Společnosti Fujifilm CZ, s.r.o. pomáhají zlepšit týmovou spolupráci a sdílení informací Microsoft Office 2007 spolu s Microsoft Windows SharePoint Services 3.0
|
Situace
Společnost Fujifilm CZ, s.r.o., je oficiálním zastoupením a výhradním distributorem výrobků Fujifilm v ČR. Činnost společnosti Fujifilm CZ zahrnuje dovoz a prodej fotografických materiálů, minilabů, fotoaparátů, fotografického zařízení, záznamových médií, výrobků a spotřebního materiálu pro zdravotnickou techniku, materiálů a zařízení určených pro polygrafický průmysl a poskytování servisních služeb včetně poradenství.
Společnost Fujifilm hledala systém, který by jejím zaměstnancům umožnil zefektivnit práci s dokumenty a zároveň umožnil sdílení výsledků jejich práce. Pro práci a tvorbu dokumentů byl do té doby využíván systém Microsoft Office 2003.
Dokumenty byly v rámci jednotlivých oddělení uloženy ve sdílených složkách, které neumožňují efektivní vyhledávání a práci s dokumenty („verzování“, rezervace atd.) a informace v rámci společnosti byly distribuovány především e-maily.
Společnost Fujifilm se rozhodla dále využívat produktů firmy Microsoft a usnadnit práci uživatelů při tvorbě dokumentů aplikacemi sady Microsoft Office 2007, vytvořit prostor pro publikaci informací v rámci oddělení i celé firmy na platformě Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.
Obchodní cíle
Cílem projektu bylo pilotní ověření funkčností aplikací Microsoft Office System 2007 v reálném prostředí s následným využitím Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, pro sdílení a konsolidaci informací.
Implementací řešení mělo dojít ke:
| • | sjednocení prostředí pro sdílení informací |
| • | zjednodušení publikace dokumentů |
| • | zvýšení dostupnosti obsahu |
| • | nasazení flexibility intranetu s možnosti off-line spolupráce |
| • | zajištění podpory provozu nových verzí aplikací a intranetu |
Řešení
V první polovině roku 2006 se společnost Fujifilm rozhodla přijmout nabídku společnosti Microsoft a zapojila se do programu Microsoft Office 12 RDP, který byl změřen na testování funkčností nové řady aplikací Microsoft Office 2007 v reálném prostředí. Vybraní uživatelé začali používat beta verze aplikací pro každodenní práci. Současně byly zahájeny přípravy pro nasazení intranetového portálu.
Koncem roku 2006 byly uvolněny finální verze implementovaných aplikací a byl proveden roll-out na většinu klientských stanic. Dále došlo ke zprovoznění první části intranetových stránek postavených na Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 a zahájení pilotního provozu. V lednu 2007 byly dokončeny poslední úpravy intranetu, který přešel do rutinního používání v rámci celé společnosti.
V průběhu celého projektu byla poskytována konzultační podpora pracovníky společnosti AutoCont CZ a.s.
|
Přínosy
Jednoduché a přehledné uživatelské rozhraní – po krátkém období „zmatenosti“, kdy se uživatelé seznamují s novým odlišným ovládáním, lze zaznamenat zrychlení práce s aplikacemi Microsoft Office 2007. Jako příklady je možné uvést Microsoft Outlook, ve kterém je možné v rámci jedné obrazovky mít přehled o poště, nejbližších schůzkách i úkolech. Microsoft Word, který umožňuje velmi rychlé formátování nejen textu, ale také obrázků, kdy není třeba provádět úpravy přes složité a nepřehledné dialogy.
Nová grafická úprava dokumentů s minimálním úsilím – díky nové funkcionalitě grafického modulu SmartArt spolu s živými náhledy (live preview) mohou uživatelé vytvářet a formátovat tabulky, grafy a seznamy efektivněji, neboť výsledný vzhled, či jeho změna se zobrazí okamžitě po provedení výběru. Tato vlastnost je využívána především při přípravě podkladů a tvorbě prezentací, kde značně urychlila práci.
Sdílení informací v rámci oddělení a celé společnosti – integrací jednotlivých aplikací Microsoft Office 2007 a služby Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 vznikl velmi silný prostředek pro publikování a sdílení informací v rámci celé společnosti s možností řízení přístupu. Hlavním přínosem bylo sjednocení informací z několika úložišť na jeden portál, který zásadním způsobem urychlil vyhledávání požadovaných informací. Dalším přínosem je snadno definovatelné workflow.
Vizualizace dat v Microsoft Excel 2007 – pro přehlednost a orientaci v tabulkách je možné používat nových vizualizačních nástrojů Microsoft Excel 2007 (barevné přechody, indikátory atd.), což výrazně usnadňuje a zrychluje práci s datovými výstupy.
