2 page Case Study
Publikováno: 3/22/2013
30
Ohodnoťte tuto studii:

MEDIA FACTORY Czech Republic, a.s. Microsoft Dynamics CRM od WBI zvýšil produktivitu práce v internetové agentuře MEDIA FACTORY

MEDIA FACTORY je přední česká internetová agentura, která se specializuje na individuální řešení pro zákazníky, kteří vyžadují kreativitu, kvalitu a jedinečnost. Patří mezi spoluzakladatele prestižní oborové organizace Asociace dodavatelů internetových řešení a mezi členy digitální sekce Asociace komunikačních agentur. MEDIA FACTORY poskytuje služby v oblasti internetových aplikací, multimédií a designu.

Situace

Internetová agentura MEDIA FACTORY používala pro podporu svého byznysu množství nejrůznějších aplikací, které fungovaly jako samostatné a vzájemně nepropojené systémy. To bohužel znamenalo, že mnohdy bylo potřeba data mezi jednotlivými systémy ručně přepisovat. Tyto aplikace pak dohromady tvořily značně nehomogenní prostředí, jehož správa vyžadovala nemalé úsilí, stejně jako případný rozvoj, který by byl poměrně komplikovaný. S úspěšným fungováním firmy rostla také potřeba účinnějšího sdílení informací a lepší podpory business procesů. Navíc ve vysoce konkurenčním prostředí, jakým internetový byznys bez sebemenších pochyb je, hraje schopnost flexibilně a rychle reagovat na změny velice důležitou roli. Složité spravování přístupu uživatelů na mnoha místech, ruční (nebo žádná) integrace a duplicita dat, navazující omezení manažerských reportů, neúplné vytěžení obchodních příležitostí a nedostatečné pokrytí klíčových procesů společnosti proto začalo být pro firmu limitující. Při úvaze nad touto situací bylo rozhodnuto inovovat informační systém, a to tak, aby účinně pomáhal plnit strategické cíle a tím lépe podporoval podnikání. Firma přitom hledala praxí prověřené standardní řešení za dostupnou cenu.

Obchodní cíle

Logickým krokem, který předcházel samotnému zavedení systému, bylo provedení revize business procesů a jejich následná optimalizace. V úvodní fázi projektu bylo stanoveno několik cílů. Provést revizi firemních procesů (BPR) a optimalizovat je, redukovat manuální a administrativní činnosti, sjednotit informace z obchodu a výroby (obchodní případy, výrobní náklady, servisní smlouvy, fakturace, projektové řízení), sdílet firemní a projektová data, získat pružné manažerské reporty (predikce obratu, náklady obchodních příležitostí, efektivita výroby, náklady interních projektů, výkonnost zaměstnanců), zavést procesní podporu obchodního případu po celou dobu jeho životního cyklu a v neposlední řadě také nasadit jednotnou platformu s dostatečnou podporou a možností rozšíření.

Řešení

MEDIA FACTORY si pro naplnění těchto cílů zvolila kombinaci Microsoft Dynamics CRM, které bylo použito jako základní stavební prvek celého nového podnikového informačního systému s Microsoft Project Serverem pro řízení projektů a Microsoft SharePointem pro efektivní sdílení dokumentů napříč firmou. Samotná implementace nového systému byla zahájena počátkem roku 2010 a i se všemi úpravami a integrací Microsoft Dynamics CRM se všemi ostatními systémy ve firmě trvala jen necelý rok. Standardní funkce Microsoft Dynamics CRM byly doplněny o úpravy vytvořené přesně na míru společnosti tak, aby nový systém plně pokrýval všechny aktuální potřeby MEDIA FACTORY a pomohl tak využít celý její potenciál. O samotné projektové řízení se stará Microsoft Project Server, který je datově a procesně propojený s Microsoft Dynamics CRM, a také HelpDesk využívající webovou aplikaci BugTracker.NET. Integrací servisního modulu Microsoft Dynamics CRM a webového HelpDesku byly pokryty všechny procesy servisních kontraktů, sběru zákaznických požadavků a také řízení jejich řešení. Dále došlo k integraci mezi Dynamics CRM a SharePoint Serverem, kterou se značně usnadnila správa, přístup a sdílení dokumentů a ostatních souborů (např. správa nabídek, servisních smluv, grafických návrhů apod. navázaná na jednotlivé zákazníky atp.) Ty jsou tak přístupné vždy přesně tam, kde jsou potřeba.

Přínosy

Používání Microsoft Dynamics CRM přineslo MEDIA FACTORY výraznou kvalitativní změnu především v oblasti správy obchodních příležitostí a jejich efektivní podpoře v průběhu celého jejich životního cyklu. Součástí projektu byla také revize procesů, která pomohla optimalizovat a zefektivnit chod klíčových aktivit ve firmě. Díky Microsoft Dynamics CRM bylo dosaženo významných časových úspor díky automatizovaným reportům a eliminaci přepisování dat mezi jednotlivými systémy. Nový systém však přinesl také snížení administrativní zátěže a lepší řízení nákladů i změnových řízení na jednotlivých projektech. Největší zefektivnění přinesly integrované reporty nad Dynamics CRM a Project Serverem. V dříve používaných oddělených systémech obnášela křížová kontrola nákladů a výnosů jednotlivých projektů několik hodin ruční práce každý měsíc, nyní má firma k dispozici manažerský report s mnoha možnostmi filtrů online, během několika kliknutí. Tyto reporty navíc vedení firmy (vzhledem ke zmíněné integraci s Microsoft Project Serverem) dávají možnost celkového pohledu na nákladovou (výrobní) i výnosovou (obchodní) část každé jednotlivé zakázky. Nové Detailní sledování jednotlivých obchodních případů navíc přinese firmě růst výnosů díky lepšímu sledování obchodních příležitostí, včetně předprodejních aktivit, i nákladů, které jsou s nimi spojeny. Celá investice do Microsoft Dynamics CRM se tak MEDIA FACTORY vrátí během 12 měsíců. K této rychlé návratnosti významně přispívá i uživatelsky přívětivá evidence obchodních příležitostí s robustním workflow, které umožňuje všechny nové příležitosti maximálně využít. K rychlé návratnosti navíc přispěla i vysoká míra automatizace a integrace několika dalších aplikací přímo s Microsoft Dynamics CRM. Navíc celý systém nyní díky své otevřenosti může růst spolu s firmou a flexibilně reagovat na nově vznikající potřeby a požadavky.

Vybraná případová studie



Velikost společnosti: 50 zaměstnanců

Software a služby
  • Microsoft Dynamics CRM
  • Microsoft Office
  • Microsoft Project Server
  • Microsoft Sharepoint Server
  • Microsoft SQL Server
  • Windows Server
  • Microsoft Exchange Server

Stát/Region
Česká republika

Řešení podle potřeb
  • CRM
  • Týmová spolupráce

Jazyk
Čeština

Partneři
WBI Systems a.s.

RSS