4-page Case Study
Publikováno: 9/26/2013
42
Ohodnoťte tuto studii:

Městský úřad Břeclav MěÚ Břeclav se díky SAM připravil na přechod do terminálového prostředí a ušetřil na licencích za software

Městský úřad v Břeclavi zajišťuje provoz a podporu pro 170 koncových stanic přímo na městském úřadu a pro dalších 570 počítačů v celkem 18 příspěvkových organizacích zřízených obcí, včetně 14 škol, muzea, knihovny, domu pro seniory a jedné charitativní organizace. S ohledem na vysoký tlak na efektivitu správy IT proto MěÚ Břeclav směřuje k terminálovém provozu koncových stanic. V souvislosti s tím se vedení úřadu rozhodlo nastavit základní Software Asset Management procesy dle ISO 19770. To v horizontu deseti let navíc ušetří až 50 % prostředků na licence za Office.

SAM jako cesta k systémovému nakládání s licencemi

Počátkem roku 2013 se IT oddělení v rámci dlouhodobé IT strategie úřadu rozhodlo zahájit přípravy na přechod koncových stanic na terminálový provoz, který by výrazně zefektivnil správu koncových stanic. S tím byla spojena celá řada kroků, včetně např. centralizované správy licencí na software a sjednocení verze Microsoft Office. K tomu mu posloužil Software Asset Management – soubor procesů dle normy ISO 19770, který vede k efektivnímu a jednotnému nakládání se softwarovými licencemi napříč organizací. Úřad se přitom rozhodl v souladu s legislativou (Usnesení vlády ČR ze dne 20. června 2001 č. 624 o Pravidlech, zásadách a způsobu zabezpečování kontroly užívání počítačových programů) a normou ISO 19770 zrevidovat i softwarové licence v celkem 18 příspěvkových organizacích. Pro tento krok si MěÚ Břeclav zvolil jako dodavatele služeb společnost AutoCont CZ, se kterou dlouhodobě spolupracuje.

Inventarizace software ukázala slabá místa v nakládání s licencemi

První fází celého Software Asset Managementu byl audit používaného software na všech počítačích úřadu i ve všech úřadem zřizovaných příspěvkových organizací. Dříve jednotlivé odbory a příspěvkové organizace nakupovali software samostatně. V rámci úřadu a příspěvkových organizací také nebyly nastaveny jasné postupy žádostí o nový software, ověření případné dostupnosti volných licencí, ani definice standardního vybavení počítačů, která je pro budoucí terminálový provoz nezbytná. Také případné plánování nákupů software bylo velice problematické a souhrnná efektivita – i ve smyslu dosažených koncových cen – byla z hlediska zřizovatele velice nízká. Navíc docházelo k tomu, že se některé licence kupovaly zbytečně. Po dokončení inventarizace a zjištění skutečně používaných licencí, jejich různých variant a licenčních programů, byla zjištěna slabá místa aktuálního stavu. Některé příspěvkové organizace z důvodu špatné interpretace licenčních podmínek pořizovali licence pro státní správu, ačkoliv splňovali podmínky pro využití výrazně levnějších licenčních programů pro vzdělávání. Docházelo zde tedy ke zbytečnému plýtvání finančních prostředků.

Centralizace správa licencí a nákupu software ušetří stovky tisíc ročně

AutoCont během tří měsíců provedl vyhodnocení současného stavu, navrhl potřebná opatření a zpracoval posloupnost jednotlivých SAM procesů s velice jednoduchým a přehledným komentářem. Úřad dostal k dispozici srozumitelně a jasně popsané kroky, které je potřeba provést. Součástí zprávy byl i návrh směrnice pro využívání prostředků IT, podrobná procesní mapa nákupního procesu a přiřazení jednotlivých procesů k odpovídajícím částem normy ISO 19770. Plánovaná standardizace software a centrálně řízení nákup příspěvkových organizací umožní zřizovateli šetřit statisíce korun ročně. Prvním krokem bylo vyhodnocení aktuálního počtu používaných licencí a jejich variability s ohledem na pracovní požadavky. Došlo k vytvoření plánu na nahrazení více než desítky různých verzí Microsoft Office za jednotnou a nejnovější verzi Microsoft Office 2013 napříč úřadem i příspěvkovými organizacemi se stanovením povolených výjimek. Tím se výrazně zefektivní i podpora koncových uživatelů, kteří budou používat jen jednu verzi Microsoft Office. Celkový návrh řešení vycházel i z plánovaného přechodu všech koncových stanic do terminálového prostředí.

Volba výhodnějších licenčních programů ušetří školám na licencích za Office 50 % nákladů

Na základě zjištěných skutečností bylo navíc doporučeno zavést jednotné řízení nákupu v příspěvkových organizacích pro využití výhodnějších multilicenčních programů. Příspěvkové organizace byly logicky rozděleny do dvou celků na vzdělávací organizace a ostatní. Toto rozdělení vycházelo z licenčních podmínek jednotlivých multilicenčních programů. Na základě tohoto rozdělení byly doporučeny dva druhy multilicenčních smluv - licenční smlouva pro řešení ve vzdělávání, vycházející z počtu pedagogických pracovníků pro pokrytí všech koncových stanic a smlouva Microsoft Select Plus pro státní správu pro potřeby ostatních příspěvkových organizací a městského úřadu.

Úřad i příspěvkové organizace teď nakupují software levněji a využívají ho efektivně

Kontrola stavu licencí pomohla městskému úřadu v Břeclavi splnit zákonné požadavky na správu software a zároveň zajistila právní jistotu v oblasti nakládání se software. Navrhované řešení standardizace kancelářského balíku Office a uzavření dvou multilicenčních smluv pomůže ušetřit stovky tisíc korun z rozpočtu. Pořizované licence budou také splňovat kritérium hospodárnosti v souladu s dlouhodobým plánem rozvoje IT. Městský úřad v Břeclavi se tímto krokem také připravil na plánovaný přechod do terminálového prostředí, a to bez nutnosti dalších nákupů potřebných licencí kancelářských balíků. Díky centralizaci nákupních procesů všech příspěvkových organizací navíc dojde k dalším finančním úsporám. Nebude totiž již docházet k situacím, kdy díky decentralizaci nákupu byly i přes přebytek licencí u jedné příspěvkové organizace pořizovány další licence pro jinou organizaci. Navíc vzdělávací organizace budou nakupovat licence na základě počtu zaměstnanců bez ohledu na počet využívaných počítačů, což přinese přibližně 50 % úsporu nákladů na software. Tento způsob licencování navíc umožní přizpůsobovat v učebnách počty počítačů dle skutečných potřeb, bez dodatečných nákladů na licence za software.

Hlavní přínosy řešení:

  • Definice standardní softwarové výbavy pro jednotlivé typy koncových uživatelů potřebná pro budoucí terminálový provoz koncových stanic
  • Zefektivnění podpory koncových uživatelů díky sjednocení používané verze Microsoft Office.
  • Centralizace správy licencí, díky které může jedna příspěvková organizace využívat volné licence na software z jiné příspěvkové organizace
  • Přechod na dva nejvýhodnější multilicenční programy – u muzea a 14 škol na multilicenční program pro vzdělávací organizace a u samotného městského úřadu, knihovny, domu pro seniory a charitativní organizace na program Microsoft Select Plus pro státní a veřejnou správu.
  • Změna způsobu licencování u vzdělávacích organizací umožňující libovolně měnit počty počítačů v učebnách bez nutnosti dokupovat licence na software, což přinese v horizontu 10 let 50 % úsporu nákladů na software.

Profil partnera

AutoCont CZ a.s. je společností, která v oblasti dodávek zboží, služeb a řešení na poli informačních a komunikačních technologií (ICT) úspěšně působí přes 20 let. Z původního výrobce PC a prodejce výpočetní techniky se společnost rozvinula v jednoho z nejvýznamnějších dodavatelů ICT v České republice. AutoCont je jednou z mála společností v oboru, která může portfoliem nabízených produktů a služeb výrazně oslovit zákazníky jak ze segmentu malých a středních firem, tak ze segmentu velkých firem, finančních institucí a státní správy. Svou nabídku zaměřuje především na budování IT infrastruktury, implementaci podnikových aplikací, vývoj SW a na outsourcing provozu IT.

Kontakty:

Městský úřad Břeclav
Náměstí T. G. Masaryka 3
690 81 Břeclav
Tel.: 519 311 111
Web: www.breclav.eu
E-mail: mailto:posta@breclav.eu

AutoCont CZ a. s.
Hornopolní 3322/34
702 00 Ostrava
Tel.: +420 59 6152 111
Web: www.autocont.cz
E-mail: info@autocont.cz

Vybraná případová studie



Velikost společnosti: 180 zaměstnanců

Profil organizace
Městský úřad v Břeclavi má na starosti péči o svých více než 25 tisíc obyvatel a zároveň coby úřad obce s rozšířenou působností obstarává administrativní podporu pro menší obce ve svém okolí. Obec hospodaří s více než půlmiliardovým ročním rozpočtem a městský úřad zaměstnává na 170 pracovníků. Kromě toho má na starosti i 18 příspěvkových organizací – 14 škol, muzeum, knihovnu, dům pro seniory a jednu charitativní organizaci. V nich pracuje dalších 570 zaměstnanců.

Podniková situace
MěÚ Břeclav se v rámci dlouhodobé strategie potřeboval připravit na terminálový provoz koncových stanic. Zároveň, s ohledem na personální obsazení IT oddělení a vysoký počet uživatelů využívajících více než desítky různých verzí Microsoft Office, vyvstal požadavek na sjednocení verze Microsoft Office napříč celým úřadem

Řešení
Firma se rozhodla provést inventarizaci software a centralizovat proces nakládání a nákupu licencí na software v souladu s normou ISO 19770 pro Software Asset Management, zajistit efektivnější nakládání s licencemi zejména na Microsoft Office a připravit se také na budoucí terminálový provoz koncových stanic.

Software a služby
Microsoft Office

Stát/Region
Česká republika

Řešení podle potřeb
Business Intelligence

IT téma
Asset Management

Jazyk
Čeština

Partneři
AutoCont CZ a.s.

RSS