2 page Case Study
Publikováno: 4/26/2013
27
Ohodnoťte tuto studii:

GEMO OLOMOUC Microsoft Dynamics NAV propojil a sjednotil procesy společnosti GEMO Olomouc

Společnost GEMO Olomouc, spol. s r.o. realizuje projekty z oblasti stavebnictví nejen v České republice. Ke své činnosti používá tři informační systémy a rozhodla se provést upgrade a vzájemně je propojit v jeden ucelený systém. Jeho základem se stal Microsoft Dynamics NAV, který koordinuje a synchronizuje veškeré společné informace a zamezuje duplicitám údajů. Zaměstnanci tak mají potřebné údaje „hned po ruce“.

Výchozí stav

Stavební firma GEMO OLOMOUC, spol. s r.o. realizuje kompletní výstavbu na klíč v oboru pozemního stavitelství a provádí také bytovou, občanskou a průmyslovou výstavbu, včetně infrastruktury.

Firma byla založena v roce 1990 a v současné době disponuje 450 stálými zaměstnanci a tvoří ji 8 samostatných středisek. Od svého založení se rozrostla více než desetkrát. Do roku 2005 činil obrat do 1,8 miliardy Kč, v roce 2007 již 3,7 mld. Kč.

V průběhu roku 2007 firma rozšířila své zázemí o moderní logistické centrum v Hněvotíně mající parametry obvyklé v EU a zavedla nový systém logistiky a organizace dopravy. Spolu s realizací přístavby administrativní budovy byly dokončeny zásadní změny společnosti na moderní stavební společnost.

Do roku 2008 používala společnost v rámci informačních systémů:
  • Navision verze 2.60
  • IPOS (Stavebně-výrobní SW)
  • DMS (Document management system od společnosti AipSafe)
Cílem implementace nového informačního systému bylo zachování této struktury, upgrade všech systémů na poslední verze a technologický upgrade hardwaru (ve vlastní režii společnosti). K hlavním cílům patřilo rovněž úzké propojení uvedených systémů tak, aby splňovaly komunikační požadavky a minimalizovaly dublování dat.

Cíle projektu

Jedním z hlavních úkolů implementace bylo zajistit maximální provázanost mezi jednotlivými systémy, a tím zajistit jednotný proces veškerých činností s přihlédnutím k rozmístění staveb. Plánované nové řešení mělo zajistit přístup k systémům odkudkoliv.

Dalšími neméně důležitými body k řešení byly:

  • minimalizace zadávání stejných dat vícekrát – např. ve stávajícím systému existovalo pro správnou fakturaci více karet jednoho zákazníka; ruční kontace nákladů v souladu s technologickým členěním stavby
  • sledování smluv – požadavek na kontrolu finančního limitu zadaného ve smlouvě;
  • sledování zakázek – možnost sledovat zakázku ve všech systémech;
  • sledování finančních ukazatelů podle různých pohledů.

V rámci celé společnosti byl silný požadavek na kontrolu střediskových práv včetně požadavku na filtraci čtení, což má umožnit každé osobě s přístupem do systému vidět „očištěná“ data resp. údaje, které ji skutečně zajímají a přísluší ji.

Řešení

Společnost GEMO si již dříve zvolila systém Navision jako své ERP. Od roku 2002 používala Navision ve verzi 2.6 a když rozhodovala o možnostech pořízení nového systému, volba opět padla na Microsoft Dynamics NAV v nové verzi 5.

Hlavním a nepřehlédnutelným důvodem pro opětovnou volbu systému Microsoft byl fakt, že zaměstnanci znali principy fungování a byli na něj zvyklí, což jim usnadnilo přechod z původního systému do nového.

Za implementačního partnera byla vybrána společnost Infinity a.s, která disponuje velmi zkušeným analytickým a implementačním týmem a poskytuje stabilní zázemí velké nadnárodní společnosti. Zároveň dokázala nejlépe vystihnout potřeby společnosti GEMO a nabídla nejlepší poměr mezi kvalitou poskytovaných služeb a celkovou cenou řešení.

Správa kontaktů
Základem práce s kontakty je jednoznačnost, tzn. kontakt existuje ve všech systémech jednou a není možná jeho duplicita. V tomto ohledu bylo nutné zajistit spolupráci mezi Microsoft Dynamics NAV a DMS. Primárně mohou být kontakty zadány v obou systémech, ale v NAV je prováděna kontrola oprávněným uživatelem a všechny úpravy jsou distribuovány dál.

Správa přijatých dokumentů
Proces řízení přijatých dokladů prochází mnoha stupni, které s sebou nesou řadu rizik a chyb. Pomocí vzájemného propojení Microsoft Dynamics NAV a DMS se podařilo tato rizika minimalizovat. Příchozí dokument je naskenován, základní identifikační údaje jsou zadány do DMS a v NAV vznikne automaticky identický doklad. Tím je eliminována nutnost duplicitního zadávání dat a taktéž chyby vzniklé v důsledku přepisu. Po celém procesu schválení a doplnění dimenzí se vrací do NAV, kde dochází k vytvoření kompletního dokladu a zaúčtování.

Dimenze a středisková práva
Veškeré účetní operace společnosti bylo potřeba sledovat dle zadaných hledisek ve všech systémech. K tomu byly zvoleny tak zvané dimenze, jež prostupují celým systémem Microsoft Dynamics NAV, synchronizují se do ostatních programů a díky nim je možné všechna data jednoduše a rychle analyzovat. Díky jednotné správě lze na data nahlédnout jak v NAV, tak i v programu IPOS na konkrétních stavbách. Každý střediskový vedoucí může téměř okamžitě vidět své náklady a výnosy díky nastaveným právům a pohledům pro své středisko, každému stavbyvedoucímu je umožněn detailní pohled na kompletní ekonomiku stavby.

Evidence půjčovny

Insert into case study

Jednou z činností společnosti je mimo jiné i půjčovna malé mechanizace a bednění. Nově vytvořený a přizpůsobený modul pro zápůjčky umožnil jednoduchou a přehlednou evidenci půjček interních i externích včetně tisku výdeje/příjmů a jejich následnou fakturaci.

Přínosy

Hlavní přínosy systému, které byly pro tento projekt vytyčeny a v jeho průběhu naplněny jsou:

  • Aktuální informace o stavu projektů především v oblasti nákladů – díky pravidelně aktualizovaným analýzám mají jednotlivá střediska a stavby okamžitý přehled o svých nákladech a výnosech i s porovnáním s plánem.
  • Zpřehlednění a sjednocení podnikových procesů – jednotlivé procesy byly nastaveny tak, aby měly určeny jasná pravidla a minimalizovala možnosti chyb.
  • Zpřehlednění smluv s obchodními partnery a jejich plnění, kontrola limitů na smlouvy – vzájemným propojením systémů vznikla kontrola pro plnění jednotlivých smluv.
  • Optimalizace schvalovacího procesu přijatých dokladů – schválení přijatých dokladů bylo optimalizováno napříč celou organizací, od okamžiku přijetí dokladu až po jeho zaúčtování včetně kontace nákladů.
*
* Ukázalo se, že implementace nového Microsoft Dynamics NAV spolu s integrací stávajících systémů byla výborná volba, která nám dala v této nelehké době náskok před konkurencí. Navíc nám nový systém rozšířil a zefektivnil procesy uvnitř společnosti. *

Ing. Antonín Hlavinka
vedoucí úseku controllingu a IT

*
Vybraná případová studie



Velikost společnosti: 350 zaměstnanců

Software a služby
  • Microsoft Dynamics NAV 5.0
  • Microsoft SQL Server 2000
  • Microsoft SQL Server 2005
  • Microsoft Windows XP
  • Windows Vista
  • Microsoft Windows Server 2003
  • Microsoft Exchange Server 2003

Stát/Region
Česká republika

Řešení podle potřeb
CRM Řízení vztahů se zakázníky

IT téma
  • Řízení zdrojů ve velkých organizacích
  • CRM Řízení vztahů se zakázníky

Jazyk
Čeština

Partneři
Infinity a.s.

RSS