los tiempos que maneje el empleado. De este modo, se pueden dar los exámenes cuando el alumno se siente preparado, sin la obligación de hacerlo en una semana o en un mes. “La mayor ventaja es que todo se hace in-house y así no se desperdicia tiempo de proceso en áreas como IT o RRHH, ni el tiempo de las personas en horarios de trabajo” resalta el Gerente de Recursos Humanos.

Para la empresa también es importante resaltar, la posibilidad que la herramienta otorga en cuanto al aseguramiento de una base estable de calificación en sus empleados. Jorge Taborga destaca que la plataforma Microsoft de E-Learning “es bastante interactiva y tiene una interfaz de usuario amigable, está hecha para todo tipo de usuarios, tanto para aquellos que quieran refrescar sus conocimientos, como para aquellos que están empezando; se tiene un producto estándar que asegura información de calidad para todos los empleados”.

Los directivos también apuntan a que el proyecto impacte en el área de soporte técnico, dado que se espera una reducción de atenciones a problemas de menor grado de los usuarios. Tales consultas pueden darse por desconocimiento de operaciones básicas y “deberían dejar de existir en el tiempo a medida que los empleados se vayan capacitando”, como comentan en el área RRHH. Con este tiempo disponible, el personal de sistemas puede dedicarse a sus tareas específicas.

Allí es donde se centra el núcleo del proyecto, cuyo objetivo es lograr un mejoramiento en la calidad de sus empleados. “La plataforma de E-Learning es bastante funcional, ya que permite a mucha gente, que por su nivel o por su rol, puede darle un poco de vergüenza admitir que tiene una falencia, apuntalar esa debilidad sin ningún problema, haciéndolo en el tiempo que el empleado lo crea más conveniente” resume Taborga.