Vytvoření jednotného IS ve skupině společností CE WOOD

Studie ke stažení Vytvoření jednotného IS ve skupině společností CE WOOD 136 KB Soubor PDF Aktualizace: 24. března 2005 Stáhněte si prohlížeč Office souborů Přehled řešení Profil zákazníka Země: Česká republika Odvětví: Lesní a dřevařská výroba CE WOOD, a.s. je mateřskou společností největšího soukromého lesnicko-dřevařského holdingu ve střední a východní Evropě. Součástí holdingu jsou lesní, dřevařské, obchodní a obslužné/servisní společnosti, kterém poskytují služby vlastníkům lesa v oblasti těžby a manipulace se dřevem a následným zpracováním do podoby finálních produktů. www.cewood.cz Profil partnera Společnosti AutoCont CZ je jeden z nejvýznamnějších dodavatelů informačních a komunikačních technologií v ČR. Dodává komplexní řešení zahrnující podnikové informační systémy, systémy pro správu dokumentů, řízení vztahů se zákazníky, řízení maloobchodu a velkoobchodu a internetové aplikace. Vše na kvalitní systémové a aplikační infrastruktuře. Společnost je držitelem řady certifikátů a profesních ocenění zaručujících vysokou kvalitu svých řešení a služeb. AutoCont CZ, a.s. Poděbradská 55/88, 190 02 Praha Tel.: +420 251 022 711 Kounicova 67a, 602 00 Brno Tel.: +420 541 144 394 www.autocont.cz E-mail: pis@autocont.cz Výchozí situace - Jednotná aplikační základna pro všechny společnosti ve skupině - Široký záběr a vysoká vypovídací schopnost sloučených evidencí. - Zefektivnění pořizování dokladů, úspora času a nákladů v administrativě. - Minimalizace duplicit a chybovosti. - Sjednocené pracovní postupy umožňují rychle realizovat změny. - Zvýšení zastupitelnosti pracovníků. - Zlepšení kvality služeb, spolehlivost a doba odezvy při interakcích se zákazníky a partnery. - Úspory nákladů na provoz a správu IS/IT. - Vyšší flexibilita rozsáhlého řešení na výzvy trhu i interní změnové požadavky. - Připravenost na efektivní rozšíření. - Efektivní systém podpory. - Podpora koncepčního rozvoje. - Efektivní správa číselníků. Řešení - Sloučení několika samostatných IS do jednotné aplikační základny Microsoft Navision s databází Microsoft SQL Server - Hosting u stabilního a technologicky silného partnera - Sjednocení číselníků a jejich správa pomocí modulu Centrální správa číselníků - Sjednocení pracovních postupů - Elektronická výměna dokladů mezi firmami skupiny s charakterem B2B řešení - Modul Centrální manažerský systém s konsolidovanými údaji k řízení skupiny - Centrální řídící a supportní centrum IS/IT Software a služby • Informační systém Microsoft Business Solutions – Navision. • Licence pro 370 současně pracujících uživatelů. • 1 500 pojmenovaných uživatelů. • Databáze: Microsoft SQL 2000 Server Enterprise Edition. • Operační systém server: Microsoft Windows 2003 Advanced Server. • Operační systém klienti: Microsoft Windows 2000 a XP. • Vzdálené připojení: technologie Citrix ICA klient.

Situace

Vzniku současného uspořádání holdingu předcházela celá řada akvizicí, restrukturalizací a organizačních opatření sdružených podniků. Ze samostatných lesních akciových společností postupně vznikly specializované těžařské, zpracovatelské a obchodní společnosti holdingu.

Krokem, který z pohledu informačních systémů předcházel projektu vytvoření jednotného IS, bylo nasazení řešení pro lesnické společnosti na bázi Navision od AutoCont CZ. Systém byl vybudován nad čtyřmi samostatně provozovanými datovými centry pro jednotlivé regiony území ČR. Centra umožňovala provozovat datově oddělené IS jednotlivých společností, přičemž každá přistupovala do datového centra, které bylo z pohledu infrastruktury nejdostupnější. Jednotlivá centra byla vzájemně propojena a tvořila páteřní WAN.

Tímto způsobem byl zajištěn provoz systému, v rámci kterého na 250 konkurenčních uživatelů přistupovalo lokálně i prostřednictvím vzdáleného terminálového připojení do příslušného datového centra.

Po následné centralizaci IS nad jedno datové centrum a stabilizaci výkonu celé aplikace došlo k zásadní organizační restrukturalizaci ústící v dnešní podobu holdingu a byla formulována moderní vize informačního rozvoje se sjednocující koncepcí. Dosavadní správa IS nebyla v rámci CE WOOD jednotná – některé společnosti používaly vlastní informační systém, jiné pracovaly se systémem Navision různých vývojových verzí. Pracovní postupy, číselníky ani parametrizace systému nebyly sjednoceny a koncern neprofitoval ze vzájemně propojených evidencí. Správa a údržba systémů nebyla efektivní a stav byl svazující rovněž při úvahách o rozvoji nebo začleňování nových společností pod řízení skupiny.

Obchodní cíle

Projekt s hlavním cílem vytvořit jednotný informační systém na bázi Microsoft Navision pro skupinu společností CE WOOD sestával z těchto dílčích východisek:

Řešení

Úspěch projektu byl podmíněn existencí jasné vize a zadání formulovaného managementem společnosti.

V rámci konečného řešení byly informační systémy společností skupiny sloučeny pod jednotnou aplikační základnu provozovanou na bázi Microsoft Navision s databází Microsoft SQL Server. Databáze jsou hostovány v hostingovém centru Českého Telecomu, k níž přistupují uživatelé ze všech lokalit ČR. V samostatné databázi jsou pak spravovány společné číselníky. Jejich sjednocení bylo důležitým východiskem projektu. Mezi důležité číselníky patří například účetní osnova, zákazníci, dodavatelé, karty zboží nebo MTZ, přičemž každá ze společností je garantem části z nich. Pro účely jejich správy byl navržen specializovaný modul Centrální správa číselníků. Modul disponuje silnými nástroji pro jejich kontrolované sdílení a distribuci do jednotlivých společností skupiny, založenými na distribučních technologiích dat „push“ a „pull“ dat, Současně jsou rozlišovány povinné a volitelné číselníkové položky. Správa číselníků z jednoho místa zjednodušuje jejich kontrolu a umožňuje jednotné východisko pro sdílení společných pracovních postupů, snadný pohled na konsolidované výsledky skupiny a nasazení dalších nástrojů jako je Centrální manažerský systém nebo Centrální zákaznický systém.

K dalším podstatným prvkům sjednocující architektury patří interní elektronická výměna dokladů mezi členy skupiny s charakterem B2B řešení. Všechny doklady ve skupině se pořizují pouze jednou a další zpracování v rámci řetězce navázaných činností je prováděno automatizovaně - což výrazně redukuje administrativní zatížení a chybovost při pořizování dat. Zavedením tohoto systému umožnilo podstatně zkrátit dobu zpracování dokladů ve skupině a současně zásadně zkrátit čas předání dokladů zákazníkům a dodavatelům mimo holding.

Kvalitu manažerských informací výrazně obohatily údaje z Centrálního manažerského systému, který těží z konsolidovaných údajů dostupných on-line a poskytuje přesné a pohotové podklady pro řízení skupiny jako celku. Systém rovněž umožňuje podrobný pohled na data jednotlivých společností v definovaných úrovních detailu dle jednotlivých oblastí. Centrální zákaznický systém umožňuje zlepšit informovanost o vnějších vztazích, zkvalitnit služby a dobu odezvy při interakcích se zákazníky a partne-ry.

Zapojením jednotlivých společností do společné aplikace bylo dosaženo plné podpory hlavních, vedlejších i podpůrných procesů napříč celým holdingem. Klíčovými jsou obchodní aktivity v oblasti nákupu dřeva – tedy zajištění dřevní hmoty pro další zpracování. Jednotný informační systém poskytuje schopnost plánovat a řídit zpracovatelské kapacity skupiny a optimalizovat tak veškeré materiálové toky a alokaci disponibilních zdrojů.

Přínosy

Projekt Vybudování jednotného informačního systému pro společnosti holdingu CE WOOD byl logickým vývojovým krokem, umožňujícím přizpůsobit informační systém zlomovým organizačním změnám probíhajícím u zákazníka. Došlo k zefektivnění systémových činností, zajištění nového stupně flexibility a kvality služeb trhu a výraznému snížení nákladů na správu IS/IT. Realizovaná koncepce jednotné aplikační základny znamená pro zákazníka následující přínosy:

Nahoru