2 page Case Study
Publikováno: 4/29/2013
22
Ohodnoťte tuto studii:

KLIMA - SERVICE a.s. - CZ Podnikový informační systém přinesl společnosti KS KLIMA- SERVICE a.s. zlepšení a zprůhlednění práce se zakázkami

Společnost KS KLIMA-SERVICE a.s. zvolila moderní světové ERP řešení v konfiguraci pro ekonomiku, obchod a zakázkovou výrobu. Systém byl na přání zákazníka nasazen společností AutoCont CZ a.s. zrychleným způsobem s využitím prototypového řešení dodavatele.

Výchozí stav

Výrobky společnosti KS KLIMA – SERVICE a.s. jsou běžným vybavením prostor náročných na čistotu vzduchu. V nemocnicích, administrativních budovách, sportovních halách i v obytných domech. Společnost vyvíjí, vyrábí, dodává a provádí servis vzduchových filtrů atmosférického prachu. V současné době je na domácím trhu již deset let, přičemž zde zaujímá vedoucí postavení.
KS KLIMA-SERVICE je typem společnosti s rychlým a dynamickým růstem. Své podnikatelské směřování se rozhodla podpořit výměnou podnikového informačního systému – rovněž zvolením poměrně progresivního způsobu nasazení a dalšího rozvoje.
Stávající znakový ekonomický software trpěl nejrůznějšími druhy omezení, z nichž nejpalčivějšími byly technologického charakteru. Problémem se stal nízký počet možných současně přistupujících uživatelů, nedostatečný výkon, ale také nedostatečný uživatelský komfort a nepřipravenost na vstup do Evropské unie.
Při výběru nového systému však vedle vyřešení těchto omezení patřila další výběrová kritéria: modernost řešení, rozšiřitelnost, otevřenost a cena. Posledně jmenované odpovídaly přijaté informační strategii společnosti. Po prvotním kroku – získání ověřené informační platformy připravené na budoucí růst – měly následovat další kroky postupně rozšiřující a přizpůsobující nový systém požadavkům společnosti. Velký důraz byl kladen na využití všech možností jak minimalizovat investici při realizaci cílů celého projektu.

Cíle projektu

  •  Moderní světové řešení, pracující s posledními technologiemi.
  •  Připravenost na vstup do EU.
  •  Jednotný informační systém, poskytující provázané finanční a výrobní informace pro management podniku, obchod i pracovníky zakázkové výroby.
  •  Pro podporu kritického podnikového procesu, kterým je Zakázková výroba, vytvořit funkcionalitu na míru požadavkům společnosti.
  •  Umožnit a zajistit postupný rozvoj systému v průběhu růstu firmy (reakce na rozšíření podnikatelské činnosti a specifické potřeby v budoucnu).
  •  Využít všechny dostupné nástroje pro minimalizaci počáteční investice.
  •  Nasazení standardního prototypového řešení, nasazení bez použití implementační metodiky.

Řešení

Řešení pro společnost KS Klima bylo vybudováno na základě informačního systému Microsoft Business Solutions – Navision a za jeho dodavatele byla vybrána společnost AutoCont CZ a.s.

Celý projekt provázela snaha snížit náklady na pořízení nového systému. Skladba modulů v licenci byla chápána jako startovní a obsahovala nástroje pro řízení financí, nákupu a prodeje, zásob a firemních zdrojů.

Na přání klienta byla implementační složka nákladů redukována volbou zjednodušeného způsobu nasazení a řízení projektu – bez využití Navision Implemetation Methodology On Target – implementační metodiky, jež u větších/náročnějších projektů pomáhá dodržet vytýčené projektové cíle, harmonogram a stanovený rozpočet. V rámci zvoleného způsobu nasazení došlo nejdříve k nasazení prototypového řešení. Prototyp je předpřipravené a v souladu s legislativou udržované nastavení systému (konfigurace funkčních modulů, základní nastavení, číselníky, číselné řady, nastavení účtování, uživatelských rolí, sestav, výstupních dokladů atd.), které obsahuje tzv. best practices sesterských projektů a které se nemusí parametrizovat na míru zákazníkovi. Použití prototypu může přinést menší přizpůsobení systému účetním a procesním zvyklostem firmy. Menšími společnostmi a těmi, kteří hledají ověřené postupy, je však prototyp vítán. Tento přístup samozřejmě přináší efekt ve snížení implementačních nákladů, protože jej provází minimální rozsah prácí specialistů u zákazníka.

Programové úpravy se tedy mohly omezit na vybudování systémové podpory hlavního obchodního procesu společnosti KS Klima-Service – integrovaného modulu Evidence zakázek.

Zakázkový modul sleduje ve společnosti KS Klima celý vývoj zakázky od jejího zaevidování přes výrobu až po dodání zákazníkovi a fakturaci. Aplikace je přímo propojena s prodejní objednávkou, umožňuje tisk Zakázkového listu pro výrobu, zajišťuje přehlednou evidenci karet zakázek se sledováním stavů výroby, stavů přislíbení dodávek, dodání i fakturace. Modul mimo jiné zajišťuje evidenci hotových výrobků, automatické naskladňování na expediční lokace a objednávkové rezervace.

Projektovou aktivitou, která následovala po instalaci systému, nasazení prototypu a doplňující parametrizaci, bylo pořádání základních seznamovacích workshopů pro klíčové uživatele zákazníka a uskutečnění prací na převodech dat. Za účelem rychlého a řízeného zvládnutí migračních prací využila společnost AutoCont CZ vlastní migrační nástroje řízení procesů importu, validace a protokolování převodů dat. V závěrečné fázi došlo k zaškolení všech zbývajících uživatelů.

Naplnění projektových cílů bylo zvoleným způsobem realizace zkráceno na čtyři měsíce, počítáno od zahájení projektu k ověřovacímu provozu. Ve společnosti KS Klima nyní s informačním systémem Microsoft Business Solutions – Navision pracuje asi 18 uživatelů různého profesního zaměření.

Celá dodávka byla realizována jako komplexní řešení a vedle implementace podnikového informačního systému zajišťovala společnost AutoCont CZ a.s. také kompletní dodávku vlastního hardware a infrastruktury.

Přínosy

Nasazením informačního systému Microsoft Business Solutions – Navision do společnosti KS Klima došlo k výraznému zefektivnění a zprůhlednění procesu vyřízení výrobních zakázek a zkvalitnění servisních a dalších služeb zákazníkům. Přehledná podpora zpracování zakázek a provázanost údajů napříč funkčními moduly systému umožnila optimalizovat koordinaci činností jednotlivých oddělení firmy při jejich realizaci. Díky provázaným informacím, které integrovaný informační systém Microsoft Business Solutions – Navision společnosti KS Klima zajistila, se zlepšila informovanost zákazníků, pružnost reakce na jejich požadavky a dodavatelská jistota.

Manažeři společnosti mají ke svému rozhodování všechny potřebné informace ve vždy aktuální podobě.

Společnost se výběrem světového řešení připravila na bezproblémový vstup do EU a specifické legislativní požadavky spojené s tímto vstupem mohla začít včas naplňovat. Nasazení systému proběhlo v krátkém časovém horizontu. Zvolený rychlý způsob projektového řízení, umožněný nasazením prototypového řešení, výrazně minimalizoval zatížení koncových uživatelů a negativní vliv na chod společnosti. Projekt vykázal významné investiční úspory dané sníženým objemem služeb a prací v průběhu prvních fází implementace.

Vybraná případová studie
RSS