Implementace podnikového informačního systému do společnosti ECP spol. s r.o.

Studie ke stažení Implementace podnikového informačního systému do společnosti ECP spol. s r.o. 195 KB Soubor PDF Aktualizace: 15. listopadu 2004 Stáhněte si prohlížeč Office souborů Přehled řešení Profil zákazníka Země: Česká republika Odvětví: Distribuce farmaceutik Společnost ECP spol. s r.o. se zabývá logistickými službami a distribucí léčiv a farmaceutického zboží. Svým zákazníkům poskytuje úplný logistický servis od vedení celních a konsignačních skladů až po přepravu zboží koncovému zákazníkovi. V oblasti distribuce léčiv, infúzních roztoků, zdravotnické techniky, laboratorních potřeb a dalšího zdravotnického materiálu společnost realizuje import zboží, celní agendu, skladování a finální distribuci. ECP se dále zabývá registrací léčiv a zdravotnického materiálu na území ČR a organizací klinických studií. URL: www.ecp-cz.cz Profil partnera Společnost AutoCont CZ je jeden z nejvýznamnějších dodavatelů informačních a komunikačních technologií v ČR. Dodává komplexní řešení zahrnující podnikové informační systémy, systémy pro správu dokumentů, řízení vztahů se zákazníky, řízení maloobchodu a velkoobchodu a internetové aplikace. Vše na kvalitní systémové a aplikační infrastruktuře. Společnost je držitelem řady certifikátů a profesních ocenění zaručujících vysokou kvalitu svých řešení a služeb. AutoCont CZ, a.s. Poděbradská 55/88, 190 02 Praha Tel.: +420 251 022 711 Kounicova 67a, 602 00 Brno Tel.: +420 541 144 394 E-mail: pis@autocont.cz www.autocont.cz Jana Kuklová, ředitelka divize Podnikové informační systémy Výchozí situace Před k rozhodnutím o zásadní modernizaci informačního systému, společnost ECP využívala pro řízení ekonomických, logistických a obchodních agend a stěžejní podnikatelské aktivity – distribuci farmaceutik několik lokálně instalovaných aplikací, které spolu vzájemně nekomunikovaly. Údaje o zákaznících, dodavatelích a zboží byly evidovány odděleně bez vzájemné kontroly klíčových údajů na lokálních počítačích. Řešení • Moduly k řízení financí, nákupu, prodeje, zásob a majetku • Oborové řešení pro správu konsignačních skladů • Automatizované transfery zboží mezi sklady ukladatelů • Modul cenotvorby zdravotnického zboží v cenové regulaci • Automatický návrh rezervací v rámci expedice zboží dle exspirací • Napojení na hlavní lékárenské aplikace Výhody • Sjednocení a provázání informací v centrálním IS • Zkvalitnění podpory činnosti Správy konsignačních skladů • Optimalizace distribuce farmaceutik • Jednotná cenotvorba regulovaného zdravotnického zboží • Detailní, aktuální a spolehlivé podklady pro řízení společnosti • Pružné reakce na požadavky obchodních partnerů a zákazníků • Zvýšení efektivity a zastupitelnosti práce zaměstnanců • Stabilita světového řešení odpovídající české legislativě a účetním zvyklostem • Rychlá a cílevědomá implementace • Stabilní cesta rozvoje IS/IT firmy • Dlouhodobé partnerství, kvalitní servis a podpora na celém území ČR Software a služby • Microsoft Business Solutions – Navision • Microsoft Windows 2000 Server • Microsoft Windows 2000

Situace

Před rozhodnutím o zásadní modernizaci informačního systému, společnost ECP využívala pro řízení ekonomických, logistických a obchodních agend a stěžejní podnikatelské aktivity – distribuci farmaceutik několik lokálně instalovaných aplikací, které spolu vzájemně nekomunikovaly. Údaje o zákaznících, dodavatelích a zboží byly evidovány odděleně bez vzájemné kontroly klíčových údajů na lokálních počítačích. Systém neumožňoval jednotnou evidenci léků a zdravotnického materiálu, sledování doby platnosti a jednotnou cenotvorbu produktů podléhající cenové regulaci. Současně nebylo možné provádět aktivní marketingo-vou a obchodní politiku.

Aktualizace datové základy byla vzhledem k lokálnímu umístění dat velmi problematická a data na jednotlivých pracovištích byla synchronizována pouze v nejnutnějším rozsahu. Některé požadavky zákazníků nebylo možné vyřešit z jednoho pracoviště. Účetnictví bylo zcela odděleno od obchodu. Informace o nákupu, odbytu a hospodaření společnosti bylo nutné získávat z několika zdrojů.

Obchodní cíle

Řešení

Ve výběrovém řízení bylo vybráno řešení společnosti AutoCont CZ založené na ERP Microsoft Navision. Cíle projektu formulované v zadávací dokumentaci byly detailně rozpracovány v úvodní analytické fázi implementace, kdy vznikly dokumenty Úvodní studie a Návrh systému. Takto byl definován rámec a postup realizace projektu. Řešení bylo navrženo tak aby bylo podřízeno stěžejní firemní činnosti – správě konsignačních skladů. V těchto skladech je zboží v majetku ukladatelů, sleduje se průtok tohoto zboží a provádí fakturace, o pohybech takto spravovaného zboží se neúčtuje. Mezi služby distributorům patří také zprostředkování tvorby a oběhu obchodních dokladů.

Funkční základnu IS vytvořily standardní funkční Navision - moduly Finance, Nákup a pohledávky, Prodej a závazky, Zásoby a Majetek. V procesu přizpůsobení řešení požadavkům klienta byla řešena přehledná správa individuálních ceníků jednotlivých ukladatelů, snadné pořizování dokladů do ukladatelem specifikovaných číselných řad. Doplněny byly funkce pro on-line převody prodejních dokladů mezi sklady pro urychlení evidence obchodů mezi více distributory využívajícími služeb společnosti ECP. Velký důraz byl klientem kladen na utajení zpracovávaných údajů (ceny, slevy, obrat, obchodní podmínky) mezi pracovníky a distributory obsluhující jednotlivé konsignační sklady.

Skutečnou nezbytností řešení se stala podpora specifik panujících v oblasti zákonem regulovaných cen pro distribuční řetězce. V oblasti cenotvorby bylo třeba zajistit evidenci několika úrovní cen zboží (cena výrobce, cena distributora, doporučená cena lékárny...) s ohledem na roli ukladatele v distribučním řetězce. Systém umožňuje provádět cenové kalkulace dle různých ceníků pro různé ukladatele podle vzorce definovaného vyhláškou, s rozlišením obcho-dů prováděných přímo jménem společnosti ECP.

Specifikem na poli řízení skladových zásob bylo sledování šarží a dat platnosti (expirace) pro účely správného ocenění a expedice. Na straně prodeje systém automaticky navrhuje rezervace expedovaného zboží dle exspiračních dat tak, aby nejdříve opustilo sklady zboží s nejkratší použitelnou dobou, a blokaci šarží s prošlým datem exspirace.

Pro zjednodušení obchodů systém umožňuje exportovat a zasílat dodací listy v elektronické podobě koncovým prodejcům a lékárnám. A to buď na nosičích dat, el.poštou, nebo přímým napojením na lékárenské SW (řešeno bylo cca šestero aplikačních formátů). Vlastní spojení mezi třemi pobočkami a deseti dislokovanými sklady společnosti ECP je pak realizováno prostřednictvím terminálového připojení pomocí technologie Windows Terminal Services.

S projektem byla spojena nutnost rozsáhlých převodů dat z různorodých lokálních databází pro několik ukladatelů. V rámci migrací dat muselo dojít ke sjednocení klasifikace jednotlivých položek a nastavení parametrů pro správnou cenotvorbu. Pro rychlé a řízené zvládnutí tohoto úkolu využila společnost AutoCont CZ vlastní vyspělé migrační nástroje systémově podporující import, validaci a protokolování migračních činností.

Nový podnikový informační systém byl předán do ostrého provozu necelých 6 měsíců po podpisu smlouvy na implementaci systému. K dodržení projektových cílů, harmonogramu a rozpočtu pomohlo využití Navision Implemetation Methodology On Target – metodiky pro řízení projektu implementace. Ve společnosti ECP spol. s r.o. nyní pracuje s informačním systémem Microsoft Business Solutions – Navision cca 30 uživatelů různého profesního změření.

Přínosy

Nový podnikový informační systém sjednotil rozdrobené evidence společnosti ECP a doplnil je užitečnou podporou dalších agend. Brzy po započetí ostrého provozu došlo k zefektivnění činností spojených se správou konsignačních skladů, výraznému zpřesnění informací důležitých pro jejich řízení, zrychlení obchodních realizace obchodních případů a zlepšení služeb ukladatelům. Systém svými službami pomohl nalézt rezervy v administrativních zdrojích napříč všemi firemními činnostmi. Vyřešena byla otázka problematické zastupitelnosti. Při práci s nahrazeným systémem (různorodé a nekomunikující aplikace) se mohl nákup určitého zboží mnohdy provádět pouze z jednoho počítače se stálou obsluhou. Nyní jsou tato omezení minulostí a činnost pracovišť může být distribuována dle aktuálního vytížení.

Microsoft Navision pomáhá pracovníkům společnosti ECP vést a řídit kompletní problematiku distribuce léků, infuzních roztoků a zdravotnického materiálu, sledovat a vyhodnocovat data exspirace pro jednotlivé šarže a centrálně udržovat podmínky pro správnou cenotvorbu položek cenové regulace přímo systémovými prostředky. Informace o nákupu, odbytu a hospodaření společnosti lze získat z jednoho zdroje a v každém okamžiku aktuální.

Management společnosti nyní může náležitě využívat provázaných údajů oblastí účetnictví a obchodu ze všech poboček. Jeho pracovníci mohou údajům důvěřovat a maximálně se soustředit na samotné řízení podniku.

Nahoru