Veliki hrvatski proizvođač hrane smanjio telefonske troškove za međunarodne pozive za 50%

Preuzmite studiju slučaja Case Study - Podravka 113 KB Microsoft Word datoteka Updated: sij 23, 2008 Preuzmite Office File Viewers Softver i usluge Profil korisnika Podravka, čije se sjedište nalazi u Koprivnici, proizvodi niz prehrambenih i farmaceutskih proizvoda zaštićenih robnim znakom. Zapošljava gotovo 7000 ljudi na nekoliko lokacija. Poslovna situacija Tvrtka je željela smanjiti telefonske troškove i povećati produktivnost zaposlenika komunikacijom u stvarnom vremenu i IT servisima za suradnju. Rješenje Podravka je implementirala Microsoft® Office Communications Server 2007 i Microsoft Office Communicator 2007 te ih integrirala sa svojim sustavom Ericsson MD110 PBX putem pristupnika Dialogic TIMG300DTI (DMG2030) Media Gateway. Prednosti • smanjenje telefonskih troškova za 50% • pozivi dobre zvučne kvalitete po povoljnoj tarifi • smanjenje poslovnih putovanja za 20% • 20-postotno ubrzanje komunikacije • poboljšana komunikacija Softver i usluge • Microsoft Office – Microsoft Office 2007 • Microsoft Office Communications Server 2007 • Microsoft Office Communicator 2007

Profil poduzeća

Smještena u Hrvatskoj, Podravka je najveći proizvođač hrane i pića u ovom dijelu Europe. Zbog malih marži tvrtka neprestano traži nove načine za povećanje poslovne učinkovitosti. U posljednje vrijeme rade na smanjenju poslovnih putovanja i troškova telefoniranja uz istodobno povećanje brzine odlučivanja. Imajući u vidu te ciljeve Podravka je implementirala Microsoft® Office Communications Server 2007 i Microsoft Office Communicator 2007 radi stvaranja mreže IP telefonije koju odlikuju niski troškovi te mogućnost web-konferencija i praćenja prisutnosti. Tvrtka očekuje da će lakšim upravljanjem prepoloviti troškove međunarodnih poziva i tako uštedjeti 11 milijuna kuna (2,1 milijun USD) tijekom prvih pet godina. Uz to će članovi rukovodstva smanjiti poslovna putovanja za 20% jer će umjesto zrakoplovnih karata rezervirati mjesta u web-konferencijama. Zahvaljujući praćenju prisutnosti zaposlenici će moći komunicirati 20% brže, što će pospješiti donošenje odluka.

Poslovna situacija

Podravka, čije se sjedište nalazi u Koprivnici, proizvodi bogat spektar prehrambenih i farmaceutskih proizvoda zaštićenih robnim znakom. Njihovi su najpoznatiji robni znakovi Vegeta i Podravka, koji obuhvaćaju sve od juha do žitnih pahuljica. Tvrtka zapošljava gotovo 7000 ljudi na nekoliko lokacija. 2006. prihod od prodaje dosegnuo je 3 milijarde kuna (668 milijuna USD).

Oštra konkurencija u sektoru prehrane tjera proizvođače na održavanje niskih cijena. Tvrtke poput Podravke ulažu velika sredstva u povećanje učinkovitosti operacija radi zadržavanja marži. No na tržištu na kojem i najmanje smanjenje cijena može znatno utjecati na prodaju, Podravka i dalje nastavlja potragu za još većom učinkovitošću.

Tijekom petogodišnjeg razdoblja ušteda postignuta korištenjem sustava Office Communications Server 2007 dosegnut će 11 milijuna kuna (2,1 milijun USD). Mario Vrhoci voditelj sistemske integracije i razvoja Podravka

Većoj operativnoj učinkovitosti u globalu je pridonijela IT infrastruktura standardizirana na tehnologiji tvrtke Microsoft®. U posljednje je vrijeme tvrtka implementirala sustav Microsoft Office 2007 na radnim stanicama, Windows® Messenger za razmjenu neposrednih poruka (IM), Microsoft Exchange Server 2003 za e-poštu, softver Microsoft SQL Server™ 2005 za baze podataka te Windows Server® 2003 kao operacijski sustav na razini čitave tvrtke.

No identificirana su i druga područja koja zahtijevaju bolju IT podršku. Mario Vrhoci, voditelj sistemske integracije i razvoja u Podravki, kaže: "Željeli smo smanjiti poslovna putovanja, osobito među članovima rukovodstva koji su svaki tjedan zrakoplovima putovali u naše urede širom Europe i svijeta. Postigli smo to ponudom tehnologije za audio-, video- i web-konferencije koja osigurava valjanu alternativu osobnim sastancima."

Tvrtka je uz to željela ubrzati komunikaciju i odlučivanje. "Na prvi pogled raspolagali smo brojnim načinima komunikacije s kolegama – e-pošta, neposredne poruke, fiksni i mobilni telefoni", kaže Vrhoci. "No u mnogim slučajevima jednostavno nismo mogli odabrati najbolje rješenje. Ljudi bi redovito gubili vrijeme iskušavajući različite metode i na kraju ostavljali niz poruka e-pošte i glasovne pošte na različitim telefonima."

Pored IT infrastrukture tvrtka je tražila i način za povećanje učinkovitosti telefoniranja. "Budući da smo međunarodna tvrtka, telefonski su računi za međunarodne razgovore visoki. A budući da smo povećali broj zaposlenika, trošimo više i na instaliranje telefona. Zato je smanjenje tih troškova postalo jednim od najvažnijih zahtjeva", zaključuje Vrhoci.

Rješenje

Nakon razgovora s tvrtkom Microsoft Podravka se odlučila na implementaciju sustava Microsoft Office Communications Server 2007. On unutar jednog integriranog okruženja omogućuje softversku IP telefoniju, razmjenu neposrednih poruka, audio- i web-konferencije te praćenje prisutnosti koja korisnike informira o dostupnosti kolega.

2007. Podravka je implementirala okruženje sustava Office Communications Server 2007 kao podatkovni centar u svojem sjedištu u Koprivnici. Uz to je na 2300 radnih stanica članova rukovodstva koji često putuju ili rade izvan Hrvatske instaliran Office Communicator 2007. Brzina implementacije posebno je zadivila. "Uspostavu infrastrukture sustava Office Communications Server 2007, uključujući novi servis Active Directory, završili smo za nekoliko dana", dodaje Vrhoci.

Članovima rukovodstva Office Communicator 2007 nudi prikladnu alternativu za osobne sastanke pa očekujemo 20-postotno smanjenje poslovnih putovanja. Mario Vrhoci voditelj sistemske integracije i razvoja Podravka

Zajedno s jezgrenim poslužiteljskim računalom sa sustavom Office Communications Server 2007 infrastruktura obuhvaća:

Podravka je zatim integrirala novo okruženje s telefonskom mrežom uz implementaciju sljedećih komponenti:

"Otkrili smo da je integracija naših sustava PBX i Office Communications Server 2007 bila relativno jednostavna", domeće Vrhoci, "i to usprkos činjenici da nitko od nas nikada dosad nije odradio takav zadatak." Na završnim su konfiguracijama zajedno s članovima IT tima radili inženjeri tvrtke Dialogic. "Zadivile su nas tvrtke koje partnerski surađuju s tvrtkom Microsoft", napominje Vrhoci. "Microsoft je preporučio tvrtku Dialogic, koja ima lokalnog partnera nedaleko od nas u Hrvatskoj." Dialogic nudi razne multimedijske pristupnike korporacijske razine kao podršku Microsoftovim objedinjenim komunikacijskim rješenjima. Pristupnici Dialogic Media Gateways odlikuju se jednostavnošću, međuoperabilnošću i isplativošću te globalnim zaleđem tvrtki za distribuciju i podršku.

Vrhoci dodaje: "Kada smo pristupnik i Mediation Server pripremili za Office Communications Server 2007, bilo je potrebno samo nekoliko minuta za premještaj korisnika sa starog PBX sustava u novo okruženje softverske telefonije."

Zasad 100 od 2300 radnih stanica sa sustavom Office Communicator 2007 ima pristup značajkama telefonije. Tih 100 radnih stanica koristi telefone Polycom CX700 IP, stolne telefone Polycom USB CX200 te vanjske zvučnike i mikrofone Polycom Communicator USB CX100 za uspostavljanje poziva. Tvrtka je ustanovila da uređaji tvrtke Polycom omogućuju zvučnu komunikaciju visoke kvalitete i definicije koja koristi prednosti objedinjenih komunikacijskih značajki sustava Microsoft Office Communications Server 2007. Rezultat je poboljšana komunikacija koja povećava produktivnost i smanjuje ukupni trošak posjedovanja.

"Vladalo je veliko uzbuđenje kada smo putem programa Office Communicator 2007 prvi put uspostavili poziv između dva računala pa zatim i između računala i javne telefonske mreže", prisjeća se Vrhoci. Svi korisnici s instaliranim programom Office Communicator 2007 mogu pristupati e-pošti, razmjeni neposrednih poruka i praćenju prisutnosti iz jedne aplikacije. Integracija s korporacijskim imenicima tvrtke i intranetom zaposlenicima pruža dodatne informacije o kontaktima i prisutnosti.

U predstojećem razdoblju Podravka planira potpuno ukloniti PBX sustave i stvoriti izravne veze između multimedijskog pristupnika i sustava PSTN. "To ćemo najvjerojatnije provesti najprije u našim uredima u inozemstvu, gdje imamo manje zaposlenika", napominje Vrhoci.

Usporedo sa sustavom Office Communications Server 2007 Podravka 2008. planira implementirati značajku za objedinjenu razmjenu poruka Microsoft Exchange Server 2007 Unified Messaging. Zaposlenici će tako moći pristupati glasovnoj pošti putem klijenta za razmjenu poruka i suradnju Microsoft Office Outlook® te upravljati pretincima ulazne pošte putem jednostavne telefonske veze.

Office Communicator 2007 zaposlenicima omogućuje 20-postotno ubrzanje komunikacije. Mario Vrhoci voditelj sistemske integracije i razvoja Podravka

Poslovne prednosti

Podravka očekuje da će tijekom prvih pet godina jednostavnijim upravljanjem postići 50-postotno smanjenje telefonskih troškova za međunarodne pozive i uštedu od 11 milijuna kuna (2,1 milijun USD). Uz to će se zahvaljujući mogućnosti audio-, video- i web-konferencija broj poslovnih putovanja smanjiti za 20%. Na temelju integracije e-pošte, razmjene neposrednih poruka, praćenja prisutnosti i telefonije, govori se i o 20-postotnom ubrzanju suradnje. Nakon postavljanja značajke za razmjenu neposrednih poruka Exchange Server 2007 Unified Messaging tvrtka očekuje daljnje ubrzanje suradnje jer će zaposlenici glasovnoj pošti pristupati putem klijenta Office Outlook.

Prepolovljeni troškovi telefonije
Podravka će implementacijom sustava Office Communications Server 2007 smanjiti trošak sustava telefonije za 50%. To će omogućiti ne samo uklanjanje PBX sustava u predstojećem razdoblju, već i znatno smanjenje troškova upravljanja zbog daleko jednostavnijeg povezivanja novih i premještanja postojećih korisnika. "Više se ne moramo baviti kabelima da bismo instalirali standardni stolni telefon", kaže Vrhoci. "Ako je zaposlenik povezan s mrežom i registriran u servisu Active Directory, može odmah započeti korištenje telefona putem programa Office Communicator 2007."

Dodaje zatim: "Prednost je sustava Office Communications Server 2007 to što se telefonijom, razmjenom poruka, praćenjem prisutnosti i konferencijama upravlja u servisu Active Directory. Taj konsolidirani imenik smanjuje naše troškove. Osim toga, to je okruženje poznato administratorima, što rješava probleme stvaranja objedinjene infrastrukture."

U ovoj je fazi teško reći koliko će zapravo iznositi uštede u upravljanju. Vrhoci i tu navodi iznos. "Tijekom petogodišnjeg razdoblja ušteda postignuta korištenjem sustava Office Communications Server 2007 dosegnut će 11 milijuna kuna (2,1 milijun USD)."

Pozivi dobre zvučne kvalitete po povoljnoj tarifi
Prednost besplatnih telefonskih poziva između računala imat će dramatičan utjecaj na troškove komunikacije. Već su sada troškovi poziva u inozemstvo pali za čak 2 milijuna kuna godišnje jer za komunikaciju s kolegama u drugim zemljama članovi rukovodstva koriste Office Communicator 2007.

Iako su troškovi niži, kvaliteta poziva ostala je ista. Prema Vrhociju, interni pozivi putem Polycom uređaja zvuče jednako kao PSTN pozivi. "Upravo koristim taj telefon za razgovor s vama. Kvaliteta zvuka IP telefona Polycom CX700 je odlična. Zvuk je jednak bez obzira na to zovete li osobu koja sjedi kraj vas u Koprivnici ili kolegu u Australiji."

Dodaje uz to: "I sučelje je vrlo jasno te nudi iste značajke kao sučelje programa Office Communicator 2007 na mojem računalu. U svakom trenutku vidim trenutnu dostupnost kolega zajedno sa svim detaljima o kontaktima pohranjenima u servisu Active Directory."

Dvadeset posto manje putovanja i povećanje produktivnosti
Ubuduće će članovi rukovodstva rjeđe odlaziti na poslovni put i umjesto toga koristiti audio- i web-konferencije u programu Office Communicator 2007. Vrhoci ističe: "Ljudi vole čvrstu integraciju programa Office Communicator 2007 sa sustavom Microsoft Office, koja im omogućuje suradnju na dokumentima na zaslonu tijekom konferencija."

Dodaje nadalje: "Članovima rukovodstva Office Communicator 2007 nudi prikladnu alternativu za osobne sastanke pa očekujemo 20-postotno smanjenje poslovnih putovanja."

"Manje poslovnih putovanja koristi i rukovodstvu i tvrtki", upozorava Vrhoci. "Ušteđena će nam sredstva u konačnici olakšati da cijene održimo niskima. No jednako je važno i to što mnogi članovi rukovodstva smatraju da su, usprkos mobilnom pristupu glasovnim i podatkovnim servisima, produktivniji u svojem uredu."

Suradnja u stvarnom vremenu i 20 posto brža komunikacija
Praćenje prisutnosti, zajedno s komunikacijom u stvarnom vremenu i integracijom telefonije u programu Office Communicator 2007, pospješilo je suradnju. Praćenje prisutnosti u programu Office Communicator 2007 pruža kratak opis statusa kolega – jesu li, primjerice, dostupni, zauzeti ili su prekinuli vezu s mrežom. Jednostavnim pomicanjem pokazivača iznad opisa može se pojaviti napomena u kojoj će pisati da je osoba, primjerice, zauzeta, ali dostupna za razmjenu neposrednih poruka. "Potreba ostavljanja poruka na koje ljudi trebaju odgovoriti postaje manja", objašnjava Vrhoci. "Office Communicator 2007 zaposlenicima omogućuje 20-postotno ubrzanje komunikacije."

Zanimljivo je istaknuti da je razmjena neposrednih poruka često početak bilo kakve suradnje. Vrhoci napominje: "Ljudi vole započeti razgovor razmjenom neposrednih poruka, koja u sustavu Office Communications Server 2007 može sadržavati izvatke iz poslovnih dokumenata. Takva se komunikacija jednim klikom miša ponekad nastavlja e-poštom ili telefonskim pozivom."

Bolja suradnja uz objedinjene komunikacije
Podravka će u roku od sljedećih dvanaest mjeseci postaviti potpuno objedinjeno komunikacijsko okruženje. 2008. tvrtka će na svim razinama implementirati Microsoft Exchange Server 2007 i stvoriti objedinjenu Microsoftovu infrastrukturu za razmjenu poruka koja kombinira e-poštu i glasovne servise. Zaposlenici će moći pristupati glasovnoj pošti putem klijenta Office Outlook i s vremenom upravljati pretincima ulazne pošte putem telefona."Velik broj naših standardnih telefona nema glasovnu poštu, što frustrira ljude", mišljenja je Vrhoci. "Exchange Server 2007 omogućit će ostavljanje poruke u obliku glasovnog privitka u programu Microsoft Office Outlook, što će pružiti dodatnu mogućnost prijenosa važnih informacija."

Sustav Microsoft Office
Sustav Microsoft Office najčešće je korišteno okruženje za rad s informacijama u poslovnom svijetu, a obuhvaća programe, poslužitelje i usluge koji olakšavaju provedbu informacija u djela.

Dodatne informacije o sustavu Microsoft Office potražite na web-mjestu
www.microsoft.com/office

Microsoft Centar - Microsoftova služba za korisnike
Web: http://support.microsoft.com/gp/mscentar/hr
E-pošta: hrvinfo@microsoft.com
Telefon: 0800 300 300
Radno vrijeme: 08:00 do 20:00 – od ponedjeljka do petka
Aktivacija proizvoda: 0800 300 300. Ako poziv upućujete s mjesta izvan Hrvatske, koristite broj: +385 1 789 0 300.

Microsoft Centar - Microsoftova tehnička podrška
Podrška za privatne korisnike, razvojne inženjere, IT profesionalce, male i srednje tvrtke i partnere
Web: http://support.microsoft.com/gp/mscentar/hr
E-pošta: hrvhelp@microsoft.com
Telefon: 0800 300 300
Radno vrijeme: 08:00 do 20:00 – od ponedjeljka do petka
Aktivacija proizvoda: 0800 300 300. Ako poziv upućujete s mjesta izvan Hrvatske, koristite broj: +385 1 789 0 300.

Dodatne informacije o Podravkinim proizvodima i uslugama potražite na web-mjestu
www.podravka.hr

Softver i usluge
Microsoft Office – Microsoft Office 2007
– Microsoft Office Communications Server 2007
– Microsoft Office Communicator 2007

Tehnologija
Active Directory
Hardver
Polycom CX700 IP Phone
Polycom Communicator USB CX100
Polycom USB CX200 Desktop Phone
Dialogic® DMG2030DTI Media Gateway

Ova studija slučaja služi isključivo u informativne svrhe. MICROSOFT U OVOM SAŽETKU NE DAJE NIKAKVA IZRIČITA NI IMPLICIRANA JAMSTVA. Dokument je objavljen u listopadu 2007

Vrh stranice