2 page Case Study
Publikováno: 5/29/2013
29
Ohodnoťte tuto studii:

Vodafone Czech Republic a.s. Vodafone díky SAM ušetřil už 20 milionů korun, ročně ušetří další dva miliony

Situace

Společnost Vodafone Czech Republic se rozhodla zefektivnit nakládání se softwarovými aktivy centralizací nákupu software a zavedením procesů pro řízení životního cyklu software. Následně se také rozhodla projít certifikací ISO 19770.

Cesta k SAM byla zpočátku intuitivní

Prvním krokem k systematickému zavádění procesů pro nakládání se software dle normy ISO 19770 pro Software Asset Management byl audit používaného software. Ten se do roku 2007 pořizoval do firmy decentralizovaně. Jednotlivá oddělení si desktopový software nakupovala dle aktuálních potřeb. Stačilo vyplnit objednávku v centrálním objednávkovém systému a v průběhu jednoho měsíce byl software pro dané oddělení k dispozici. Decentralizovaný nákup však komplikoval využívání výhodných multilicenčních programů a vedl také k tomu, že zatímco jedno oddělení mělo k dispozici licence na software, které již nepotřebovalo, jiné si je muselo nově pořizovat. To potvrdil i audit používaného software, který ukázal, že firma je u některých druhů software výrazně nadlicencovaná. Po dokončení inventarizace software, která ukázala, kolik a jakých licencí firma skutečně využívá a kolik jich má k dispozici, firma přistoupila k revizi typů využívaných licencí a licenčních programů od jednotlivých dodavatelů software. Coby nově, po nedávné akvizici Oskar Mobilu, součást skupiny Vodafone totiž měla možnost u řady dodavatelů využít centrálních smluv, které má Vodafone uzavřené, a pořídit si tak potřebné licence za výhodnějších podmínek. Jen u antivirového software tak ušetřila na licencích 1 milion korun.

Řešení

Racionalizace využívaného software přinesla úsporu 12 milionů korun

Dalším krokem byla racionalizace využívaného software. Ta spočívala v několika krocích. Předně firma prověřila možnosti využívání bezplatně dostupného software, který v některých případech nahradil placené programy. Stejně tak byly nasazeny bezplatně dostupné prohlížeče některých dokumentů Office, protože například u grafů z aplikace Microsoft Visio část uživatelů ke své práci vůbec nepotřebovala editační funkce. Firma také v některých případech přestala platit podporu u software, protože se ho ročně pořizovalo jen několik málo nových licencí. Audit používaného software navíc také ukázal, že některé zalicencované a nainstalované programy se na řadě desktopů dlouhodobě nevyužívají. V rámci racionalizace byl navíc centralizován proces rozpočtování a nákupu licencí. To přineslo možnost napříč celou firmou přidělovat již zakoupené a aktuálně nevyužívané licence a využít lepších podmínek multilicenčních programů v okamžiku, kdy licence na software bylo skutečně nutné dokoupit. Jen díky inventarizaci a následné racionalizaci přitom Vodafone v prvním roce ušetřil 12 milionů korun.

S certifikací dle ISO pomohla WBI Systems

V dalším kroku se začal Vodafone zajímat o to, jak co nejvíce optimalizovat správu desktopového software napříč celým jeho životním cyklem. To ho přivedlo k normě ISO 19770, která se detailně zabývá procesem Software Asset Managementu (SAM). Vodafone zjistil, že významnou část SAM dle normy ISO už předchozími kroky začal naplňovat. Rozhodl se proto upravit i zbylé dílčí procesy v souladu s požadavky normy ISO 19770, aby mohl získat příslušnou certifikaci. Firma také oslovila společnost WBI Systems, která jí s procesem celé certifikace měla pomoci. WBI Systems pomohla proškolit a certifikovat jednotlivé členy IT oddělení, kteří se starají o správu desktopů a nově také o správu softwarových licencí. Vodafone také připravil edukativní e-learningové materiály pro řadové zaměstnance, aby lépe porozuměli celému nově nastavenému procesu nakládání s licencemi na software. Do procesu certifikace bylo zapojeno i právní oddělení a oddělení interní komunikace zajišťující primárně komunikaci změn v nakládání se software směrem k více než 3 000 zaměstnancům. V březnu 2012 pak prošel Vodafone Czech Republic jako první firma v ČR úspěšnou certifikací dle ISO 19770.

Přínosy

Enterprise Agreement pomohl ušetřit na software miliony

Zjištění skutečných potřeb zalicencování jednotlivých desktopových produktů napříč firmou a nastavení jasného procesu řízení životního cyklu licencí na software umožnilo společnosti Vodafone využít pro ni nejvýhodnějšího licenčního programu. V případě produktů společnosti Microsoft jím byl Enterprise Agreement, který pomohl firmě ušetřit několik milionů korun. Díky tomu, že firma přesně znala své současné i budoucí potřeby, mohla tento kontrakt uzavřít na dobu tří let a ušetřit nejen na software pro desktopy, ale také pro servery. V rámci Enterprise Agreementu firma také nabídla svým zaměstnancům Home Use Program pro produkty Microsoft Office. Zaměstnanci Vodafone Czech Republic tak mohou na svých domácích počítačích využívat Microsoft Office jen za mírný poplatek necelých 10 USD.

System Center Configuration Manager 2012 zefektivnil vzdálenou instalaci software i kontrolu jeho využívání

V rámci dokončování certifikace ISO 19770 firma v roce 2012 také zavedla pevný proces pro řízení životního cyklu licencí na software. Pro jeho podporu využila i nástroj Microsoft System Center Configuration Manager 2012 (SCCM). Ten v rámci SAM procesů plní celkem tři úlohy. První z nich je kontrola využívání nainstalovaného software. S využitím SCCM se na všech 3350 desktopech automaticky pravidelně kontroluje četnost využívání jednotlivých nainstalovaných aplikací. Licencované aplikace, které uživatel nepoužil déle než 3 měsíce, jsou pak vzdáleně odinstalovány a uvolněná licence se objeví v seznamu dostupných licencí pro daný software. Ve firmě se totiž relativně často stává, že programy jako Microsoft Project nebo Visio uživatelé potřebují jen na časově omezenou dobu (např. po dobu trvání projektu) a následně je už nepotřebují. Firma je tak může znovu efektivně využít na jiných koncových stanicích.

SCCM také provádí pravidelnou kontrolu nainstalovaného software. Několik set uživatelů oddělení Technology totiž potřebuje administrátorská práva ke svému operačnímu systému. Pravidelná kontrola pak má zajistit, že všechen nainstalovaný software je řádně evidován v centrální databázi licencí a že i když uživatelé mají administrátorská práva, tak si dodatečný software instalují v souladu s interním procesem pro SAM.

Poslední, velice důležitou, úlohou je vzdálená instalace software. Díky SCCM probíhá celý proces instalace nového software tak, že uživatel, který potřebuje novou aplikaci, si o ni zažádá v centrálním objednávkovém systému, kde také stručně popíše, z jakého důvodu ji potřebuje. Následně je tento požadavek zpracován IT oddělením, které v případě schválení požadavku pouze v SCCM potvrdí instalaci příslušného balíčku na daný počítač. Jakmile se pak uživatel připojí k podnikové síti, je mu aplikace plně automaticky nainstalována. V případě, že se ve Vodafone tato aplikace ještě nepoužívá, IT oddělení tento software zakoupí a připraví příslušný instalační balíček a proces pokračuje zcela identicky. S využitím Microsoft System Center Configuration Manager 2012 se přitom o správu software na 3 350 koncových stanicích stará o 20 % méně zaměstnanců IT oddělení, než před pěti lety, kdy firma měla 1 980 koncových stanic, a ve firmě nebyly zavedeny procesy dle ISO 19770.

Zodpovědný přístup k licencím na software šetří 2 miliony ročně

Přechod na Software Asset Management dle normy ISO 19770 pomohl Vodafone Czech Republic zefektivnit nakládání se software na koncových stanicích. Kromě počáteční úspory dosažené po inventarizaci a racionalizaci využití software ve výši 12 milionů korun, firma díky řízení životního cyklu aplikací i díky nižším cenám za software, které dosáhla díky Enterprise Agreement i dalším smlouvám s dodavateli software, každý rok ušetří v průměru další dva miliony korun. Správa a údržba software na koncových stanicích přitom s využitím Microsoft System Center Configuration Manager 2012 i při téměř 70 % nárůstu počtu koncových stanic ve firmě vyžaduje o pětinu méně personálních kapacit na straně IT oddělení. Navíc zaměstnanci, kteří potřebují ke své práci novou aplikaci, ji dostanou v průměru čtyřikrát rychleji, než to bylo dřív, v dobách decentralizovaného nákupu.

Hlavní přínosy řešení:

  • Počáteční úspora ve výši 12 milionů Kč (racionalizace využití software, využití centrálních smluv na nákup software, využití efektivnějšího licencování a licenčních programů, atd.)

  • Průměrná roční úspora 2 miliony korun (řízení životního cyklu software, opětovné využívání nepoužívaných licencí na jiných počítačích, atd.)

  • Zaměstnanci mohou v rámci Home Use Program využívat na svých domácích počítačích Microsoft Office za mírný poplatek necelých 10 USD.

  • Zefektivnění správy software s využitím Microsoft System Center Configuration Manager 2012

  • Čtyřnásobné zrychlení zpracování požadavků zaměstnanců na instalaci nového software


Vybraná případová studie




Profil organizace
Mobilní operátor Vodafone Czech Republic je od roku 2005 součástí jedné z největších telekomunikačních skupin na světě Vodafone Group. V České republice v současnosti poskytuje služby pro více než tři miliony zákazníků. Od roku 2007 poskytuje společnost pod názvem Vodafone OneNet komplexní telekomunikační služby (hlasové i datové služby v pevné a mobilní síti) firemním zákazníkům jak ze soukromého, tak veřejného sektoru. Společnost je také aktivní v oblasti společenské odpovědnosti. Založila Nadaci Vodafone ČR, která je podle objemu rozdělených prostředků třetí největší firemní nadací v ČR a rozdělila za 6 let neziskovému sektoru více než 85 milionů korun.

Software a služby
Microsoft System Center 2012 Configuration Manager

Stát/Region
Česká republika

Řešení podle potřeb
Licencování

IT téma
Asset Management

Jazyk
Čeština

RSS