Municipalidad de La Calera

A través del levantamiento de procesos y la rápida implementación de una solución de comunicación y colaboración en toda la municipalidad, los beneficios fueron inmediatos. Los funcionarios cuentan ahora con herramientas que les permiten interactuar y compartir información con sus grupos de trabajo en forma más rápida, eficiente y segura. Además, la administración de la infraestructura tecnológica requiere de menos esfuerzo y permite predefinir los diferentes roles con sus respectivos niveles de seguridad y uso del software.

Situación

En el año 2001, la Ilustre Municipalidad de la Calera creó el Departamento de Gestión para ordenar las áreas financieras e informáticas de la institución, las cuales en esos momentos no se encontraban bien definidas en cuanto a su coordinación y funciones. Dado que estas áreas son vitales para contar con la información necesaria para realizar un correcto diagnostico en la toma de decisiones, este nuevo modelo de gestión ayudaría a superar el déficit de presupuesto de $ 219 millones que tenía la Municipalidad en ese momento. En el año 2004 el municipio presenta un superávit de aproximadamente $ 109 millones, que le permiten realizar una inversión en proyectos de infraestructura, desarrollo social, seguridad, educación y salud con fondos propios para mejorar la calidad de vida de los habitantes de la comuna.

Tras una fuerte política de reducción de costos, se detectó que uno de los principales problemas que los aquejaba era la falta de comunicación que había entre la alcaldía y las distintas áreas que cuenta el municipio, lo que incide directamente en la labor realizada por los funcionarios.

"Dada las dificultades de comunicación, no todos podían entregar la información relevante para la toma de decisiones, que llevaba a una descoordinación entre las políticas alcaldicias o de la alta gerencia del municipio y las de cada departamento, por lo anterior las decisiones se tomaban entre unos pocos y éstas, a su vez, no llegaban a los cargos medios para que dieran su opinión", explica Claudio Monardes, Coordinador de la Unidad de Gestión del Municipio.

En ese entonces sólo había 20 computadores de trabajo que operaban con Windows 98 y sin su licencia respectiva. Existía además la preocupación de cumplir con las leyes y normas de propiedad intelectual y como ente gubernamental era necesario dar el ejemplo con una plataforma tecnológica completamente licenciada. Además de sumarse a las iniciativas gubernamentales en cuanto a tratados de Libre Comercio como los firmados con Estados Unidos y la Unión Europea entre otros, que como norma enfatizan sobre los temas de propiedad intelectual.

Los usuarios no sacaban provecho de Microsoft Office y los documentos se encontraban repartidos por todas partes lo que obstaculizaba el compartirlos. Además la antigua plataforma y tecnología usada en la municipalidad, permitía el acceso de cualquier persona a los computadores de trabajo dejando datos relevantes a su suerte. Otro problema era que el envío de información al alcalde, no era unificado y el manejo de su agenda no era eficiente. En resumen, la inversión hecha en tecnología y los recursos municipales no eran bien aprovechados.

Solución

A raíz de esta problemática decidieron buscar una solución tecnológica que les permitiera crear nuevos y mejores canales de comunicación, optando por Microsoft como socio estratégico. "Evaluamos todas las alternativas posibles, incluyendo LINUX, pero decidimos trabajar con Microsoft porque nos ofrecía mejores costos y mayor valor" explica Monardes.

Después de una evaluación conjunta entre la Municipalidad y Microsoft sobre estas problemáticas, se llegó a un acuerdo de colaboración para mejorar la eficiencia de la Municipalidad a través de una solución que permitiera:

• Compartir y colaborar con otros miembros de la Municipalidad gracias a la utilización de herramientas de productividad familiares y utilizando recursos centralizados con mayor efectividad.
• Tomar decisiones más informadas gracias a la construcción de portales y repositorios de documentos.
• Incrementar la eficiencia de los equipos utilizando soluciones con tecnología de seguridad mejorada para compartir información.
• Administrar racionalmente la utilización de los recursos tecnológicos (computadores, acceso Internet, instalación de software, etc.) de manera simple, segura y a bajo costo.
• Tener como resultado una Municipalidad que responda más rápidamente a las demandas de la comunidad y a las nuevas oportunidades que emerjan.

Para hacer realidad esta visión la Municipalidad adquirió en Mayo del año 2003, la solución de Microsoft Office System, la cual instalada junto a un plan de implementación y capacitación les permitió afrontar este desafío.

"Una municipalidad se maneja como una empresa, por lo que tiene que estar bien administrada. Con estas soluciones superaríamos las deficiencias de coordinación, papeleo y burocracia, para así dedicarnos a cumplir con nuestro rol social de atender de mejor forma a la comunidad y mejorar su calidad de vida", aseguró el alcalde Roberto Chahuán.

El municipio ha realizado una inversión en investigación, tecnología y desarrollo a la fecha, de aproximadamente de $ 200 millones de pesos, que representa un 8% del presupuesto municipal que es de aproximadamente $ 2.500 millones de pesos, cifra muy superior a la inversión realizada por empresas tanto públicas y privadas en investigación y desarrollo. Hoy, según Monardes, "esto se ha traducido en un ahorro del 10% de los gastos de telefonía, papelería, y otros, además de lo intangible ganado en eficiencia, con menores tiempos de espera y prontitud en la toma de decisiones".

Con el trabajo de 4 personas del Departamento de Gestión de la Municipalidad y el apoyo de 2 expertos de Microsoft se desarrolló un proceso diagnóstico de necesidades y diseño de la nueva infraestructura de colaboración y seguridad. La nueva infraestructura de servidores y clientes fue migrada e instalada en un fin de semana. Después de un periodo de capacitación enfocado a las nuevas herramientas de colaboración, se constató que el impacto del cambio en los usuarios fue muy bajo, y pudieron aprovechar en forma muy rápida las potencialidades de trabajo grupal, colaboración y comunicación que la nueva plataforma les ofreció.

Beneficios

Las soluciones Microsoft se implementaron en todas las áreas del municipio, desde la Alcaldía, pasando por la Administración, la Unidad Jurídica, la Contraloría, la Casa de Cultura, Dirección de Desarrollo Comunitario y hasta el Cementerio. Es importante señalar que como muchos municipios del país los distintos departamentos no se encuentran en un solo lugar por lo que se hace difícil la comunicación, pero a través de esta solución vía la tecnología VPN se comunican rápidamente los distintos departamentos y disminuir los tiempos de espera además de disminuir costos y no realizar una conexión vía cables que conlleva un mayor costo.

Gracias a la implementación de Windows XP y los servicios de Windows Server 2003 de Active Directory, Group Policies y una red privada virtual (VPN), hoy la seguridad de la información que contienen las estaciones de trabajo esta resguardada. El acceso VPN nos provee un acceso seguro y ubicuo a todos los servicios y herramientas de colaboración cuando estamos fuera de la Municipalidad. A través de los Group Policies, hemos reducido los costos de soporte gracias a la asistencia remota y perfilamiento de usuarios, ya que cada usuario pertenece a un perfil específico donde aplicaciones y privilegios ya están pre-establecidos por rol de trabajo, eliminando los riesgos de configuraciones o instalaciones personales de software.

Según Monardes "Windows XP y Windows Server 2003 entregan estabilidad, ya que hasta la fecha no se han "caído" nuestros servidores, lo que sí pasaba con los que tienen otros sistemas".

En el Municipio de la Calera ya no se usan los citófonos internos. El apoyo de la mensajería instantánea de Microsoft Live Communications Server ha permitido que los usuarios puedan revisar la presencia de otras personas sin levantar el teléfono y conversar con ellos en cuanto lo requieran, sin preocuparse de interrumpir a su interlocutor o que la línea esté ocupada. Además la integración de la mensajería instantánea al correo, los portales de documentos y Office hacen que la colaboración y comunicación sea mas efectiva e inmediata.

El sistema de correo POP3 sobre Linux fue reemplazado por Microsoft Exchange Server 2003, ya que este además del correo agrega las importantes funcionalidades de manejo personales de tareas, agenda y reuniones cuya utilización han sido claves para ser más efectivos. Las tareas son agendadas con fechas fijas, lo que obliga a responder eficientemente.
"El solicitar reuniones y recursos de forma unificada, ayuda a ordenar a la gente", puntualiza Claudio Monardes.

Exchange Server además provee un acceso vía Internet pública a todo este contenido (servicio Outlook Web Access) lo que mantiene a todo el personal conectado a su correo, agenda, tareas y contactos, aún cuando están fuera de la oficina.
Sin embargo el beneficio clave de esta solución han sido los espacios de trabajo colaborativo de Microsoft SharePoint Services, que hizo posible el compartir la información organizadamente, incluso con los departamentos que no se encuentran en la misma Municipalidad. Cada área de la municipalidad cuenta con uno o más portales, los cuales permiten centralizar la información y procesos de los diferentes grupos de trabajo, bajo un marco de trabajo simple y seguro de usar.

"Ahora tenemos una mayor comunicación entre las personas, la seguridad de los datos y del sistema es un apoyo importante y además hemos ahorrado en costos", explica el coordinador de la Unidad de Gestión.

"Si continuamos con estas políticas que se incorporan en la tecnología Microsoft, vamos a ser cada vez mas eficientes en la entrega de un mejor servicio, para solucionar los problemas de nuestros vecinos", asegura Roberto Chahuán Chahuán, Alcalde de la Ilustre Municipalidad de La Calera.