Představení tajného reportéra funkcí systému Office 2007
Pomocí tajného reportéra se seznamte s některými z nejdůležitějších funkcí systému Office 2007
Když byla někdy před 17 lety představena první verze aplikace Microsoft Word pro systém Windows, její nabídky obsahovaly méně než 100 funkcí. Verze Microsoft Office Word 2003 používá podobnou strukturu nabídek, ale obsahuje kolem 1 500 funkcí. V důsledku toho většina z nás používá jen malou část toho, co aplikace umí, a není to proto, že jsme si na nové funkce nezvykli. Důvodem je, že o nich vůbec nevíme. Proto také tým, který pracoval na vývoji sady 2007, zjistil, že devět z deseti nových funkcí požadovaných zákazníky již v aktuální verzi existuje.
Zkušební verze systému Microsoft Office 2007 je k dispozici ke stažení a první věcí, které si všimnete při spuštění některé z jejích nových aplikací, bude, že došlo k úplné změně rozložení nabídek a panelů nástrojů.
Jednodušší používání
Pro ty, kdo jsou zvyklí na staré způsoby práce, se mohou tyto změny zpočátku zdát nepříjemné, ale uvidíte, že už brzy oceníte, o kolik snadněji se nový design používá. Už nemusíte lovit příkazy, které se vždycky zdají být zasuté někde na konci už tak zdlouhavé rozevírací nabídky. Místo toho uvidíte pás karet, který je dostatečně široký, abyste si mohli udělat lepší přehled o tom, k čemu jednotlivé příkazy slouží.
Po klepnutí na příkaz uvidíte galerii náhledu, která ukazuje různá písma, textové efekty, diagramy, grafy a spousty dalších dostupných funkcí. Přejeďte myší přes některou z možností a živý náhled vám ukáže, jak se celý dokument změní, když danou možnost vyberete. Zjistíte také, že se příkazy zobrazené na pásu karet mění podle kontextu. Vyberte například oblast, která byla formátována jako tabulka v aplikaci Office Excel 2007, a na pásu karet se zobrazí příkazy vhodné pro práci s tabulkami. Vyberte buňku mimo tabulku a pás karet zobrazí obecnější příkazy pro formátování. To všechno znamená, že se můžete déle zabývat svěřeným úkolem a nemusíte hledat způsob, jakým dosáhnete požadovaného výsledku.
Nové způsoby práce
V příštích měsících se důkladněji podíváme na spoustu nových funkcí nabízených aplikacemi systému Microsoft Office 2007. Zatím vás jen navnadíme několika nejzajímavějšími novinkami:
| • | Dokumenty všech aplikací můžete nyní ukládat ve formátu PDF (Portable Document Format) a XPS (XML Paper Specification). |
| • | K dispozici je nový grafický modul, který sdílejí všechny aplikace a který umožňuje přidání účinných 3D efektů, stínů, osvětlení a rozostření ke grafům a diagramům. |
| • | Funkce SmartArt usnadňuje vytváření diagramů ilustrujících procesy, hierarchie, vztahy atd. a automaticky naformátuje text tak, aby vypadal opravdu profesionálně. Funkci SmartArt můžete používat v aplikacích Office Word, Excel a PowerPoint 2007 a dokonce v e-mailech aplikace Office Outlook 2007. |
| • | Můžete vytvářet a používat Motivy dokumentů, které zajišťují konzistentní použití písem, barev, formátů a rozložení ve všech dokumentech vytvářených v aplikacích Word, Excel a PowerPoint 2007. |
| • | Pomocí podmíněného formátování v aplikaci Excel 2007 můžete v tabulkách používat formáty, které závisí na hodnotách jednotlivých buněk. Můžete například vytvořit kódování barvy pozadí každé buňky podle toho, zda obsahuje nízkou, střední nebo vysokou hodnotu. |
| • | Panel úkolů v aplikaci Outlook 2007 značně usnadňuje uspořádání schůzek a úkolů a představuje efektivní řídicí centrum pro vaše celodenní aktivity. Přetažením úkolů do kalendáře také můžete lépe plánovat svůj čas. |
| • | Můžete vytvořit až 25 různých barevně kódovaných kategorií, které lze použít u e-mailů, úkolů, příspěvků, schůzek a dalších položek v aplikaci Outlook 2007. |
| • | Z aplikace Outlook 2007 můžete spravovat a prohlížet své odběry kanálů RSS a využít účinných možností vyhledávání ke čtení informačních kanálů RSS ve stejném nástroji jako e-maily. |
| • | Byl vylepšen filtr nevyžádané pošty a aplikace Outlook 2007 navíc přináší novou funkci ochrany proti útokům phishing, která zakáže odkazy v podezřelých e-mailech a zobrazí obsah v prostém textu. |
| • | Aplikace Office OneNote 2007 nyní nabízí možnost vytvoření několika poznámkových bloků současně, z nichž každý má více sekcí a více stránek. |
| • | Aplikace OneNote 2007 je také daleko více integrovaná s ostatními aplikacemi systému Microsoft Office. Můžete si například vybrat schůzku v aplikaci Outlook 2007 a budete mít možnost automaticky otevřít odpovídající stránku v aplikaci OneNote 2007. Při pozdějším procházení poznámek můžete převést libovolnou položku na úkol, který se zobrazí na příslušném místě v aplikaci Outlook 2007. |
Spolupráce
To je však jen jedna část příběhu. Pokud pracujete v týmu, pak je pro vás systém Microsoft Office 2007 opravdu to pravé díky sadě nástrojů, které vám mohou pomoci spolupracovat a díky kterým budete mít informace své organizace ihned po ruce.
Zde je klíčovým produktem Office SharePoint Server 2007, který může vaše oddělení IT využít k vytvoření interního webu, kde můžete řídit tok nápadů, informací a dokumentů v celé organizaci. Tento web můžete prohlížet pomocí webového prohlížeče, případně můžete pracovat s daty spravovanými na serveru SharePoint Server 2007 přímo z příslušné aplikace sady Office.
Představte si například, že jste dostali spoustu dokumentů ke konečnému schválení předtím, než budou rozeslány zákazníkům. Dokumenty jsou přehledně uvedeny v aplikaci Outlook 2007, odkud je můžete načíst do aplikace Word 2007.
Jakmile budete se všemi dokumenty spokojeni, vyberete v nabídce Soubor aplikace Word příkaz Dokončit a dokumenty zpracujete prostřednictvím nástroje Document Inspector, který automaticky vyhledá jakékoli komentáře, sledované změny a další osobní informace, které nejsou určeny pro zákazníky. Pak vyberete možnost Zahájit sled prací, kterou odešlete dokument do další fáze procesu. Na pozadí může server SharePoint Server 2007 přesměrovávat dokument různým lidem v závislosti na důležitosti zákazníka nebo velikosti objednávky.
Úvod do aplikace Groove
Pomocí serveru SharePoint Server 2007 může vaše oddělení IT automatizovat náročné obchodní procesy ve velkých organizacích. Systém Office 2007 však také podporuje bezprostřední spolupráci prostřednictvím aplikace Office Groove 2007.
Nová aplikace systému Microsoft Office, Groove 2007, umožňuje sdílení složek a pracovních prostorů se skupinami kolegů na principu peer-to-peer. Prostory mohou obsahovat seznamy úkolů a kalendáře nebo dokonce vlastní integrované formuláře, které vám pomohou sledovat projekty. Obzvlášť působivá je schopnost aplikace Groove 2007 zachovat synchronizaci všech členů, a to i v případě, že pracují z domova a připojují se pouze nárazově.
Na aplikaci Office Groove 2007 se podrobněji zaměříme později v této řadě článků. Mezitím si můžete stáhnout zkušební verzi této aplikace a také všech dalších aplikací, které tvoří systém Microsoft Office 2007 z webu zkušebních verzí produktů systému Microsoft Office 2007.