2 page Case Study
Publikováno: 2/14/2013
14
Ohodnoťte tuto studii:

Flashboard Media, s. r. o. Bez Office 365 by Flashboard Media svůj business jen těžko rozjížděl

Společnost Flashboard Media vznikla v roce 2010 a specializuje se na tzv. flashboardy – obří reklamní videoobrazovky o rozměrech billboardu – které rozmisťuje v menších městech a prodává na nich reklamu místním firmám. Klíčem k úspěchu firmy se přitom stala nízká cena za inzerci, kterou mohou místní podnikatelé snadno akceptovat. Aby ji mohla nabídnout, bylo v počátku třeba minimalizovat všechny investice a v maximální možné míře využít moderní komunikační technologie. A právě tady firmě hodně pomohla Microsoft Office 365, která dodala profesionální komunikační platformu při nulové investici.

Situace

Společnost Flashboard Media hledala komunikační řešení, intranetový portál a systém pro jednoduchou správu workflow, který by mohla nasadit bez využití vlastní IT infrastruktury a vlastních IT odborníků, a to s nulovými investicemi. Důležitým kritériem byla také bezproblémová spolupráce s produkty Microsoft Office, na které jsou zvyklí jak její externí spolupracovníci, tak i zákazníci a subdodavatelé.

Nízká cena jako firemní strategie

Za vznikem společnosti Flashboard Media stála jasná vize toho, jak má výsledný produkt vypadat, aby mělo smysl firmu vůbec založit. Kromě technologické stránky přitom zakladatelé firmy řešili i tu cenovou. Výsledný produkt měl nabídnout reklamu za 3 tisíce korun měsíčně, což je částka, kterou si snadno může dovolit zaplatit třeba i místní restaurace nebo truhlářství. Zakladatelé proto hledali alternativy, jak této výsledné ceny dosáhnout. Když sehnali vhodného dodavatele reklamních panelů, dodavatele řídících jednotek, externí grafiky pro tvorbu reklamních spotů na flashboardy i prostory pro umístění reklamních ploch, zbývalo už jen jediné – najít vhodnou IT infrastrukturu, která by umožnila řídit firmu decentralizovaně a bez vlastního zázemí a zapojit do jejího fungování i všechny externí spolupracovníky, včetně obchodních zástupců v jednotlivých regionech.

Řešení

Firma se rozhodla nasadit Microsoft Office 365, která nabídla bezproblémové provázání s produkty Microsoft Office, vysokou garantovanou dostupnost a vysokou úroveň zabezpečení, pouze za cenu pravidelného měsíčního poplatku. Firmě navíc vyhovuje možnost kdykoliv změnit počet aktivních uživatelů, aniž by se měnila jednotková cena za službu.

Cloud byl jedinou alternativou

Firma přitom potřebovala spolehlivý poštovní server, sdílený kalendář, sdílené kontakty, úkoly, intranetový portál a aspoň jednoduchý systém pro správu workflow. Externí spolupracovníci totiž budou výhledově působit po celé republice a svolávat si je na jedno místo kvůli poradám a školením by bylo časově neefektivní. Všechny materiály proto musí dostat k dispozici online. Interní procesy jsou totiž nastaveny tak, aby v rámci minimalizace nákladů mohla veškerá komunikace fungovat i bez osobního kontaktu. Zakladatelé dokonce připravili i názorné popisy jednotlivých procesů v aplikaci Visio tak, aby každý z obchodníků nebo třeba grafiků vždy přesně věděl, jak se v té či oné situaci zachovat. Díky tomu také nevznikají žádné prodlevy v prodejním procesu a reklamní spoty pro flashboardy mohou vznikat v rekordních časech. Prozatím je firemním rekordem od objednání flashboardu zákazníkem do nahrání odsouhlaseného spotu na zvolený flashboard 7 minut. Aby se ale firma mohla s cenou svého produktu dostat takto nízko už od samého začátku, musela eliminovat veškeré investice do vlastního serverového hardware, který by navíc vyžadoval najmout i IT odborníka pro jeho instalaci, údržbu, správu, atd. Jediným akceptovatelným řešením pro Flashboard Media byl v začátku tudíž cloud computing. Začínat s investicí do serverové infrastruktury v řádu desítek až stovek tisíc korun bylo pro firmu neakceptovatelné.

Office 365 nabídla vše potřebné

Flashboard Media si tedy vybíral mezi několika dostupnými cloudovými řešeními. Výsledný výběr však značně omezil fakt, že firma vyžadovala bezproblémovou spolupráci s produkty z balíku Microsoft Office (zejména Word a Excel) i dobrou spolupráci s programem Microsoft Outlook, který je řada externích obchodníků zvyklá aktivně využívat. Výsledkem interního „výběrového řízení“ tak byla nakonec volba předchůdce současné Office 365, konkrétně Microsoft Exchange Online pro poštovní server, kalendář, úkoly, kontakty a poznámky a Microsoft SharePoint Online pro firemní intranet i jednoduché workflow, které by pomohlo ještě více zautomatizovat celý proces od prvního kontaktu se zákazníkem až po výslednou realizaci reklamní kampaně na flashboardech. Žádný jiný poskytovatel cloudových aplikací podobnou kombinaci funkcí s plnohodnotnou podporou pro dokumenty Office totiž nenabídl. Flashboard přitom již nyní plánuje vylepšit správu firemního workflow a poohlíží se za tímto účelem i za CRM Online od Microsoftu. Platební model, kdy firma platí pouze několik euro měsíčně za uživatele a to jen za ty aktivní v daném měsíci firmě naprosto vyhovuje. Platba za Office 365 v podobě variabilního nákladu totiž odpovídá i logice tvorby příjmů. V okamžiku, když by se firmě daří, získává více pravidelných měsíčních příjmů z reklamy, najímá více obchodníků a platí také za více uživatelů Office 365. Když by počet příjmů z reklamy třeba jen dočasně poklesl, snížila by firma adekvátně i počet obchodníků a pronajatých licencí Office 365, potažmo v budoucnu třeba i CRM Online, a tím i své náklady.

Přínosy

Klíčem k úspěchu jsou předpřipravené dokumenty i postupy

Klíčem k úspěchu Flashboard Media se staly předpřipravené dokumenty a postupy. Všichni externí spolupracovníci i obchodníci najdou vše, co potřebují ke své práci, přímo na intranetovém portálu vybudovaném v Office 365 na SharePoint Online. Obchodník tak při akvizici nového klienta vyplní pouze jeho iniciály do smlouvy a potřebné položky v objednávce a vše předá na SharePoint k dalšímu zpracování. Důležité dokumenty jako smlouvy apod. jsou navíc paralelně odesílány také e-mailem pomocí Exchange Online. Ten nabízí i push e-mail, díky čemuž obchodníci v terénu dostanou všechny důležité zprávy okamžitě přímo do svého mobilu a v případě potřeby tak mohou ihned reagovat. Důležitá je i vysoká rychlost „zaškolení“ nových spolupracovníků Flashboard Media. Jednatel společnosti novému spolupracovníkovi pouze zašle odkaz na stažení instalačního průvodce Office 365 a ten už na jeho notebooku vše potřebné nainstaluje a nakonfiguruje. Následně se spolupracovník přihlásí svými přihlašovacími údaji na SharePoint Online, kde má podle své role ve firmě k dispozici všechny potřebné dokumenty, návody i postupy. Díky Office 365 se tak firmě podařilo maximálně zefektivnit proces zapojení nových spolupracovníků do pracovního procesu, což je důležité zejména u obchodníků, u kterých v České republice panuje relativně velká meziroční fluktuace.

Office 365 zvítězila cenou i úrovní zabezpečení

Office 365 splnila všechny požadavky, které na ní společnost Flashboard Media kladla. Navíc Office 365 firmě přinesla nižší cenu a vyšší úroveň zabezpečení, než kdyby si firma zvolila vlastní infrastrukturu. Další nezanedbatelnou výhodou je také fakt, že firma není nijak limitována počtem uživatelských licencí. Může jich mít klidně pět, padesát nebo pět set a vždy bude platit tu samou cenu jednotkovou cenu. To například u vlastní serverové infrastruktury neplatí. Tam cena roste ve skocích, kdy je třeba nakoupit nový hardware a typ licencí na software odpovídající danému počtu uživatelů. Navíc vlastní serverová IT infrastruktura by u Flashboard Media nikdy nemohla při dané ceně dosáhnout takových parametrů dostupnosti (maximální garantovaná celková doba všech výpadků v kalendářním měsíci je nižší než 43 minut) a takové úrovně zabezpečení, jako nabízí Office 365. Právě výrazně vyšší bezpečnost dat také byla jedním z významných argumentů, proč si Flashboard Media nakonec zvolila Office 365 a ne vlastní řešení založené např. na open-source produktech.

Hlavní přínosy řešení: 

  • Nulové investiční náklady

  • Firma nepotřebuje vlastní IT odborníky

  • Rychlé zaškolení nových pracovníků

  • Vysoká bezpečnost a dostupnost celého řešení

  • Možnost kdykoliv zvýšit nebo snížit počet uživatelů služby

  • Konstantní jednotkové náklady na uživatele

  • Žádné skryté výdaje na obnovu hardware či řešení softwarových problémů

Vybraná případová studie



Velikost společnosti: 15 zaměstnanců

Software a služby
Microsoft Office 365

Stát/Region
Česká republika

IT téma
Cloudové služby

Jazyk
Čeština

RSS