Instituto Nacional de Normalización

Luego de una frustada implementación de Linux, el Instituto Nacional de Normalización (INN) volvió a optar por Microsoft para mejorar sus comunicaciones.

El organismo gubernamental migró Microsoft Windows Server y Exchange 2003 como solución a su problemática de comunicación y acceso a la información, tanto dentro como fuera de la institución. A partir de ello, logró incrementar la seguridad de sus sistemas y la productividad de sus empleados.

Situación

El Instituto Nacional de Normalización (INN), es una fundación de derecho privado, sin fines de lucro, creado por CORFO (Corporación de Fomento de la Producción), que contribuye al desarrollo productivo del país fomentando el uso de la metrología (relacionado con las unidades de medidas de las áreas físicas, químicas y otras aplicaciones analíticas) y de las normas técnicas por parte de entidades públicas y privadas, y acreditando a las empresas y organismos de certificación.

Forma parte del Sistema Nacional de Calidad en Chile y representa al país ante la ISO.

Su misión es apoyar al sistema productivo nacional y a distintos agentes del mercado en sus esfuerzos por mejorar la calidad de los productos y servicios que existen en el país estimulando el mayor uso de la normalización técnica.

Para poder seguir contando con la posibilidad de actualización tecnológica, y en busca de mejoras y nuevas funcionalidades, el INN necesitaba realizar un Upgrade en su tecnología informática que hasta Junio de 2006 contaba con servidores basados en Microsoft Windows NT 4.0 y Exchange 5.5. "La obsolescencia de los sistemas, nos ocasionaba todo tipo de impedimentos relacionados con antivirus para servidor, parches de seguridad, ya que no había nadie que soportara NT 4.0. Necesitábamos contar con nueva tecnología de Microsoft" comenta Leda Avendaño, Jefa de Informática del INN.

Adicionalmente el instituto había adquirido nuevas máquinas en el año 2005 que no podían ser explotadas en su real potencial debido a que el sistema operativo no podía ser corrido en ellas.

A fines del año 2005 el INN evaluó la posibilidad de migrar hacia Linux, pero ese proyecto fracasó debido a que la empresa que resultó adjudicataria para su implementación, no cumplió con las fechas estipuladas, parámetros exigidos y pruebas de rigor para su implementación. Al respecto, Avendaño comenta: "Cuando ya estábamos inmersos en el proceso de implementación de Linux, nos dimos cuenta que había cosas que no funcionarían como nosotros queríamos, mientras que la empresa nos había dicho que no iba a haber problema alguno y que todo funcionaría como antes. Por ejemplo, nosotros teníamos Exchange con Outlook, y queríamos seguir sosteniendo el cliente de correo en nuestros escritorios, y si bien se había implementado un producto similar que simulaba a Exchange del lado del servidor, la comunicación entre ambos no funcionaba. Finalmente anulamos la licitación y volvimos a las conversaciones con Microsoft".

Queda expuesto de esta manera, que el problema más importante que experimentaba INN radicaba en la administración del correo electrónico dentro del universo de usuarios que precisaban hacer uso del mismo, ya sea desde el punto de vista de las personas que debían trabajar con él en el día a día, como del departamento de tecnología, quien debía colocarlo a disposición de los empleados en las mejores condiciones y a su vez, simplificar y optimizar su administración. En este sentido Avendaño comenta: "Experimentábamos diversos problemas concretos respecto a nuestro correo. Teníamos problemas en la limitación de cuota para nuestros usuarios, la misma era muy pequeña y quedaba limitada solamente a unos 30 Mb; no podíamos implementar la opción OWA".

En este último aspecto, INN cuenta con un grupo de auditores, quienes mayoritariamente desarrollan sus tareas de manera externa; las que comprenden, entre otras, la supervisión de los organismos ya acreditados, la coordinación con organismos gubernamentales para la acreditación en el área reglamentaria, etc., y acerca del perfil laboral de los auditores, Avendaño acota: "Los evaluadores, al hacer sus auditorias, pueden llegar a pasar una semana fuera de sus oficinas y con los sistemas con que contábamos, no tenían acceso a sus correos".

Otro de los problemas que experimentaba el INN estaba relacionado con la seguridad, debido a que la solución antivirus con la que contaba, en sus sucesivas actualizaciones, dejó de soportar a Microsoft Exchange 5.5, por lo que se comenzaban a tener graves riesgos de vulnerabilidad en el sistema de correo, además de grandes dificultades para el control del correo basura.

Solución

Llegado este punto, es importante recordar que el Instituto Nacional de Normalización es una repartición oficial, por lo que para Microsoft se trata de una entidad gubernamental y es por ese motivo que volvieron a iniciarse las gestiones para la implementación en el organismo, de una solución fundada en un modelo de licenciamiento basado en las necesidades del INN: "En Microsoft conocían nuestra historia y ya les habíamos pedido ayuda anteriormente, ya que nosotros no contábamos con financiamiento suficiente y las licencias resultarían muy costosas, a lo que debíamos agregar el costo de la implementación, es decir el proceso de la migración completa" comenta Avendaño respecto a la dificultades económicas que debía afrontar el organismo.

"Cuando ya estábamos inmersos en el proceso de implementación de Linux, nos dimos cuenta que había cosas que no funcionarían como nosotros queríamos. Se había implementado un producto similar que simulaba a Exchange del lado del servidor, pero la comunicación entre ambos no funcionaba. Finalmente anulamos la licitación y volvimos a la plataforma Microsoft." Leda Avendaño Jefa de Informática del INN

De este modo, y respecto a los productos involucrados, las licencias tuvieron el descuento que normalmente se efectúan a las reparticiones gubernamentales y por otro lado se incluyó el soporte técnico de Microsoft sin costo alguno para realizar la migración de servidores completa de los sistemas.

Bajo estas condiciones económicas, se migraron los servidores a plataforma Microsoft Windows Server 2003 y a Exchange Server 2003, manteniéndose los escritorios con una mezcla de Microsoft Windows 2000 y XP.

Con Microsoft Windows Server 2003 se logró mayor rapidez y un incremento en los aspectos relacionados con la seguridad, proporcionando una infraestructura integrada que ayuda al intercambio fiable de información, reduciendo los recursos destinados a su administración, brindando herramientas flexibles que ayudan en todos los aspectos relacionados con la configuración y optimización de la red corporativa, reforzando las políticas de acceso de sus usuarios y simplificando las actualizaciones, a la vez de mantener los gastos del área en niveles razonables.

Mientras tanto, con Microsoft Exchange Server 2003, se ha mejorado considerablemente el acceso al correo electrónico tanto desde dentro como desde afuera del organismo (vía OWA), dando a los usuarios móviles un medio seguro con el que interactuar con la información interna de la institución y un fácil acceso al correo corporativo; todo esto, dentro de un entorno de mayor seguridad y confiabilidad. Microsoft Exchange Server 2003 le ha proporcionado a INN mejores herramientas en caso de precisar un sistema rápido de recuperación ante un imprevisto (corte energético, fallas en el hardware, etc.) y un mejor desempeño debido a la optimización de la distribución de la memoria.

Pero el cambio más importante que se realizó fue la inclusión de Active Directory, que le proporcionó a INN una mejor administración de las identidades de sus usuarios, a la vez de controlar las directivas y políticas de seguridad, optimizando el acceso a los recursos del organismo.

Beneficios

Luego de la implementación de la solución, INN pudo contar con una plataforma moderna de trabajo, integrada por un software vigente y actualizado que le permite utilizar el soporte técnico que brinda Microsoft. Windows Server y Exchange 2003 combinados, dieron una respuesta satisfactoria a los inconvenientes suscitados con la implementación de la solución basada en Linux.

"Hemos solucionado por completo el problema que teníamos con el correo electrónico, tanto en la limitación de capacidad, como en la posibilidad del acceso por fuera de la institución mediante la implementación de OWA." Leda Avendaño Jefa de Informática del INN

Toda solución relacionada con la seguridad, ya sea antivirus, software de control de spamming o cualquier otro desarrollo, es soportada sin inconvenientes por la plataforma. Pero fundamentalmente, se atacó el grave problema de administración de correo electrónico, herramienta clave para el organismo como se menciona anteriormente. "Hemos solucionado por completo el problema que teníamos con el correo electrónico, tanto en la limitación de capacidad, como en la posibilidad del acceso por fuera de la institución mediante la implementación de OWA", comenta Avendaño respecto al centro de la problemática de INN. De esta forma, las cuotas asignadas a los usuarios pueden fácilmente ser asignadas ahora desde Active Directory de acuerdo a las necesidades de cada uno de los empleados o autoridades; y agrega la Jefa de Informática: "La cuota que inicialmente era de 30 MB., ahora es como mínimo de 100 MB, pero la mayoría dispone de 500 MB. Esta solución nos permite distribuir y balancear eficientemente la capacidad y nuestros recursos; por ejemplo el Director Ejecutivo, por sus intensas necesidades de comunicación e intercambio de correo, dispone de 1 GB, mientras que otros empleados tienen 300 o 100 MB. y esto es variable de acuerdo a la forma en que se encuentre tipificado el trabajador. O sea, antes, no sólo teníamos una cuota de asignación de espacio en disco rígido muy baja, sino que no podíamos establecer diferencias; para todos era la misma y eso era realmente un problema muy serio para nosotros".

Las mejoras en las comunicaciones tuvieron un correlato en el trabajo colaborativo y al respecto Avendaño comenta: "La posibilidad que OWA esté operando en la organización, nos ha permitido que la gente se pueda conectar desde afuera, desde su casa, por razones laborales, o por estar haciendo un curso fuera, en Santiago, o en otro país, en ocasiones hasta dos semanas. En ocasiones, aquí dentro de la organización, ni siquiera nos damos cuenta que esa persona está fuera, porque sigue recibiendo y respondiendo los correos de forma normal, tal como si estuviese trabajando en la oficina contigua".

Pero los beneficios no solamente se limitaron a las nuevas posibilidades y capacidades experimentadas y descritas hasta aquí, INN tuvo reales ahorros en costos de implementación por el aporte de asistencia técnica brindado por Microsoft en relación a la implementación de la solución, y respecto a este tema, Avendaño comenta: "Aparte del aumento de capacidades, hemos ahorrado mucho dinero en cuanto al licenciamiento de software por ser una institución gubernamental, y por el tratamiento que Microsoft tiene respecto a esta situación. Nos ayudaron mucho con la asistencia técnica y estimamos que en ese concepto, seguramente ahorramos entre 1,5 y 3 millones de pesos chilenos (entre 2.800 y 5.700 dólares aproximadamente)".