Implementace podnikového informačního systému do společnosti ASPI Publishing s.r.o.

Studie ke stažení Implementace podnikového informačního systému do společnosti ASPI Publishing s.r.o. 193 KB Soubor PDF Aktualizace: 3. listopadu 2004 Stáhněte si prohlížeč Office souborů Přehled řešení Profil zákazníka Země: Česká republika Odvětví: Publishing ASPI Publishing s.r.o. je dceřinou společností nadnárodního koncernu Wolters Kluwer Int. Co. a zabývá se poskytováním právních a ekonomických informací v elektronické a tištěné podobě. Distribuce publikací na rozličných médiích - časopisy, knihy, CD-ROM, Internet - do jednotlivých knihkupectví je prováděna s využitím komisních skladů. Současný počet evidova-ných zákazníků společnosti je několik desí-tek tisíc a patří k nim významné české společnosti. URL: www.aspi.cz Profil partnera Společnost AutoCont CZ je jeden z nejvýznamnějších dodavatelů informačních a komunikačních technologií v ČR. Dodává komplexní řešení zahrnující podnikové informační systémy, systémy pro správu dokumentů, řízení vztahů se zákazníky, řízení maloobchodu a velkoobchodu a internetové aplikace. Vše na kvalitní systémové a aplikační infrastruktuře. Společnost je držitelem řady certifikátů a profesních ocenění zaručujících vysokou kvalitu svých řešení a služeb. AutoCont CZ, a.s. Poděbradská 55/88, 190 02 Praha Tel.: +420 251 022 711 Kounicova 67a, 602 00 Brno Tel.: +420 541 144 394 E-mail: pis@autocont.cz www.autocont.cz Jana Kuklová, ředitelka divize Podnikové informační systémy Výchozí situace Společnost využívala pro řízení ekonomických a obchodních agend a klíčové aktivity – distribuce publikací a informačních služeb, řady jednoúčelových nekomunikujících programů. Řešení • Moduly k řízení financí, nákupu, prodeje, zásob, zdrojů, majetku a CRM • Speciální modul Distribuce pro správu předplatného a sledování poskytovaných služeb a úhrad s hromadnou fakturací • Rozhraní pro sběr kontaktů, univerzální importy, propojení na CRM a Distribuci • Automatizované sledování čerpání webových služeb s následnou fakturací • Automatizovaný systém klientských slev dle rozsahu odběru produktů a služeb • V rámci rozsáhlých převodů dat využity vyspělé migrační nástroje Výhody • Propracovaná podpora klíčové činnosti firmy – modul Distribuce • Detailní, aktuální a spolehlivé podklady pro řízení celé společnosti • Nástroje pro okamžitou kontrolu hospodaření podniku bez ohledu na jeho organizační a teritoriální strukturu • Stabilita světového řešení odpovídající české legislativě a účetním zvyklostem • Pružné reakce na požadavky zákazníků a obchodních partnerů • Vyšší produktivita uživatele pracujícího s jednou zadanými provázanými údaji • Nízké nároky na technické prostředky • Stabilní cesta rozvoje IS/IT firmy • Snadná rozšiřitelnost • Rychlá a cílevědomá implementace • Kvalitní podpora a servis Software a služby • Microsoft Business Solutions – Navision • Microsoft Windows 2000 Server • Microsoft Windows XP

Situace

Společnost využívala pro řízení ekonomických a obchodních agend a klíčové aktivity – distribuce publikací a informačních služeb, řady jednoúčelových nekomunikujících programů. Údaje o odběratelích jednotlivých zakoupených produktů nebyly evidovány v jedné databázi. Systém neumožňoval získávat provázané informace o dalších zakoupených produktech, předplatném a úhradách, což neumožňovalo operátorkám obchodního oddělení reagovat na externí ani interní dotazy. Nebylo možné provádět aktivní marketingovou a obchodní politiku.

Rozšiřování datové základny s rozvojem služeb a počtu zákazníků přinášelo těžkosti s nepřehledností a dlouhými dobami odezvy při práci s daty na zastaralé technologii. Účetnictví bylo zcela odděleno od distribuce což zatěžovalo administrativu.

Souhrnné ekonomické informace a ukazatele pro řízení obchodu a celé společnosti bylo velmi náročné získávat v kvalitní a včasné formě.

Obchodní cíle

Řešení

Jako implementačního partnera pro nasazení nového informačního systému zvolila společnost ASPI Publishing AutoCont CZ, který nabídl realizaci řešení na bázi Microsoft Business Solutions – Navision. Komplexní řešení včetně způsobu jeho nasazení dodavatel popsal v dokumentech Úvodní studie a Návrh systému. Celý projekt byl řízen s využitím Navision Implemetation Methodology On Target, tedy implementační metodiky jež pomáhá dodržet stanovené projektové cíle, harmonogram a stanovený rozpočet.

Základ řešení tvoří standardní ekonomické, obchodní moduly a moduly řízení skladu, a mezi jinými také modul Marketing a CRM.

Specifické požadavky zákazníka v oblasti distribuce publikací a dalších poskytovaných informací vytvořili specialisté společnosti AutoCont CZ modul Distribuce. Tento integrální modul se stal srdcem systému z pohledu klíčového obchodního procesu zákazníka a funkčně spolupracuje s téměř všemi použitými moduly. Modul Distribuce umožňuje především jednotnou evidenci informací o aktivních, neaktivních a potencionálních zákaznících a jimi zakoupeném portfoliu produktů a sledování poskytovaných služeb. Zajišťuje aktuální evidenci předplatného, úhrad a například funkci pro pozastavení distribuce z důvodu neplacení. Modul dále zajišťuje podklady pro hromadnou fakturaci a pro správu tisku včetně generování zasílacích adres. Distribuce vytváří kvalitní a v každé chvíli aktuální informační servis distribučních údajů s vazbou do účetnictví pracovníkům distribuce (zasílaná periodika, úhrady před-platného, přeplatky atd.).

Možnosti sběru kontaktů modulu Marketing a CRM byly doplněny rozhraním pro jejich univerzální import. Tento modul je společností ASPI Publishing využíván pro podporu aktivit oddělení marketingu – správu segmentů, řízení marketingových kampaní a jejich vyhodnocování z hlediska finančních nákladů a výnosů. Zmiňované akce operace je možné provádět hromadně a dávkově.

Systém je integrován s internetovou aplikací poskytující placené internetové informační služby zákazníkům a umožňuje přesné sledování čerpání informačních služeb. Tyto údaje jsou následně systémem automatizovaně zpracovávány funkcí hromadné fakturace.

V oblasti cenotvorby byl implementován systém automatizovaného výpočtu a přiřazování klientských slev založeného na bodovacím algoritmu sledujícím rozsah odběru produktů a služeb jednotlivými zákazníky.

Projekt byl specifický rozsáhlými pracemi na migracích dat z různorodých rozsáhlých databází. Pro rychlé a řízené zvládnutí těchto prací využila společnosti AutoCont CZ vlastní vyspělé migrační nástroje systémově podporující proces importu, validace a protokolování převodů dat.

Nový podnikový informační systém byl předán do ověřovacího provozu necelé 4 měsíce po podpisu smlouvy na implementaci systému. Po celou dobu projektu byl dodržován stanovený časový harmonogram, rozpočet a rozsah. Ve společnosti ASPI Publishing s.r.o. nyní s informačním systémem Microsoft Business Solutions – Navision pracuje cca 40 uživatelů různého profesního zaměření.

Přínosy

Vybudovaný podnikový informační systém sjednotil rozdrobené informační prostředí společnosti ASPI Publishing a došlo ke zprůhlednění firemních činností.

Systém nyní řádně podporuje podnikatelské aktivity společnosti a neváže zbytečné administrativní zdroje. Pomáhá pracovníkům a vedení společnosti vést a řídit kompletní problematiku distribuce časopisů, elektronických produktů a prodeje knih, evidovat technické údaje pro zajištění tisku, vytvářet a dále zpracovávat marketingové akce přímo prostředky systému Navision. Uživatelé získali přístup ke všem údajům potřebným pro svoji práci bez ohledu zda se jedná o data technického, distribučního či finančního charakteru. Došlo k výrazné úspoře pracovního času a zvýšení produktivity jejich práce. Díky provázaným informacím, které integrovaný informační systém Microsoft Business Solutions – Navision zajišťuje je firma schopná rychle a přesně reagovat na požadavky svých zákazníků. Manažeři společnosti mají ke svému rozhodování všechny potřebné informace ve vždy aktuální podobě.

Společnost se výběrem světového řešení vyhnula jakýmkoli problémům spojeným se vstupem České republiky do EU.

Celé řešení je rovněž potřebně dimenzováno na rozsáhlé množství zpracovávaných dat s ohledem na další očekávaný vývoj společnosti ASPI Publishing.

Software a služby

Hardware

Nahoru