Podnikový informační systém přinesl společnosti KS KLIMA - SERVICE a.s. zlepšení a zprůhlednění práce se zakázkami

Studie ke stažení Podnikový informační systém přinesl společnosti KS KLIMA - SERVICE a.s. zlepšení a zprůhlednění práce se zakázkami 220 KB Soubor PDF Aktualizace: 4. dubna 2006 Stáhněte si prohlížeč Office souborů Přehled řešení Profil zákazníka Země: Česká republika Odvětví: Výroba Výrobky společnosti KS KLIMA – SERVICE a.s. jsou běžným vybavením prostor náročných na čistotu vzduchu. V nemocnicích, administrativních budovách, sportovních halách i v obytných domech. Společnost vyvíjí, vyrábí, dodává a provádí servis vzduchových filtrů atmosférického prachu. V současné době je na domácím trhu již deset let, přičemž zde zaujímá vedoucí postavení. KS Klima-Service a.s. Na Trávníkách 1588, 263 01 Dobříš Tel.: +420 318 541 111, 318 522 676 E-mail: info@ksklimaservice.cz Web: www.ksklimaservice.cz Profil partnera: Společnosti AutoCont CZ je jeden z nejvýznamnějších dodavatelů informačních a komunikačních technologií v ČR. Dodává komplexní řešení zahrnující podnikové informační systémy, systémy pro správu dokumentů, řízení vztahů se zákazníky, řízení maloobchodu a velkoobchodu a internetové aplikace. Vše na kvalitní systémové a aplikační infrastruktuře. Společnost je držitelem řady certifikátů a profesních ocenění zaručujících vysokou kvalitu svých řešení a služeb. AutoCont CZ, a.s. Poděbradská 55/88, 190 02 Praha Tel.: +420 251 022 711 Kounicova 67a, 602 00 Brno Tel.: +420 541 144 394 E-mail: pis@autocont.cz Web: www.autocont.cz Jana Kuklová, ředitelka divize Podnikové informační systémy E-mail: jana.kuklova@autocont.cz Výchozí situace Stávající znakový ekonomický software trpěl nejrůznějšími druhy omezení, z nichž nejpalčivějšími byly technologického charakteru. Problémem se stal nízký počet možných současně přistupujících uživatelů, nedostatečný výkon, ale také nedostatečný uživatelský komfort a nepřipravenost na vstup do Evropské unie. Řešení • Moduly k řízení financí, nákupu, prodeje, zásob a zdrojů • Vytvořen modul Zakázky pro správu zakázkové výroby • Zasílání objednávek do partnerské sítě přímo ze systému faxem • Systém nasazen zrychleným způsobem bez použití standardní implementační metodiky • Systém nasazen s využitím prototypového řešení Výhody • Rychlé a investičně nenáročné nasazení • Detailní, aktuální a spolehlivé podklady pro řízení společnosti • Pružné reakce na požadavky zákazníků a obchodních partnerů • Nízké nároky na technické prostředky • Integrace s produkty a technologiemi společnosti Microsoft Software a služby • Informační systém Microsoft Business Solutions – Navision • Licence pro 12 současně pracujících uživatelů • Databáze: Nativní • Operační systém – server: Microsoft Windows 2000 Server • Operační systém klienti – Microsoft Windows XP Hardware • Server: DELL PowerEdge 1600 SC, Intel XEON CPU 2,4 GHz, 1 GB RAM

Situace

Výrobky společnosti KS KLIMA – SERVICE a.s. jsou běžným vybavením prostor náročných na čistotu vzduchu. V nemocnicích, administrativních budovách, sportovních halách i v obytných domech. Společnost vyvíjí, vyrábí, dodává a provádí servis vzduchových filtrů atmosférického prachu. V současné době je na domácím trhu již deset let, přičemž zde zaujímá vedoucí postavení. KS KLIMA-SERVICE je typem společnosti s rychlým a dynamickým růstem. Své podnikatelské směřování se rozhodla podpořit výměnou podnikového informačního systému – rovněž zvolením poměrně progresivního způsobu nasazení a dalšího rozvoje.

Stávající znakový ekonomický software trpěl nejrůznějšími druhy omezení, z nichž nejpalčivějšími byly technologického charakteru. Problémem se stal nízký počet možných současně přistupujících uživatelů, nedostatečný výkon, ale také nedostatečný uživatelský komfort a nepřipravenost na vstup do Evropské unie.

Při výběru nového systému však vedle vyřešení těchto omezení patřila další výběrová kritéria: modernost řešení, rozšiřitelnost, otevřenost a cena. Posledně jmenované odpovídaly přijaté informační strategii společnosti. Po prvotním kroku – získání ověřené informační platformy připravené na budoucí růst – měly následovat další kroky postupně rozšiřující a přizpůsobující nový systém požadavkům společnosti. Velký důraz byl kladen na využití všech možností jak minimalizovat investici při realizaci cílů celého projektu.

Obchodní cíle

Řešení

Řešení pro společnost KS Klima bylo vybudováno na základě informačního systému Microsoft Business Solutions – Navision a za jeho dodavatele byla vybrána společnost AutoCont CZ a.s. Celý projekt provázela snaha snížit náklady na pořízení nového systému. Skladba modulů v licenci byla chápána jako startovní a obsahovala nástroje pro řízení financí, nákupu a prodeje, zásob a firemních zdrojů. Na přání klienta byla implementační složka nákladů redukována volbou zjednodušeného způsobu nasazení a řízení projektu – bez využití Navision Implemetation Methodology On Target – implementační metodiky, jež u větších/náročnějších projektů pomáhá dodržet vytýčené projektové cíle, harmonogram a stanovený rozpočet. V rámci zvoleného způsobu nasazení došlo nejdříve k nasazení prototypového řešení.

Prototyp je předpřipravené a v souladu s legislativou udržované nastavení systému (konfigurace funkčních modulů, základní nastavení, číselníky, číselné řady, nastavení účtování, uživatelských rolí, sestav, výstupních dokladů atd.), které obsahuje tzv. best practices sesterských projektů a které se nemusí parametrizovat na míru zákazníkovi.

Použití prototypu může přinést menší přizpůsobení systému účetním a procesním zvyklostem firmy. Menšími společnostmi a těmi, kteří hledají ověřené postupy, je však prototyp vítán. Tento přístup samozřejmě přináší efekt ve snížení implementačních nákladů, protože jej provází minimální rozsah prácí specialistů u zákazníka.

Programové úpravy se tedy mohly omezit na vybudování systémové podpory hlavního obchodního procesu společnosti KS Klima-Service – integrovaného modulu Evidence zakázek. Zakázkový modul sleduje ve společnosti KS Klima celý vývoj zakázky od jejího zaevidování přes výrobu až po dodání zákazníkovi a fakturaci. Aplikace je přímo propojena s prodejní objednávkou, umožňuje tisk Zakázkového listu pro výrobu, zajišťuje přehlednou evidenci karet zakázek se sledováním stavů výroby, stavů přislíbení dodávek, dodání i fakturace. Modul mimo jiné zajišťuje evidenci hotových výrobků, automatické naskladňování na expediční lokace a objednávkové rezervace.

Projektovou aktivitou, která následovala po instalaci systému, nasazení prototypu a doplňující parametrizaci, bylo pořádání základních seznamovacích workshopů pro klíčové uživatele zákazníka a uskutečnění prací na převodech dat. Za účelem rychlého a řízeného zvládnutí migračních prací využila společnost AutoCont CZ vlastní migrační nástroje řízení procesů importu, validace a protokolování převodů dat. V závěrečné fázi došlo k zaškolení všech zbývajících uživatelů. Naplnění projektových cílů bylo zvoleným způsobem realizace zkráceno na čtyři měsíce, počítáno od zahájení projektu k ověřovacímu provozu. Ve společnosti KS Klima nyní s informačním systémem Microsoft Business Solutions – Navision pracuje asi 18 uživatelů různého profesního zaměření.

Celá dodávka byla realizována jako komplexní řešení a vedle implementace podnikového informačního systému zajišťovala společnost AutoCont CZ a.s. také kompletní dodávku vlastního hardware a infrastruktury.

Přínosy

Nasazením informačního systému Microsoft Business Solutions – Navision do společnosti KS Klima došlo k výraznému zefektivnění a zprůhlednění procesu vyřízení výrobních zakázek a zkvalitnění servisních a dalších služeb zákazníkům. Přehledná podpora zpracování zakázek a provázanost údajů napříč funkčními moduly systému umožnila optimalizovat koordinaci činností jednotlivých oddělení firmy při jejich realizaci. Díky provázaným informacím, které integrovaný informační systém Microsoft Business

Solutions – Navision společnosti KS Klima zajistila, se zlepšila informovanost zákazníků, pružnost reakce na jejich požadavky a dodavatelská jistota. Manažeři společnosti mají ke svému rozhodování všechny potřebné informace ve vždy aktuální podobě.

Společnost se výběrem světového řešení připravila na bezproblémový vstup do EU a specifické legislativní požadavky spojené s tímto vstupem mohla začít včas naplňovat. Nasazení systému proběhlo v krátkém časovém horizontu. Zvolený rychlý způsob projektového řízení, umožněný nasazením prototypového řešení, výrazně minimalizoval zatížení koncových uživatelů a negativní vliv na chod společnosti. Projekt vykázal významné investiční úspory dané sníženým objemem služeb a prací v průběhu prvních fází implementace.

Nahoru