Farmacity

"Al comparar los costos de licencias, soporte y mano de obra Microsoft superó ampliamente a Linux", Gustavo Sagasti, Director de Sistemas, Farmacity.

Farmacity es la primera cadena de farmacias de Argentina en ofrecer medicamentos y productos de uso personal en un mismo local. A pesar de que el crecimiento de Farmacity es una prueba evidente de su éxito, la infraestructura tecnológica, que se estaba tornando obsoleta, se había convertido en un obstáculo para el crecimiento futuro. La administración de múltiples dominios y el control de las computadoras de escritorio distribuidas en múltiples sitios, sin contar con un punto de control central, constituían una carga adicional para el personal de Sistemas, y además absorbían recursos que deberían dedicarse al negocio principal de la empresa. Una vez que descartó Linux, Farmacity actualizó sus sistemas e implementó el software de servidores integrado Microsoft® Windows Server System para simplificar sus infraestructura de TI, con lo que redujo el tiempo de administración de la red en un 30 %. Además, el servicio Active Directory® en Microsoft Windows ServerTM 2003 y las configuraciones de Group Policy simplificaron la administración de identidades y de las computadoras de escritorio, aumentaron la seguridad de la red y redujeron el tiempo de implementación de parches en un 50%.

Situación

Farmacity es la primera cadena de farmacias minoristas de Argentina que ofrece una amplia gama de productos para el cuidado pesonal como también productos de belleza, oftalmológicos, alimenticios y también medicamentos. Sus 50 locales, ubicados en las principales avenidas y barrios de Buenos Aires, también venden la marca Farmacity, que ofrece productos para el cuidado de la salud efectivos en función de los costos y que diferencian a la empresa en el mercado de la venta minorista de medicamentos y productos para el cuidado personal, un segmento relativamente nuevo en la Argentina.

Desde 1997, Farmacity ha crecido rápidamente en este mercado en comparación con las farmacias argentinas tradicionales que únicamente venden medicamentos. "Nuestro plan de negocios contempla la apertura de 14 nuevos locales este año", dice Gustavo Sagasti, Gerente de Sistemas de Farmacity. "Sin embargo, los beneficios de nuestra expansión se veían anulados por un software de administración de infraestructura informática desactualizado, costoso e ineficiente".

"Windows Server 2003 les ofrece a las empresas medianas como Farmacity una amplia gama de ventajas que incluyen desde una fácil implementación hasta una administración eficaz en función de los costos" Alejandro Ponicke, Gerente técnico de Advanced Software.

a infraestructura tecnológica de la empresa estaba formada por el sistema operativo Microsoft® Windows NT® Server versión 4.0, Microsoft Exchange Server versión 5.5, y Microsoft SQL ServerTM. La topología de dominios de Windows NT 4.0 constaba de un dominio para cada local y uno para la casa matriz. Cada local tiene seis desktops, entre las que se cuentan tres cajas registradoras y un servidor. Las 500 desktops de Farmacity utilizaban el sistema operativo Mirosoft Windows® 98 y el paquete de productividad StarOffice, junto con aplicaciones de Línea de negocios (LOB, por su sigla en inglés) desarrolladas en forma interna.

La administración de 50 dominios y sus relaciones de confianza bidireccional con la casa matriz representaba una ardua tarea para el personal de TI. El departamento de TI también se esforzaba por controlar el problema de seguridad causado por la gran cantidad de empleados que modificaban frecuentemente las configuraciones de las computadoras de escritorio y que además iban rotando de local en local. "Configurar usuarios, crear o cambiar las autorizaciones y trasladar las autorizaciones de los usuarios cuado pasaban a un local diferente implicaba una gran cantidad de trabajo manual," afirma Sagasti. "También teníamos que implementar manualmente los parches de seguridad y las optimizaciones de funcionalidades en los servidores remotos."

La empresa necesitaba una infraestructura de TI que no hiciera necesario aumentar la cantidad de personal para brindar soporte al negocio en expansión. "Queríamos una plataforma extensible con más escalabilidad y herramientas de administración centralizadas para administrar nuestro crecimiento, pero no podíamos afrontar mayores costos operativos de TI", agrega Sagasti.

Solución

Como parte de su proceso de investigación para actualizar y optimizar su plataforma de TI, Farmacity asistió a una presentación sobre el sistema operativo Microsoft Windows ServerTM y Microsoft Exchange Server 2003. En esta presentación, brindada por Advanced Software y auspiciada por Microsoft Cono Sur, la empresa se asombró al conocer las oportunidades de reducción de costos que ofrecían estos productos, que forman parte del software integrado de la infraestructura del servidor Microsoft Windows Server System .

"Una solución basada en Windows Server System ofrecía muchas formas de reducir la complejidad de nuestra infraestructura. Estábamos muy entusiasmados con la herramienta Group Policy y con la posibilidad de aplicar una metodología basada en políticas para administrar nuestra red y controlar nuestras computadoras de escritorio (desktops)", afirma Sagasti. "También logramos ahorros en la administración de correo a través de la perfecta integración de Active Directory® con Exchange Server 2003."

Farmacity también analizó soluciones de código abierto. Sin embargo, al comparar los costos de Linux con los productos de Microsoft se confirmó su percepción inicial.
"Después de que Microsoft demostrara su flexibilidad al adaptar los acuerdos de licencia existentes para satisfacer nuestras necesidades de negocios comparamos los costos de licencias, soporte y personal, y Microsoft superó ampliamente a Linux," dice Sagasti. "Dado que somos una empresa mediana tenemos que poder confiar en un socio tecnológico que nos brinde soporte personalizado para el largo plazo. En el caso de Linux, está la tecnología, pero no hay ninguna empresa que le brinde respaldo".

Farmacity recurrió a Advanced Software para la capacitación y el testeo, y para el asesoramiento general sobre la implementación de su nueva solución basada en Windows Server System. El Gerente Técnico del proyecto, Alejandro Ponicke, de Advanced Software, ajustó el Microsoft Operations Framework para adaptarlo a las necesidades de Farmacity y se ganó la confianza total de la empresa ya que llevó a cabo una optimización y actualización sencillas y sin inconvenientes de Windows NT 4.0 a Windows Server 2003. "Advanced Software demostró entender claramente nuestras necesidades de negocios y trabajó en estrecho contacto con nosotros para implementar la solución con un mínimo de tiempo de parada de sistemas", recuerda Sagasti. "Advanced Software nos brindó una capacitación excelente, por lo que pudimos realizar la optimización y la actualización con muy poca supervisión".

El equipo de Farmacity IT comenzó migrando los servidores de la empresa a Windows Server 2003 en la casa matriz y luego optimizó los servidores de cada local in situ. La empresa también migró de Exchange Server 5.5 a Exchange Server 2003; optimizó y actualizó sus PCs instalando el sistema operativo Windows XP Professional; y reemplazó StarOffice por Microsoft Office 2003 Professional Edition, un conjunto de herramientas de productividad que les resultaba más familiar a sus empleados. Windows Server y el servicio Active Directory , un componente de Windows Server, ayudaron a Farmacity a simplificar su diseño estructural llevándolo a un solo dominio, y a organizar sus locales geográficamente dispersos sobre la base de unidades de organización.

Beneficios

Desde que implementó el software Windows Server System, Farmacity logró una infraestructura más eficiente así como mayor seguridad, escalabilidad y productividad de los usuarios finales. Ponicke señala que "Windows Server 2003 les ofrece a las empresas

"La solución basada en Windows Server System redujo en un 30% el tiempo necesario para administrar nuestra red. También aumentó la productividad de nuestro personal de TI al automatizar las tareas repetitivas que antes se realizaban en forma manual." Gustavo Sagasti, Gerente de Sistemas de Farmacity.

medianas como Farmacity una amplia gama de ventajas que van desde una fácil implementación hasta una administración eficaz en función de los costos. Con Windows Server System Farmacity pudo tomar como base su infraestructura existente utilizando herramientas ya conocidas para reducir el costo total de propiedad y aumentar la eficiencia operativa" .

Sagasti está de acuerdo: "Desde que implementamos la plataforma Windows Server System estamos viendo mejoras en la productividad de los usuarios finales en todos los niveles de la organización, desde los gerentes de cada local hasta los administradores de TI en la casa matriz".

Menores costos de Administración; Mayor Productividad
El equipo de Farmacity IT utilizó Active Directory para rediseñar la red de la empresa en base a un modelo de unidades de organización (UO) que define grupos lógicos de usuarios y computadoras. Al elegir un modelo de UO Farmacity puede administrar objetos individuales (usuarios, aplicaciones de software o dispositivos) asignando configuraciones de Group Policy. Por medio de las configuraciones de Group Policy y la Group Policy Management Console, los administradores de sistema de Farmacity ahorran tiempo ya que realizan tareas administrativas para un grupo completo de una sola vez, en lugar de tener que llevar a cabo dichas tareas para cada usuario o computadora de escritorio en forma individual.

El sistema operativo Windows XP Professional complementa esta administración basada en políticas y libera a Farmacity de la tarea manual de reinstalar las configuraciones de los usuarios cuando estos rotan de local. Las funcionalidades de soporte para usuarios móviles de Windows XP Professional se complementan con las funcionalidades de Folder Redirection (Redireccionamiento de Carpetas), Offline Folders (Carpetas fuera de línea) y Roaming Profiles (Perfiles Móviles) de Windows Server para garantizar que los empleados de Farmacity siempre tengan acceso a sus carpetas y perfiles sin importar a través de cuál de las computadoras de la red se conectan.

"La solución basada en Windows Server System redujo en un 30% el tiempo necesario para administrar nuestra red," dice Sagasti. "También aumentó la productividad de nuestro personal de TI al automatizar las tareas repetitivas que antes se realizaban en forma manual. Por otra parte, la combinación de Exchange Server 2003 y Active Directory nos ayudó a simplificar la administración de los buzones de correo. La productividad de los usuarios finales aumentó ya que Exchange Server 2003 y Office Professional Edition 2003 redujeron el 'spam' en un 50% , con lo que los empleados ya no necesitan perder tiempo limpiando sus bandejas de entrada. Nuestros usuarios están mucho más satisfechos con Office Professional Edition 2003 que con StarOffice, dado que ahora tienen una interfaz conocida, lo que además nos permitió reducir el tiempo de capacitación".

Mayor Seguridad de Red y mejor Administración de Desktops
Una de las mayores desventajas que presentaba la solución anterior era la falta de un punto centralizado de control de toda la infraestructura de TI de la empresa. Esto impedía controlar las computadoras de escritorio y afectaba la seguridad. A través de Active Directory, Farmacity puede administrar en forma centralizada los clientes y servidores que utilizan Windows por medio de una sola interfaz uniforme de administración, que brinda una nueva visibilidad de toda la red y simplifica la administración de identidades. Ahora, los administradores están usando Active Directory y las funcionalidades de distribución automática de software de Group Policy para implementar de manera rápida y sencilla las optimizaciones de software y los parches de seguridad críticos en los servidores distribuidos por toda la empresa.

"Redujimos en un 50 por ciento como mínimo el tiempo que lleva instalar en la red los parches de seguridad y las optimizaciones de sistema operativo recibidos de Microsoft Software Update Services", comenta Sagasti. "Ahora tenemos la tranquilidad de saber que todo nuestro sistema está utilizando el software antivirus más actualizado". Además, con Windows XP Professional en las computadoras de escritorio, Windows Update garantiza que las actualizaciones de seguridad clave lleguen a todos los usuarios, que de esta manera mantienen actualizados sus sistemas.

Con una integración completa que abarca desde el front end hasta el back end, nuestra solución basada en Windows Server System se integra perfectamente con nuestras aplicaciones de negocios para permitir el crecimiento futuro, al tiempo que se reducen los costos."