AVE podpořilo svůj dynamický růst centralizací informačních procesů
|
Situace
Hlavní činností firmy AVE CZ je svoz, třídění a odstranění různých druhů odpadů (směsný komunální, nebezpečný, apod.). Mezi dalšími službami se jedná zejména o zřizování a provoz sběrných dvorů, zimní a letní údržbu komunikací a údržbu městské zeleně. Kromě obcí a měst poskytuje společnost AVE CZ své služby i zákazníkům v komerční oblasti.
AVE Odpadové hospodářství, s.r.o. zaměstnává téměř 1000 zaměstnanců a její provozovny jsou rozprostřeny po celém území České republiky. Velký počet lokalit, široké portfolio služeb a akvizicemi narůstající organizační struktura firmy – to vše nastartovalo potřebu rozsáhlé výměny informací a vyžaduje sjednocení velkého množství procesů. Široké geografické rozprostření pracovišť přinášelo problémy a zpoždění ve schvalovacích procesech.
IT oddělení proto dostalo za úkol minimalizovat nepříznivé vlivy prudkého rozvoje firmy na její fungování.
Společnost částečně využívá know-how a prostředků rakouského vlastníka, s nímž sdílí hlavní informační systém a využívá výhod centrálních podmínek pro nákup IT vybavení a globálního licencování softwaru.
V České republice se však objevily i požadavky uživatelů, které prozatím centrála firmy neřešila, a IT tým tak byl postaven před úkol vybudovat centrální portál pro správu dokumentů a procesů, který pomůže šířit informace a přehledně spravovat dokumenty.
První verze tohoto portálu byla vybudována vlastním vývojem a v počátcích fungování firmy dostatečně plnila základní funkce, kterými byly distribuce novinek ve společnosti, internetové stránky odborných oddělení, odkazy na dokumenty v souborovém systému nebo sběr požadavků pro IT.
Díky dynamickému růstu společnosti se však toto řešení brzy stalo nedostatečným a potřeba zdrojů IT oddělení na údržbu intranetového portálu byla nad jeho možnosti.
Proto bylo nutné najít robustnější řešení, které by do správy informací zapojilo přímo autory a vlastníky sdílených informací.
Obchodní cíle
Hlavním cílem projektu zaměřeného na nový informační systém bylo zjednodušit správu informací a zkrátit čas potřebný pro schvalování jednotlivých dokumentů a požadavků. Zároveň bylo třeba řešit nepříjemnosti způsobené častou ztrátou dokladů putujících mezi jednotlivými lokalitami organizace. Pro výběr řešení byly stanoveny jasné cíle a požadavky:
| • | Je třeba zajistit centrální správu informací a dokumentů, ke kterým budou mít řízený přístup všichni pracovníci AVE ze všech lokalit | ||||||||||||
| • | Přístup k informacím musí být snadný a za použití běžných metod, tj. internetového prohlížeče nebo již používaných aplikací sady Microsoft Office | ||||||||||||
| • | Obsah musí být vytvářen a spravován přímo uživateli, nikoliv IT oddělením | ||||||||||||
| • | Řízení přístupu musí být navázáno na již existující standardy ve firmě | ||||||||||||
| • | Řešení musí být rozšiřitelné a otevřené | ||||||||||||
| • | Řešení musí umožnit následující funkčnost:
|
|
Řešení
Po zvážení požadavků a aktuálního stavu IT technologií ve firmě bylo jako ideální řešení zvoleno nasazení portálové technologie Microsoft Office SharePoint Server 2007.
Ta umožnila snadné vytvoření požadovaných funkčností a doplnění o nadstavby vyvíjené a poskytované širokou partnerskou základnou společnosti Microsoft.
Jednou z nasazených nadstaveb byl i systém pro správu QMS (ISO dokumentace) dodaný společností CDL SYSTEM a.s. Tato aplikace plně využívá možnosti dokumentových knihoven portálu, kterou doplňuje o funkčnosti vyžadované normami pro správu QMS.
V první fázi projektu byly implementovány následující subsystémy:
| • | Vytvoření přehledné struktury intranetových webů pro jednotlivá odborná oddělení a regionální pobočky |
| • | Centrální intranet a podportály oddělení a regionů |
| • | Dokumentové knihovny pro rozšířenou správu klíčových souborů |
| • | Nástroje pro úpravu adresáře Active Directory pomocí rozhraní portálu |
| • | Nástroje pro správu schvalovacích formulářů |
| • | HelpDesk IT oddělení |
Pro volbu řešení Microsoft hovořily i další skutečnosti. Náklady na pořízení licencí byly díky využití komplexního modelu licencování akceptovatelné, a neohrozily tak realizaci projektu. Díky již používaným technologiím společnosti Microsoft byla integrace portálu do infrastruktury společnosti hladší a bezproblémová.
Díky webové technologii je možné portál využívat ze všech pracovišť AVE, pro zabezpečení vzdáleného přístupu bylo zvoleno tunelování VPN.
V současné době probíhá příprava na druhou fázi projektu, kdy se plánuje doplnění portálu o manažerský reporting a podporu procesů zvyšování kvality (interní audity ISO a řešení nápravných a preventivních opatření).
Přínosy
Nasazení portálu vytvořeného na základech Microsoft Office SharePoint Serveru 2007 se pozitivně projevilo ve zkrácení schvalovacích procesů. Mnoha pracovníkům organizace odpadly zbytečné starosti s dohledáváním dokladů a informací. To přináší jednoznačně pozitivní dopad na efektivitu fungování organizace. Přímý přístup uživatelů k možnosti publikovat informace na intranetu také výrazně ulehčil práci IT oddělení, které se díky tomu může věnovat dalším rozvojovým projektům vedoucím ke zlepšování fungování informatiky.
