Nejzávažnější chyby při odesílání e-mailů, kterým je dobré se vyhnout
E-mail je skvělý nástroj pro vzájemnou komunikaci, při osobní korespondenci nebo při pracovním jednání o úkolech. V současnosti jej používáme tak často, že o něm již ani nepřemýšlíme. I zde však existují zdvořilostní pravidla, stejně jako u konverzace. U výhradně písemné komunikace je nutné vzít v úvahu také další skutečnosti. Můžete udělat chyby a vytvořit nesprávný dojem. To sice není tak důležité, pokud se domlouváte na večírek, avšak mnohem závažnější v případě, jestliže žádáte o práci nebo komunikujete s místními úřady.
Takže jak můžete udělat správný dojem? Snadno – dodržujte tyto typy od Kim Komando, které vám pomohou vyhnout se některým nejčastějším chybám při komunikaci e-mailem.
1. Nezapomeňte dodržovat e-mailovou etiketu.
Staré pořekadlo říká: „Více much chytnete na med než na ocet.“ Všichni víme, že bychom měli být zdvořilí: Zamyslete se však nad následujícími pravidly:
| • | Nepište, pokud jste naštvaní. Počkejte 24 hodin. Uklidněte se. Buďte slušní. Nechejte si e-mail od někoho zkontrolovat. |
| • | Nebuďte sarkastičtí. Můžete se domnívat, že jste chytří, ale příjemce tím můžete urazit. |
| • | NIKDY NEPOUŽÍVEJTE JEN VELKÁ PÍSMENA! Takový e-mail je stejný, jako kdybyste křičeli, a také se obtížně čte. Také s vykřičníky zacházejte opatrně. |
| • | Používejte jasný předmět, aby se lidé mohli snadněji rozhodnout, zda si e-mail přečtou ihned nebo později. Všichni máme moc práce. Vaši příjemci ocení vaši ohleduplnost. |
| • | Pište krátké e-maily. Pokud je e-mail delší než dva odstavce, měli byste raději použít telefon. |
| • | Pokud měníte téma diskuse, změňte předmět. |
| • | Pokud nemáte předchozí souhlas příjemce, neposílejte básničky, vtipy, varování proti virům a podobné věci. Pouze plýtváte cenným časem a přenosovým pásmem. |
2. Nemyslete si, že jste anonymní.
Pokud posíláte nevhodné e-maily, možná si myslíte, že nikdo nemůže zjistit, od koho e-mail přišel. Přece jste si vytvořili falešnou e-mailovou adresu. Zamyslete se. E-mail obsahuje neviditelné informace o odesílateli v hlavičkách zprávy.
Informace o odesílateli jsou uvedeny v hlavičce Od: . Těchto hlaviček může být několik, v závislosti na počtu počítačů, kterými e-mail prošel. Původní počítač je v dolním řádku Od: a lze jej snadno vysledovat k poskytovateli služeb Internetu, který vás může identifikovat jako odesílatele.
Hlavičky Od: zprávy znesnadňují zachování anonymity korespondence.
3. Neodešlete e-mail nesprávné osobě.
Současné e-mailové aplikace umožňují snadné odeslání e-mailu, a jakmile začnete zadávat adresu příjemce, kterému jste již dříve odeslali e-mail, často vyplní pole Komu: . Vždy pečlivě zkontrolujte správnou adresu v poli Komu.
Nezapomeňte, pokud píšete něco škaredého o Janu Novákovi, pravděpodobně máte v hlavě jeho jméno – dejte pozor, abyste neodeslali e-mail omylem jemu.
4. Nepoužívejte pouze jednu e-mailovou adresu.
Pokud budete používat více e-mailových adres, můžete mít jednu soukromou, jednu veřejnou, jednu pro seznamy příjemců online a další pro nákupy online. Uspořádání zpráv tak bude mnohem snazší.
Většina poskytovatelů služeb Internetu vám poskytne více e-mailových účtů. Potřebujete-li další účty, můžete také použít adresy webové pošty, například služby Windows Live Hotmail. K webovému e-mailovému účtu můžete získat přístup téměř odkudkoli, proto jsou také skvělé, pokud jste na cestách.
Používání samostatných adres k různý účelům usnadňuje správu e-mailů.
5. Nezapomeňte kontrolovat všechny vaše e-mailové účty.
Kontrola všech účtů vás může zdržovat, zejména pokud jste na cestách, ale jestliže zapomenete, může důležitá zpráva zůstat nepřečtená několik dní nebo i déle.
6. Neklepejte na tlačítko Odeslat příliš rychle.
Před odesláním si každý e-mail znovu přečtěte. Ať je předmět vašeho e-mailu jakýkoli, pečlivost se vyplatí. Lidé vás budou podvědomě posuzovat podle chyb. Nikdo není dokonalý, ale 99 procent podobných problémů můžete odstranit tím, že si text znovu přečtete.
Také se nespoléhejte na kontrolu pravopisu. Zachytí většinu chyb pravopisu, ale pokud použijete slovo ponožka místo slova položka nebo slovo snítku místo slova snímku, nepomůže vám. Také pravděpodobně nezaregistruje chybějící slova ve větě. Proto si vyhraďte čas na opakované přečtení textu.
7. Nezapomeňte vložit přílohu.
To je jasné, a protože to všichni občas děláme, neměl by to být velký problém.
Pokud se vám však tato chyba stává stále, mohou lidé začít pochybovat o vaší spolehlivosti. Jakmile jste připraveni odeslat e-mail, zamyslete se: Na co jsem zapomněl/a?
8. Pořiďte si vlastí e-mailovou adresu.
Pokud pro zasílání zpráv používáte e-mailový účet na webu nebo svého poskytovatele služeb Internetu, nebudete vypadat příliš profesionálně. Vlastní doménu si můžete pořídit za méně než 500 Kč ročně. I pokud nepodnikáte, nemusíte u vlastní domény měnit e-mailovou adresu, pokud změníte připojení k Internetu, a lidé si vaši adresu snadněji zapamatují, takže tato investice se vyplatí.
