2 page Case Study
Publikováno: 4/26/2013
17
Ohodnoťte tuto studii:

Volksbank CZ Volksbank zdokonalila pomocí technologie Microsoft SharePoint řízení interních směrnic

Chod banky se řídí rozsáhlou sadou interních směrnic a předpisů, které musí být v souladu s platnou legislativou, s bankovním dohledem ČNB a v souladu s pravidly platnými pro celý nadnárodní koncern Volksbank International AG. Správa a publikace interních směrnic je pro banku náročná činnost, a proto se rozhodla celý proces zdokonalit pomocí nové aplikace.

Situace

Volksbank CZ, a.s. je univerzální obchodní banka se širokým spektrem produktů a služeb v oblasti drobného i podnikového bankovnictví. Během svého působení na českém trhu Volksbank získala pevnou pozici v segmentu středních a menších bankovních domů.

Oddělení organizace pro evidenci interních směrnic využívalo aplikaci vytvořenou v prostředí Microsoft Access. Schválené dokumenty byly uloženy v sdíleném adresáři a zveřejněny na firemním intranetu. Proces schvalování interních směrnic byl řízen ručně, jednotlivé verze dokumentů se schvalovatelům zasílali emailem. Tento stav nebyl dostačující, protože zodpovědní pracovníci na schvalování směrnic neměli žádný nástroj na řízení změn, pro zaměstnance bylo zároveň obtížné dohledat potřebné platné dokumenty.

Uvedené problémy vedly Volksbank k vytvoření nové aplikace pro správu interních směrnic. Původní dokumenty bylo třeba přesunout do nové aplikace a původní systém opustit.

Obchodní cíle

Hlavním předmětem zadávací dokumentace bylo zefektivnění procesu schvalování
a publikování interních směrnic. Také byly stanoveny parciální cíle, které přispívají k úspěšnému plnění uvedeného procesu:

  • nastavit jednotné pravidlo schvalování směrnic
  • udržovat kompletní historii dokumentů a jejich procesů schvalování
  • kategorizovat dokumenty a jejich provázání na související vyhlášky a zákony
  • propracované vyhledávání
  • monitoring schvalování, možnost sledovat rozpracované verze, kontrola termínů
Řešení

Volksbank se rozhodlo pro implementaci portálového řešení Microsoft SharePoint s návazností na databázový systém Microsoft SQL Server a jako svého partnera si po výběrovém řízení zvolila společnost Infinity a.s. Z hlediska společnosti Volksbank bylo nasazení této technologie nejvhodnější zejména kvůli perfektní návaznosti na již provozované systémy na platformě Microsoft. Důležitou roli při rozhodování sehrála i snadnost obsluhy portálu, ke kterému se přistupuje internetovým prohlížečem a způsob ovládání je velmi intuitivní.

Systém SharePoint poskytuje funkcionalitu v oblasti správy dokumentů, vyhledávání, řízení procesů dle definovaných pracovních postupů a definice přístupových práv. Využití této funkcionality bylo logickým krokem k dosažení požadovaných cílů. Každá verze směrnice má vytvořen pracovní prostor, v kterém se uchovávají všechny informace související s danou směrnicí včetně kompletní historie změn. Schvalování směrnic má pevně stanovený řád a je automaticky řízeno pracovním postupem. Uživatelům jsou zasílány emaily o změnách v procesu schvalování. Silnou stránkou řešení je podpora vyhledávání, kdy si uživatel může dohledat informace několika způsoby. Jednotlivé směrnice jsou provázány linky, uživatelé vidí vazby mezi jednotlivými dokumenty. Aplikace se automaticky aktualizuje s databází zaměstnanců a organizační strukturou společnosti, tím je zajištěna její aktuálnost a dostupnost všem zaměstnancům banky. Součástí projektu byla kompletní migrace stávajících dat a to včetně dokumentů, příloh a číselných řad směrnic.

Přínosy

Nejvýznamnějším přínosem nasazeného řešení ve Volksbank je zvýšená efektivita schvalování interních směrnic. Oddělení organizace má k dispozici účinný nástroj na řízení celého procesu.

Uživatelé získali nový moderní nástroj, který díky svému komfortu a rozsáhlé integraci s Microsoft Office činí systém výrazně přívětivějším a snadněji použitelným oproti předešlému systému.

Banka získala stabilní a robustní platformu pro efektivní sdílení informací, která je připravena na další rozvoj.

*
* Díky nové aplikaci jsme dostali proces schvalování interních směrnic pod kontrolu, naše práce je tím mnohem efektivnější. Ušetřený čas můžeme věnovat důležitějším činnostem. Nový portál nám umožňuje rychlejší a přehlednější management naší předpisové základny. Nyní jsme schopni efektivně spravovat dokumenty potřebné k chodu banky. Zaměstnancům jsme dokázali usnadnit orientaci ve vnitřních směrnicích, a zrychlit vyhledávání informací.
*

Igor Dobřický
vedoucí odboru IT, Volksbank CZ, a.s.

*

Vybraná případová studie



Velikost společnosti: 1000 zaměstnanců

Software a služby
  • Microsoft Sharepoint Server
  • Microsoft .NET
  • Microsoft Office
  • Microsoft SQL Server 2005
  • Windows Server 2008

Stát/Region
Česká republika

IT téma
Ukládání dat

Jazyk
Čeština

Partneři
Infinity a.s.

RSS