2 page Case Study
Publikováno: 2/15/2013
21
Ohodnoťte tuto studii:

ETA a.s. ETA s Lyncem ušetří sta tisíce ročně a navíc rozšíří podporu prodejců i zákazníků

Společnost ETA na českém trhu působí přes 65 let jako výrobce domácích spotřebičů. Za tu dobu se stala jednou z největších českých značek na trhu. V průměru téměř každá česká domácnost vlastní alespoň jeden výrobek značky ETA. Od roku 2007 je společnost ETA vlastněná investiční skupinou Benson Oak Capital a od podzimu 2008 vystupuje s novým logem s moderní tváří. A moderní tvář získala v roce 2010 i její IT infrastruktura, která i díky Microsoft Lync Server 2010 podpoří další rozvoj firmy.

Situace

Modernizace IT infrastruktury přinesla nové možnosti
V dubnu 2010 do firmy nastoupil nový IT manažer, jehož cílem bylo modernizovat a optimalizovat stávající IT infrastrukturu společnosti tak, aby firma mohla pokračovat v rychlém rozvoji novým směrem, který firmě dal její nový vlastník. Ještě během roku 2010 tak ETA přešla z heterogenní a mnohdy již zastaralé serverové infrastruktury na moderní IT infrastrukturu vybudovanou na platformě společnosti Microsoft, včetně serverové virtualizační technologie Hyper-V. V rámci přechodu na Windows Server 2008 R2, SQL Server 2008 R2, SharePoint 2010 a Exchange Server 2010 se firma rozhodla, že nasadí i profesionální komunikační řešení Lync Server (tehdy ještě v jeho předchozí verzi Office Communications Server 2007 R2). V rámci licenčního programu Microsoft Open Value jej ETA získala s rozložením splátek za licence do tří let. To mělo primárně nahradit pobočkovou ústřednu a časté dojíždění na porady a školení. K samotnému nasazení Lync Serveru firma přistoupila v prosinci 2010, kdy byla k dispozici již jeho finální verze, která nahradila původní OCS 2007 R2. Implementace Lync Serveru na jednotlivá oddělení byla začleněna do projektu migrace uživatelů do nového IT prostředí. Uživatel, který přešel na nové prostředí tak získal k dispozici všechny nové nástroje, včetně Lyncu, jako celek, takže mohl ihned využít všech jejich funkcí (jako např. možnost jedním kliknutím zahájit videokonferenci s odesilatelem e-mailu), které plynou z jejich vzájemného provázání. K samotné distribuci nového prostředí na koncové desktopy a notebooky přitom IT oddělení využilo Microsoft System Center Essentials, který umožnil provést instalaci koncových stanic plně automatizovaně.

Řešení

Lync nahradí digitální PBX, jen na volání firmě ušetří 320 tisíc ročně

Důvodů, proč se firma rozhodla nasadit v rámci přechodu na novou IT infrastrukturu také komunikační řešení Lync Server je hned několik. V roce 2010 firma využívala v České republice outsourcovanou digitální pobočkovou ústřednu, která obsluhovala sídlo firmy v Hlinsku, vlastní ústřednu pro její pobočku v Praze a separátní telefonní linky pro 21 podnikových prodejen rozmístěných po celé České republice. Jenže firma má své vlastní zastoupení i v zahraničí, kde má umístěnu část výrobních kapacit. Komunikace s těmito pobočkami prostřednictvím klasických telefonů však nebyla nejlevnější. Za pravidelné platby přitom získala jen obvyklé funkce digitální PBX pro zaměstnance v ČR, a základní funkce běžné telefonní linky pro zaměstnance na Slovensku a v zahraničí. Microsoft Lync Server ji přitom v této oblasti nabídl mnohem víc – informaci o aktuální dostupnosti všech uživatelů (např. k dispozici, na jednání, na mobilním telefonu apod.), adaptabilní hlasové kodeky schopné přizpůsobit se aktuálním přenosovým podmínkám i možnost zavolat zaměstnanci jediným kliknutím na obdržený e-mail. Lync Server přitom nabídl možnost telefonovat jak přímo z počítače nebo notebooku, tak i z klasického telefonního přístroje. Pro české zaměstnance ve firemní pobočce v zahraničí, ale i obchodníky na cestách, navíc po dokončení implementace, ke kterému dojde v druhé polovině roku 2011, nabídne ještě jednu, velice atraktivní možnost – být neustále k dispozici pod svým českým firemním číslem pevné linky a mít možnost telefonovat třeba z hotelu v zahraničí komukoliv do České republiky za místní telefonní poplatky, které firma platí operátorovi v ČR. Střízlivý odhad celkových úspor za telekomunikační služby zohledňující všechny náklady spojené s přechodem na Lync je přitom 20 %.

Časté dojíždění na porady nahradí videokonference

Další problém, který ETA chce pomocí Lync Serveru vyřešit, je příliš časté přejíždění zaměstnanců, včetně všech členů nejužšího vedení firmy, mezi jednotlivými pobočkami. Lync totiž vedle standardních videokonferencí, kdy se všichni uživatelé mohou nejen slyšet, ale také vidět tváří v tvář, nabízí plnohodnotné řešení pro telekonference, kdy je možné v průběhu videokonference sdílet s ostatními účastníky také uživatelskou plochu, prezentaci v PowerPointu či libovolný dokument. Právě tato možnost se přitom stala velice populární i mezi řadovými zaměstnanci, kteří sice na žádné porady nikam nedojíždějí, ale za to často komunikují s lidmi z různých poboček či prodejen anebo také z jiného patra ve stejné budově. Možnost zahájit telekonferenci během pár kliknutí a mít před očima dokument, o kterém je řeč, se rozšířila dokonce tak, že řada zaměstnanců si sama aktivně od IT oddělení vyžádala informace o tom, jak by i oni tuto funkci mohli využít. Původní plán však počítal s využitím této funkce zejména pro potřeby členů top managementu firmy. Ti každý týden přejíždějí mezi Hlinskem a Prahou, což je 150 km a zhruba dvě hodiny jízdy. Díky telekonferencím by přitom mohli snížit četnost tohoto přejíždění minimálně o 30 %, čímž se výrazně ušetří na cestovních nákladech.

Školení prodejců i obchodníků budou probíhat elektronicky

Kromě telekonferencí v reálném čase se však Lync stal také ideálním nástrojem pro přípravu elektronických školení, která mohou být zaznamenána na serveru a jednotliví uživatelé k nim mohou kdykoliv a třeba i opakovaně přistupovat. Lync přitom nabízí i kontrolu toho, zda daný uživatel školení skutečně shlédl. ETA přitom právě této funkce chce využívat pro pravidelná školení svých obchodníků i externích prodejců. Tato školení probíhají několikrát do roka a v současné době je jejich realizace poměrně komplikovaná – musejí se na ně totiž sjet lidé z celé republiky v jednom termínu do Hlinska. Jen na cestovních nákladech 8 kmenových zaměstnanců firmy by tak mohla ETA přechodem aspoň části školení na ta elektronická ušetřit okolo 30 % cestovních nákladů. Lync však ve firmě bude sloužit i pro další školení jako jsou například pravidelná školení zaměstnanců v oblasti bezpečnosti práce.

Lync otevírá firmě nové možnosti komunikace se zákazníky

ETA navíc nyní zvažuje ještě jeden krok – využít Lync i na školení externích prodejců a hlavně pro komunikaci se zákazníky. Zákazníci by totiž díky Lyncu mohli třeba snadno přistupovat k produktovým prezentacím kombinujícím video předvádějící například klíčové funkce jednotlivých spotřebičů a PowerPointovou prezentací shrnující jejich klíčové technické charakteristiky. Zákazník vybírající si například domácí pekárnu ETA by tak mohl během pár minut v poutavé formě získat v prezentaci od produktového specialisty na domácí pekárny jasný přehled o tom, jak se od sebe jednotlivé modely liší a které funkce jsou pro výběr domácí pekárny důležité.

Lync pomůže i s komunikací se zahraničím

Další oblastí, kde Lync může hodně pomoci, je komunikace se zahraničními pobočkami, kde část zaměstnanců tvoří rodilí mluvčí, kteří hovoří pouze mateřským jazykem nebo anglicky. Lync totiž vedle hlasové komunikace a telekonferencí nabízí také instant messaging – tedy textovou komunikaci v reálném čase, která je samozřejmě stejně jako hovory a video plně šifrovaná. Právě textová komunikace v reálném čase přitom může pomoci překonat řadu jazykových bariér, které může při komunikaci v angličtině vytvářet rozdílná výslovnost a přízvuk, na kterou jsou zvyklí Češi, Slováci nebo zahraniční kolegové. Psanému textu v cizím jazyce je totiž mnohem snazší porozumět. Výhodou je navíc i fakt, že Lync zaznamenává historii komunikace, takže není kdykoliv problém se v budoucnu vrátit k dané konverzaci a třeba si nechat přeložit libovolnou část textu s využitím online slovníku. ETA navíc ocenila také možnost využít Lyncu pro hlasovou, textovou i videokomunikaci s uživateli bezplatně dostupné aplikace Microsoft Windows Live Messenger, která je zejména v zahraničí velice populární a často využívaná. Lync lze přitom snadno propojit i s dalšími bezplatně dostupnými komunikačním programy, které jsou populární zejména mezi koncovými zákazníky.

„Široké možnosti Microsoft Lync nás příjemně překvapily. Vynaložená investice se vrátí již za 15 měsíců a uspoříme tak náklady v řádu 20%-30% za cestování členů top managementu, telekomunikační služby a školení. Lync také brzy plně nahradí outsourcovanou digitální pobočkou ústřednu. Uživatelé oceňují nové možnosti při vnitrofiremní komunikaci a sami pokročilé funkce Lyncu intuitivně používají pro každodenní práci. Lync nám navíc otevírá nové možnosti i v komunikaci se zákazníky a partnery,“ říká Ing. Luboš Vavřina, IT manažer.

Přínosy

Za 15 měsíců získá firma investici zpět

Nasazení Microsoft Lync Serveru se společnosti ETA jen na úsporách za volání a cestovné vrátí již za 15 měsíců. Ve skutečnosti je však s implementací Lync Serveru spjata i celá řada dalších přínosů, které se dost dobře nedají vyčíslit. ETA může zpřístupnit svým zákazníkům dosud nevídanou asistenci při volbě vhodných domácích spotřebičů, lidé, kteří mají problémy s aktivním užíváním cizích jazyků, mohou využít instant messagingu a textové komunikace, spolupráce na tvorbě jednotlivých dokumentů může nyní probíhat v reálném čase, zaměstnanci mají okamžitý přehled o tom, jestli např. produktový specialista není náhodou na poradě a jestli ho mohou rušit a čeští zaměstnanci firmy pracující v zahraničí budou dostupní na českém telefonním čísle a budou si moci levně telefonovat se svými rodinám v ČR. ETA tak spolu s Lync Serverem získala i nástroj pro rozvoj a posílení nejen spolupráce zaměstnanců uvnitř firmy, ale také vazeb s obchodními partnery a zákazníky.

Hlavní přínosy řešení:

  • Celková úspora téměř 900 tisíc korun ročně

  • 20 % úspora nákladů na telekomunikační služby

  • 30 % úspora nákladů na cestování členů nejužšího vedení firmy

  • 30 % úspora cestovních nákladů u produktových a jiných školení zaměstnanců

  • Vylepšení komunikace s anglicky mluvícími zaměstnanci

  • Nové možnosti v oblasti produktových prezentací pro prodejce i koncové zákazníky

Vybraná případová studie



Velikost společnosti: 100 zaměstnanců

Software a služby
Microsoft Lync Server 2010

Stát/Region
Česká republika

Řešení podle potřeb
Sjednocená komunikace

Jazyk
Čeština

RSS