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Tabacalera del Este S.A.

   
 

TABESA migró su solución de mensajería basada en Linux y Novell, a tecnologías Microsoft incrementando a la vez la productividad de sus empleados y el nivel de seguridad de los sistemas.

Tabacalera del Este, una de las más grandes manufactureras de tabaco en Latinoamérica, contaba con una infraestructura Linux que enfrentaba deficiencias en el correo electrónico y limitaciones de seguridad. Por tal razón decidió implementar una solución integrada basada en productos Microsoft y logró potenciar su productividad, mejorar sus comunicaciones y reducir costos.

 

 

 

Situación

Tabacalera del Este S.A. ("TABESA") es la más grande productora y procesadora de cigarrillos en Paraguay, con ingresos netos por ventas de U$D 8,5 millones registrados en el año 2005, y una capacidad de procesamiento de 12.000 toneladas de tabaco por año, y una producción de 1.58 billones de cigarrillos mensuales.

La Compañía cuenta con instalaciones totales por 190 mil m 2 y tiene su centro de operaciones en Hernandarias, donde se encuentra su principal planta de producción que ocupa un espacio físico de 17.000 m 2 alojando no solamente su planta de producción, sino también sus laboratorios, oficinas administrativas y lugares de almacenamiento o depósitos del tabaco. Adicionalmente, TABESA cuenta con otras instalaciones de almacenamiento en las ciudades de Minga Guazú e Itauguá, lo que en su conjunto constituye una capacidad de almacenamiento de 8.000 tons de tabaco.

Desde su fundación en el año 1995, la compañía dejó de crecer, desarrollando 15 diferentes marcas, distribuidas a través de una cadena, que en el año 2005 comprometió 45 mil puntos de venta.

TABESA no solamente se ha desarrollado en el mercado doméstico, sino que, a través de su certificación MSA (Master Settlemente Agreement), le permitió exportar sus productos a USA, siendo de este modo una de las tres industrias tabacaleras en Latinoamérica que logró esta certificación.

La situación informática de la empresa estaba conformada por una infraestructura hibrida de servidores de correos y firewalls desarrollados bajo plataforma Linux, en su distribución Red Hat 9. Adicionalmente, utilizaban Novell Netware como sistema de autenticación de usuarios en la red

"Construimos una solución Microsoft robusta, segura e integrada, que dio respuestas a nuestras necesidades de comunicación a la vez de simplificar la forma en que manejamos nuestros recursos de tecnología.”

Miguel Orrego, Gerente IT
TABESA

En lo que a hardware respecta, la compañía cuenta con un parque de 98 computadoras conectadas a través de su Intranet, y en ellas corren como sistema operativo un mix de Microsoft Windows 98 y 2000, abasteciendo de esta forma a 150 usuarios finales (la empresa cuenta con 530 funcionarios en total). Esto produjo en la empresa, la necesidad de crear un departamento informático que pudiese dar soporte técnico a sus usuarios, así como también encargarse de la actualización de los sistemas y la seguridad.

Justamente, a raíz de una carencia de sistemas de comunicación sólidamente construidos, la compañía experimentaba serias deficiencias en la distribución de su correo electrónico interno y externo, en su seguridad respecto a la amenaza de virus y spamming, y a la confidencialidad de su comunicación. TABESA padecía una suerte de ataduras, en donde la agilidad y versatilidad en la gestión no eran la constante y con ello, sufría retrasos importantes produciendo un gran desgaste en los encargados, sean estos los de compra, venta o pagos.

Asimismo, se instaló un creciente temor respecto a la amenaza de virus y ante la posibilidad que personas ajenas a la organización pudieran acceder a la red interna si se anexaba una conexión a Internet, lo que llevó a establecer un sistema de correo electrónico externo por sectores, en donde cada uno de ellos se encontraba bajo el control de un responsable, quien recibía los mails para luego reenviar a las personas correspondientes en forma interna. Esto significaba contar con 11 cuentas de correo con posibilidad de envío y recepción al interior solamente, y otras 100 con posibilidades de comunicación internas, pero con restricción externa y la imposibilidad de conexión hacia afuera.

De esta forma, este esquema funcionaba adecuadamente desde el punto de vista de la seguridad, pero obviamente carecía de flexibilidad e independencia de los usuarios, ya que estas cuentas pertenecía a sectores no a usuarios, produciendo retardos sensibles en la gestión, recargando considerablemente la tarea del responsable, quien debía destinar una importante porción de su tiempo a la lectura y delegación de los mails entrantes y salientes. Debe sumarse a esto que la navegación en la Web era prácticamente nula, a tal punto que solamente se contaba con un equipo destinado a este fin y esto traía consigo un grado tal de incomodidad que finalmente dio como resultado el hecho de prescindir de este servicio en pro de mejorar la gestión.

Adicionalmente, al problema de la desconfianza en Internet, se presentaba el inconveniente de aquellos empleados, que por su trabajo, debían desempeñar sus tareas fuera de la oficina, y con ello sus decisiones respecto a los negocios, dependían de ciertas informaciones internas o conocimientos de algún actor interno. Esto insumía un tiempo que en ocasiones se transformaba en excesivo. De esta forma, los ejecutivos no tenían acceso a información sensible y dependían de teléfono y fax para contar con datos necesarios, que en muchos casos y debido a la demora experimentada, entorpecían la gestión.

"Podemos afirmar, sin temor a equivocarnos, que el paso dado fue muy positivo y satisfactorio, tanto fue así, que el correo electrónico y la navegación pasaron a formar parte del día a día de los actores del negocio. Hoy no concebimos la gestión sin la disponibilidad de esta herramienta, es algo natural que dada la funcionalidad, es como si siempre lo hubiésemos tenido, como si siempre hubiese existido”

Miguel Orrego, Gerente IT
TABESA

Como si esto fuera poco, en ausencia del personal gerencial en las oficinas, por causas de trabajo u otras gestiones, causaban gran cantidad de acumulación de correos, informes, consultas, etc. debido a la imposibilidad de acceder al correo electrónico desde el exterior (acceso vía Web por ejemplo), lo que a su vez, generaba atrasos en la remisión o decisión respecto de algún problema, produciendo a su vez, retrasos considerables en la cadena de gestión.

En síntesis puede decirse que la problemática involucraba un acceso limitado al correo electrónico, agravado por un acceso por sectores y no por personas. Al no disponer de un servidor de correo, los mensajes estaban alojados en el servidor del ISP, y los usuarios utilizaban Outlook Express para descargarlos, sin contar con controles de virus y contenidos corporativos, lo cual generaba gran proliferación de spam, produciendo un abultamiento de información innecesaria en las bandejas de entrada de mensajes, al respecto, Miguel Orrego, Gerente de IT de TABESA lo describe con sus propias palabras de la siguiente manera: “ Esta era nuestra forma de manejar las cuestiones de seguridad y las amenazas de los virus provenientes desde fuera de la organización. Sin embargo, esto no facilitaba el flujo de la información porque los empleados debían depender de la eficiencia de un solo gerente con acceso a Internet, quien debía distribuir los mensajes. De esta forma la gente era forzada a levantar el teléfono para tomar decisiones de negocios, lo que resultaba finalmente en retrasos, reducción de la satisfacción del cliente y bajas considerables en la productividad”.

En lo que a navegación se refiere, al no contar con un Firewall potente y adecuado, el acceso a contenidos era absolutamente inseguro.

Teniendo en cuenta la problemática descripta, se planteó entonces la posibilidad de contar con tantas cuentas de correo como usuarios existan, a la vez de poder disponer de herramientas capaces de atender en forma eficaz los problemas que pudieran plantearse.

 
 

Solución

Si bien en principio se analizaron productos de plataforma abierta como Linux, SendMail, Squirrel, Squid, finalmente se optó por incorporar soluciones Microsoft.

Los motivos que llevaron a esta decisión son claramente descriptos por Orrego: "Elegimos Microsoft por el conjunto de soluciones que brinda, por ser una empresa que desarrolla productos que brindan solución para cada requerimiento, por otro lado la compatibilidad de los distintos productos resulta una valor agregado importante dado que se tiene la seguridad de que todos ellos son compatibles entre si.

Por otro lado fue vital el asesoramiento de la empresa partner de Microsoft, OLAM, que nos permitió implementar la solución sobre la base de conocimiento y no sobre supuestos que deberían de ser experimentados y probados. Finalmente para tener escalabilidad y confiabilidad es necesario construir una base sólida sobre productos que poseen proyección y constante renovación ante las nuevas formas de ataques que van apareciendo en el tiempo.”

En búsqueda de una solución, TABESA contó, tal como fue mencionado por el Gerente de TI, con el apoyo de OLAM, quienes ayudaron a la compañía a reemplazar su solución de código abierto, por una basada, tanto en servidores como en escritorios, en productos Microsoft, y al respecto, Orrego comenta: "queríamos construir una infraestructura de servidor y escritorio compatible y con una administración de la seguridad integrada”

De esta forma, TABESA implementó Microsoft Windows Server 2003, Exchange Server 2003 y Microsoft Internet Security y Acceleration (ISA) Server 2004. En cuanto a la solución de escritorio, todos los empleados migraron de Microsoft Windows 98 a Windows XP y están utilizando Microsoft Office Professional Edition 2003. Por otra parte, se implementó Active Directory para gestionar las políticas corporativas del acceso a la red por parte de los usuarios. Debido a estas mejoras, todos los empleados hoy tienen acceso a la Web , y están utilizando Internet Explorer 6.0 como navegador para este propósito y que ya viene integrado a Microsoft Windows XP. En este sentido, Ariel Deligdisch, consultor de OLAM aporta: “ para este tipo de compañías, una solución integral Microsoft agrega importante valor en lo que a soporte refiere, y esto no era posible con una solución de código abierto. Ahora tienen un número a donde llamar, lo cual es muy bueno para un área de TI pequeña”.

"Con nuestra solución Microsoft de comunicaciones, hemos visto una mejora del 100% en nuestras fuerzas móviles, quienes ahora acceden a información vital para los negocios y de este modo pueden tomar decisiones e intercambiar información a distancia".

Miguel Orrego, Gerente IT
TABESA

Para mejorar el trabajo colaborativo, TABESA implementó también Microsoft Windows SharePoint Services, componente de Microsoft Windows Server 2003, que le proveyó un entorno de trabajo seguro y óptimo para compartir información.

A manera de síntesis Orrego acota: “ La relación que OLAM tiene con Microsoft, nos dio la seguridad de que teníamos una conexión con los recursos y soporte técnico, en caso de necesitarlos. Nos gustaba la experiencia de nuestro socio respecto a su experiencia en la implementación de soluciones Microsoft. Construimos una solución segura e integrada que dio respuestas a nuestras necesidades de comunicación y mensajería, a la vez de cambiar la forma que administrábamos nuestros recursos en TI.

   
 

Beneficios

Con la solución integrada de Microsoft, TABESA experimentó una nueva forma de hacer negocios basado en una plataforma de comunicación confiable con una infraestructura fácil de administrar. “Enfrentamos un gran desafío abriendo las posibilidades que Internet brindaba a nuestros usuarios. Necesitábamos una plataforma de comunicación integrada, confiable, segura y fácil de administrar, que a su vez diese solución a nuestra fuerza de trabajo móvil, Microsoft potenció nuestro departamento TI, quienes dieron las respuestas de negocio corporativas que necesitábamos sin colocar presión adicional sobre los recursos de que disponíamos” comenta Orrego.

Con la implementación del correo electrónico para cada usuario, se ganó independencia y mayor libertad en cada uno de los actores del negocio, lográndose mayor fluidez acelerando procesos, tanto en las compras, ventas o pedidos, como en la provisión de la información que influye en la toma de decisiones.

El acceso a Internet de forma controlada y segura, permitió que cada usuario tomara sus propias iniciativas para buscar mejores alternativas de precios, calidad, etc. así como también tuvieran acceso directo a información relacionada con productos, catálogos, especificaciones, particularidades o cualquier otro detalle necesario para la gestión, y en este sentido, el Gerente en tecnología comenta:
“Podemos afirmar, sin temor a equivocarnos, que el paso dado fue muy positivo y satisfactorio, tanto fue así, que el correo electrónico y la navegación pasaron a formar parte del día a día de los actores del negocio. Hoy no concebimos la gestión sin la disponibilidad de esta herramienta, es algo natural que dada la funcionalidad, es como si siempre lo hubiésemos tenido, como si siempre hubiese existido”,
y continúa diciendo : “ A partir de la implementación de la solución, pasamos a tener, por un lado, la tranquilidad de un ambiente seguro y por otro, la satisfacción de poder brindar solución a los problemas que se planteaban”, y en este sentido, los tiempos de asistencia se redujeron sustancialmente, las actualizaciones de seguridad, al ser automáticas, liberaron al personal técnico de la carga de tener que recorrer las terminales, una por una, para actualizarlas, y por otro lado, la instalación desatendida de una nueva terminal, es decir, la instalación de Sistema operativo, solución de escritorio, etc., permitió tener mayor efectividad y estandarización.

Por otro lado, con Microsoft Exchange Server 2003 proveyendo un servicio integral de comunicación in-house, junto al Active Directory, por primera vez TABESA pudo brindar cuentas de email a sus empleados, sea que estos estuviesen en sus escritorios, fuera de ellos y en cualquier lugar donde se encontrasen, o desde cualquier dispositivo móvil, estos últimos, se vieron particularmente beneficiados, ya que pudieron apoyarse en un acceso confiable y seguro a sus mensajes corporativos de correo electrónico, a su calendario y agenda de tareas y todo tipo de información sensible almacenada en los servidores de TABESA a través Microsoft Outlook 2003 o bien desde OWA (Outlook Web Access) con el sólo requisito de utilizar un navegador.

Por el lado de la compañía, las preocupaciones respecto a la seguridad se minimizaron al confiar en Microsoft ISA Server 2004, actuando como gateway y contando con todos los controles de seguridad de que dispone, en relación a este tema Orrego agrega : “ Con nuestra solución Microsoft de comunicaciones, hemos visto una mejora del 100% en nuestras fuerzas móviles, quienes ahora acceden a información vital para los negocios y de este modo pueden tomar decisiones e intercambiar información a distancia”.

 


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Conozca los hechos

    
 
Síntesis de la Solución

País: Paraguay

Industria: Manufacturera

Perfil del Cliente
Tabacalera del Este S.A. ("TABESA") es la más grande productora y procesadora de cigarrillos en Paraguay.



Situación
La compañía contaba con una solución de mensajería, basada en Linux y Novell, difícil de administrar y que no soportaba conectividad móvil. Debido a cuestiones de seguridad, el email corporativo era distribuido manualmente y el acceso a Internet estaba severamente restringido.


Solución
Se implementó una solución integral de comunicaciones basada en la línea de productos Microsoft Server 2003 y Microsoft Office Professional Edition 2003.


Beneficios
• Mejoras en las comunicaciones.

• Implementación de comunicaciones para dispositivos móviles.

• Reducción de costos en el área de TI.

• Incremento en la productividad de los empleados.

• Incremento en la seguridad de los sistemas.

• Optimización en la administración.

Software y Servicios

Productos

•  Microsoft Windows Server 2003
•  Microsoft Exchange Server 2003
•  Microsoft ISA Server 2004
•  Microsoft Windows XP
•  Microsoft Windows Mobile 2003
•  Microsoft Office Professional Edition 2003

Socio de negocios

•  OLAM

http://www.olam.com

 






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