2 page Case Study
Publikováno: 2/15/2013
9
Ohodnoťte tuto studii:

JAS ČR a.s. JAS ČR přešel na Exchange v cloudu, vyjde ji levněji a nabízí vyšší dostupnost

Společnost JAS ČR se zaměřuje na velkoobchodní činnost v oblasti tabákových výrobků. Její prodejní síť pokrývá celé území České republiky a hlavními distribučními místy jsou Děčín, Jihlava, Most, Nymburk, Praha, Znojmo a Přerov. Elektronická pošta je pro ni proto důležitým pracovním nástrojem. V roce 2010 se firma po problémech s vlastními servery nakonec rozhodla převést poštu do cloudu, využila k tomu Exchange Online, součást Office 365.

Situace

Rozhodnutí o změně přišlo s rostoucím počtem výpadků

Společnost JAS ČR historicky vždy využívala Microsoft Exchange Server, na jehož funkce i webové rozhraní byli všichni zaměstnanci zvyklí. Exchange Server firma provozovala na vlastním fyzickém serveru umístěném v hostingovém centru v Jihlavě. Jenže provozování vlastního serveru pro firmu s 35 zaměstnanci nebylo zrovna ideální. Problémy totiž byly jak se fyzickým serverem samotným, tak i s poskytovatelem hostingu. Spolu s tím, jak server fyzicky stárnul, docházelo ke stále častější nutnosti měnit například nefunkční větráčky apod. V roce 2010 už situace dospěla tak daleko, že poštovní server zaznamenal hned tři výpadky za 9 měsíců. První dva byly způsobeny poruchou hardware a ten třetí, nejvýznamnější, způsobil poskytovatel hostingu, když automaticky updatoval svůj hardwarový antispamový filtr, který přestal s poštovním serverem náhle komunikovat. Firma tak byla 1,5 pracovního dne bez e-mailů, což bylo tou pomyslnou poslední kapkou, která rozhodla, že situace ohledně poštovního serveru se musí změnit.

Cloud vyšel levněji

Vedení společnosti se rozhodlo celou situaci začít řešit od základu. Jediným vstupním požadavkem bylo, že firma musí využívat Microsoft Exchange Server, na který byli uživatelé zvyklí a s jehož funkcemi byli naprosto spokojení. V roce 2010 už ale byly na stole hned tři varianty, jak Exchange ve firmě využívat. První variantou bylo pokračovat v zaběhnuté praxi, koupit si nový server a umístit jej opět do hostingového centra. Varianta číslo dvě počítala se službou tzv. hostovaného Exchange u významného lokálního poskytovatele těchto služeb. Poslední a zároveň vůbec nejmladší variantou pak bylo využití cloudové služby Microsoft Exchange Online, v rámci balíku cloudových služeb Office 365. Z pohledu JAS ČR to byla po technické a ekonomické stránce rovnocenná varianta s hostovaným Exchange a dokonce i cena vycházela obdobně.

Jenže Microsoft měl navrch ve vybavení datových center i důvěryhodnosti značky. Vedení totiž při srovnání všech tří variant uvažovalo s pětiletým horizontem, ve kterém srovnávalo i celkové náklady vlastnictví jednotlivých variant. Microsoft v tomhle případě přitom ze srovnání vyšel jako důvěryhodnější partner, u kterého lze předpokládat, že cena služby zůstane nezměněná anebo se dokonce sníží. Využití Exchange Online ve srovnání vycházelo dokonce o 15 % levněji, než pořízení vlastního poštovního serveru. Exchange Online navíc při nižší ceně nabídl garantovanou dostupnost na úrovni 99,9 % na měsíční bázi, kdy celková doba všech výpadků v kalendářním měsíci nesmí přesáhnout 43 minut. Aby podobné dostupnosti dosáhla varianta číslo 1 s vlastním serverem, musela by firma investici do hardware i software výrazně navýšit.

Řešení

S migrací do cloudu pomohl partner

Jakmile se firma rozhodla pro Exchange Online, začala hledat vhodného implementačního partnera, který by ji pomohl s migrací uživatelských účtů i dat z vlastního serveru do cloudu. Tím se nakonec stala společnost DIGI TRADE. Ta provedla potřebnou analýzu prostředí, návrh migrace i projektový plán, který definoval načasování jednotlivých kroků tak, aby migrace ovlivnila chod firmy co možná nejméně. To se nakonec i povedlo a DIGI TRADE provedl migraci poštovního serveru do cloudu bez jakýchkoliv problémů. Samotní uživatelé tuto změnu ani nijak nepocítili.

Přínosy

Exchange Online odstranil problémy s   dostupností

Po pár měsících používání Exchange Online si však uživatelé změny přeci jen všimli. Zmizely totiž veškeré problémy s dřívějšími výpadky pošty. Změnil se také antispamový a antivirový filtr, který je zahrnut již v ceně služby Exchange Online. Změny se však projevily i jinde. Firma každý měsíc uspořila v průměru 1 000 Kč, které dříve platila za běžnou administraci serveru a obměnu opotřebovaného hardware. Už nebylo třeba instalovat žádné aktualizace serverového operačního systému, nebylo potřeba kontrolovat logy, zda se neobjevil nějaký nečekaný problém a nebylo třeba se starat ani o poštovní server samotný. Veškeré tyto práce jsou totiž zahrnuty již v ceně služby a provádějí je přímo specialisté datového centra Microsoftu. Ti také dbají na rozvoj a aktualizace bezpečnostního řešení i centrálního firewallu, který chrání jednotlivá datová centra jako taková. Firma však uspořila také čas svého IT specialisty, který má na starosti všech 35 počítačů v 8 pobočkách. Ten dříve musel věnovat v průměru jeden až dva dny měsíčně tomu, aby vše fungovalo tak, jak má. V případě výpadku pak musel přerušit veškerou další činnost, včetně podpory uživatelů, a pracovat prioritně na jeho odstranění. To už teď ale neplatí. Své pracovní nasazení tak může plně soustředit na proaktivní činnosti a v ušetřeném čase se věnuje plánování dalšího rozvoje IT a zefektivnění správy a podpory uživatelů.

Firma ušetřila peníze, čas i nepříjemné starosti

Přechod na službu Microsoft Exchange Online, která je součástí Office 365, pro JAS ČR znamenal nejen 15 % finanční úsporu, ale také úsporu cenných kapacit firemního IT specialisty (přes 12 člověkodnů ročně) a výrazné navýšení dostupnosti poštovního serveru, který je pro bezproblémový chod firmy klíčový. Navíc firma s přechodem na Microsoft Exchange Online získala také přístup k nejmodernějším bezpečnostním technologiím a díky tomu, že Exchange Online funguje ve formě služby s pravidelným měsíčním poplatkem, si také oproti variantě s jednorázovou investicí do vlastního serveru vylepšila cashflow.

Vybraná případová studie
RSS