4-page Partner Case Study
Publikováno: 3/28/2014
45
Ohodnoťte tuto studii:

KRÁLOVOPOLSKÁ RIA, a. s. Microsoft Dynamics NAV přinesl KRÁLOVOPOLSKÁ RIA efektivnější řízení projektů, cashflow a strategické plánování

KRÁLOVOPOLSKÁ RIA patří mezi významné inženýrsko-dodavatelské společnosti v oblasti energetiky. Během pěti let se firma téměř trojnásobně zvětšila, a to zejména díky účasti na projektech modernizace velkých tepelných elektráren v České republice a výstavbě bloků 3. a 4. jaderné elektrárny Mochovce na Slovensku. Firma proto hledala podnikový informační systém, který by jí pomohl efektivně řídit rozsáhlé projekty i související finanční toky, a který by dal managementu nástroj k efektivnějšímu strategickému řízení společnosti. Nakonec si vybrala Microsoft Dynamics NAV s oborovým řešením BIZ4BuildIn od společnosti NAVISYS. Investice do ERP systému se firmě vrátí do dvou let.

Problém sdílení informací

KRÁLOVOPOLSKÁ RIA používala dříve k řízení projektů kombinaci Microsoft Project, pro řízení časového souběhu prací a tabulek v Excelu pro řízení a kontrolu finančních toků souvisejících s jednotlivými projekty. Soubory vytvořené v Excelu se následně odesílaly na finanční oddělení, kde z nich ručně vznikaly měsíční plány cashflow a jednoduché orientační finanční reporty sledující ziskovost jednotlivých zakázek. Bylo však nezbytné ručně kontrolovat provedení každé platby a její provázanost s projektem a jeho dílčí etapou a následně upravovat i centrální plán cashflow. Zpracování těchto dat bylo časově náročné, při jejich přepisování docházelo k chybovosti a samozřejmě také k výrazné závislosti na přítomnosti příslušného projektového manažera pro přístup k informacím o projektech. Systém evidencí v Excelu totiž nebyl jednotný a zastupitelnost projektových manažerů byla velmi obtížná.

Ve společnosti s rostoucím počtem zaměstnanců a zakázek se zvyšovala i potřeba jednotného zdroje informací a nástroje pro okamžité rozhodování např. při vyhlášení nového tendru na dodávku inženýrských celků.

Tyto skutečnosti byly základním impulsem pro zahájení procesu výběru vyhovujícího řešení.

Východiskem se stala implementace podnikového informačního systému

Firma začala nejdříve nasazovat nástroje k zajištění efektivnější správy dokumentů a řízení projektů a aplikovala prvky manažerského účetnictví v tabulkovém procesoru - Excelu. I přesto zabíralo manuální zpracování dat příliš mnoho času klíčovým pracovníkům a zároveň nevykazovalo dostatečnou přesnost a rychlost, kterou firma požadovala. KRÁLOVOPOLSKÁ RIA proto dále hledala východisko z „informačního monopolu,“ které by umožnilo flexibilní reporting, přesnější controlling a pokrylo potřeby v oblasti řízení rizik a strategického managementu společnosti. Firma zvažovala celou řadu variant, včetně najmutí zaměstnanců pro zpracovávání dat, sjednocení Excelovských tabulek či dokonce vytvoření papírových formulářů a reportů. Nakonec však dospěla k názoru, že nejefektivnějším způsobem bude nasazení komplexního podnikového informačního systému s profesionálním oborovým řešením pro inženýrské společnosti.

Specifické potřeby firmy pokrývalo jen jedno řešení

K tomuto rozhodnutí firma dospěla v roce 2012, kdy v rámci rozsáhlého výběrového řízení oslovila všechny přední světové výrobce podnikových informačních systémů i některé velké lokální systémy. Firma postupně hodnotila jednotlivé systémy, ale ani jeden ji přímo neoslovil. Oblast konstrukce a inženýringu, ve které se KRÁLOVOPOLSKÁ RIA pohybuje, má totiž velmi specifické potřeby, které tyto systémy neuměly dostatečně pokrýt. Tedy až na jeden – tím byl Microsoft Dynamics NAV rozšířený o oborové řešení BIZ4BuildIn od společnosti NAVISYS. Toto oborové řešení je vyvinuto přímo pro inženýrské, projekční, stavební a projektově řízené společnosti. Jejich procesům je přizpůsobeno v systému úplně vše, včetně možnosti využít klasické zobrazení průběhu projektu ve formě Ganttova diagramu s možností interaktivního zobrazení nejnižší úrovně projektových úkolů, navázaných faktur i nákladů.

BIZ4BuildIn nabídl přesně to, co firma potřebovala

Oborové řešení BIZ4BuildIn od společnosti NAVISYS nabídlo přesně to, co firma potřebovala. Jeho platforma Microsoft Dynamics NAV přinesla uživatelům důvěrně známé uživatelské prostředí, snadné propojení s Microsoft Project Serverem, Excelem i Outlookem a dokonce i s Document Management Systémem (DMS) třetí strany, který firma od roku 2011 používala. Samotné oborové řešení pak poskytlo specializované moduly přímo pro project management a umožnilo plánování a řízení projektů a s tím souvisejícího workflow od fáze prvotní cenové nabídky, přes přesnou kalkulaci až po řízení projektu do jeho akceptaci zákazníkem. Navíc spojení Microsoft Dynamics NAV a oborového řešení BIZ4BuildIn nabídlo dostatečný prostor pro provádění úprav přesně dle individuálních potřeb firmy.

Implementace přinesla radikální změny v chodu firmy

Přechod na Microsoft Dynamics NAV s oborovým řešení BIZ4BuildIn byl zároveň impulsem k revizi celé řady firemních procesů. Management KRÁLOVOPOLSKÁ RIA ve spolupráci s konzultanty společnosti NAVISYS tak v průběhu implementace provedli dílčí změny nejen v nastavení procesů uvnitř systému, ale i uvnitř společnosti samotné. Některé stávající procesy se tak díky stabilizaci nastavení kompetencí a workflow sice trochu zkomplikovaly, ale současně došlo k zajištění plné zastupitelnosti zaměstnanců a k zajištění komplexního přehledu o zdrojích, kapacitách a plnění časových i finančních plánů. To vše s přímými interaktivními odkazy na související dokumenty a faktury v DMS. Firma tak díky nasazení podnikového informačního systému získala podstatně větší a hlavně přesnější detail při pohledu na jednotlivé projekty. Ten jí umožnil průběžné (nejen na měsíční bázi jako dříve) vyhodnocování celkové ziskovosti projektu a také efektivitu provádění dílčích fází projektu. Management tak dostal do rukou nástroje pro odhalování případných rizik a problémů, které se vyskytly v průběhu projektu, i pro identifikaci a odstranění jejich příčin.

Nový systém pomůže firmě v expanzi do zahraničí

Na pořízení podnikového informačního systému se podařilo KRÁLOVPOLSKÁ RIA získat 50 % finančních prostředků z dotačního programu Operační program podnikání a inovace v rámci dotačního titulu ICT v podnicích – projekt „Pořízení a implementace informačního systému ve společnosti KRÁLOVOPOLSKÁ RIA, a.s.“. Tato dotace pomůže firmě v její plánované expanzi do zahraničí. Jaderná i klasická energetika na východ od českých hranic totiž začíná nabírat nový dech a KRÁLOVOPOLSKÁ RIA chce být u toho. Microsoft Dynamics NAV jí v tom může pomoci hned v několika rovinách. Nabízí široké spektrum jazykových mutací, včetně podpory národních legislativ, což firmě v budoucnu umožní operativně expandovat např. do Ruska, Běloruska či na Ukrajinu, kde má velký potenciál získávat nové zakázky v oblasti energetiky. Dalším, velice důležitým aspektem, je nově získaná schopnost efektivního řízení rizik i cashflow, a to i ve střednědobém a dlouhodobém horizontu. Díky Microsoft Dynamics NAV firma může operativně vyhodnocovat aktuální poptávky i jejich potenciální ziskovost a dávat je do kontextu s čerpáním úvěrových rámců a bankovních záruk u jednotlivých bank. Možnost modelovat si variantní scénáře průběhu zakázky je přitom pro firmu, realizující dlouhodobé projekty, klíčová i v kontextu plánování jejího strategického rozvoje a udržení požadované ziskovosti. Zatímco ještě v roce 2012, před nasazením podnikového informačního systému, byl management nucen používat spíše operativní nástroje řízení, nyní si může dovolit strategicky plánovat i účast v tendrech na dlouhodobé projekty odsiřování tepelných elektráren, rozšiřování jaderných elektráren či budování velkých čistíren odpadních vod ve vzdálenější budoucnosti. KRÁLOVOPOLSKÁ RIA se totiž díky Microsoft Dynamics NAV s oborovým řešením BIZ4BuildIn mohla od operativního řízení v horizontu měsíců přesunout k řízení firmy v časovém horizontu 3 až 5 let, kdy firma plánuje navýšit svůj stávající obrat minimálně o 20 %.

Investice se vrátí firmě do dvou let

Microsoft Dynamics NAV přinesl do KRÁLOVOPOLSKÁ RIA zastupitelnost zaměstnanců, standardizaci procesů a okamžité přehledy o všech klíčových finančních ukazatelích doslova v reálném čase. Současně došlo k odstranění neúměrné administrativní zátěže pro klíčové a časově vytížené technické zaměstnance, kteří tak mohou investovat své kapacity do nových projektů. Díky efektivnějšímu finančnímu řízení má firma navíc možnost využívat přístupu k levnějším zdrojům financování. Díky těmto změnám a kofinancování projektu z prostředků OPPI se firmě investice do Microsoft Dynamics NAV s oborovým řešením BIZ4BuildIn od společnosti NAVISYS vrátí do dvou let. Nemluvě pak o nových nástrojích a možnostech v oblasti řízení rizik a strategického managementu, které vedení společnosti dostalo k dispozici a pevném základu, na kterém lze budovat plánovaný růst tržeb minimálně o 20 % v horizontu následujících 5 let.

Vybraná případová studie




Podniková situace
Firma využívala nejednotný systém finančního řízení projektů prostřednictvím tabulek v Excelu. Plán cashflow se vytvářel ručně, stejně jako kontrola proplacení dílčích fází jednotlivých projektů. Vedení také nemělo k dispozici souhrnný přehled o probíhajících projektech a využití kapacit. V rámci firmy byla problematická i zastupitelnost projektových manažerů, neboť každý z nich si vedl finanční evidenci o průběhu jím řízených projektů na základě vlastního systému v Excelovských tabulkách.

Řešení
Firma se rozhodla pro implementaci Microsoft Dynamics NAV s oborovým řešením BIZ4BuildIn od společnosti NAVISYS, které přineslo standardizaci a automatizaci procesů, zastupitelnost projektových manažerů i flexibilnější možnosti v oblasti finančního a strategického řízení společnosti.

Výhody
  • Zastupitelnost projektových manažerů
  • Detailní přehled o průběhu jednotlivých projektů, včetně návaznosti na dokumenty v DMS i propojení se všemi finančními ukazateli
  • Standardizace klíčových procesů
  • Odstranění nutnosti manuálního přepisování a kontroly dat
  • Odstranění chyb při manuálním přepisu dat
  • Okamžitý přehled o finančních ukazatelích i plánu cashflow
  • Možnost využívat levnější zdroje financování 
  • Efektivnější řízení rizik
  • Možnost flexibilního rozhodování na základě „tvrdých“ dat

Software a služby
  • Microsoft Dynamics NAV
  • Microsoft Dynamics
  • Microsoft Dynamics ERP

Stát/Region
Česká republika

Řešení podle potřeb
Produktivita

IT téma
Správa digitálního obsahu

Jazyk
Čeština

Partneři
NAVISYS s. r. o.

RSS