Hutnická zaměstnanecká pojišťovna našla v Microsoft Dynamics NAV systém pro centrální správu dat a řízení společnosti
|
Situace
Vznik Hutnické zaměstnanecké pojišťovny (HZP) vycházel ze záměru průmyslových podniků v ostravském regionu podílet se na zabezpečení sociální a zdravotní péče o své zaměstnance. Hutnická zaměstnanecká pojišťovna je z hlediska počtu pojištěnců, kterých je více než 343 000, největší regionální zdravotní pojišťovnou v České republice. Hlavní činnost HZP spočívá v zabezpečení kvalitní a dostupné zdravotní péče pro své pojištěnce.
Management HZP se v roce 2006 rozhodl zahájit kroky k centralizaci klíčového pracovního nástroje pojišťovny, který představuje informační systém.
Do té doby používala HZP na řešení jednotlivých agend, jako je účetnictví, výběr pojistného, platby pojistného nebo právní kancelář, rozdílné informační systémy.
Díky tomu museli uživatelé pracovat s více různými systémy, což na ně kladlo zbytečné nároky. Docházelo k neefektivnímu provádění přenosů dat pro účely účetnictví, duplicitám a nekonzistencím v datové základně, HZP čelila navíc také vysokým nákladům na hledání „správných“ dat a odstraňování problémů.
Uživatelé neexistenci provázaného řešení suplovali různými doplňujícími evidencemi v dokumentech Microsoft Excel nebo Word. To mělo za následek další tříštění dat a informací.
Provozovaná platforma navíc morálně zastarávala, a bylo proto třeba řešit její technologickou obnovu.
Obchodní cíle
HZP od nového informačního systému očekávala, že zahájí proces centralizace zpracování dat a řízení pojišťovny.
Pojišťovna chtěla také podchytit v informačním systému veškeré agendy a informace do té doby vedené separátně a neprovázaně.
V neposlední řadě měl významně zkvalitnit datovou základnu – sjednotit data, vymýtit duplicity a chyby a položit základy k dalšímu informačnímu rozvoji pojišťovny.
|
Řešení
Architektura řešení navrženého společností WEBCOM a.s. je založena výhradně na technologiích společnosti Microsoft v čele s Microsoft Dynamics NAV. Aby byla zajištěna maximální míra kompatibility jednotlivých částí systému.
Hlavní části řešení v rámci informačního systému Microsoft Dynamics NAV tvoří Registr partnerů, Obsluha klientů, Správa financí, Kontrola výběru pojistného, Právní agenda, Workflow a Integrace.
Registr partnerů
Modul Registr partnerů sjednocuje evidenci kontaktů zdravotní pojišťovny. Každý kontakt, ať už jde o osobu či společnost, je v systému reprezentován jedinou částí – partnerem. Partner může vystupovat ve více rolích - jako pojištěnec, zaměstnavatel, zdravotnické zařízení, dodavatel, odběratel a další.
Registr partnerů sjednocuje evidované údaje, takže například při změně adresy se již nemusí vyhledávat různé agendy, změna se projeví ihned a ve všech rolích partnera. Díky propojení rolí partnerů na finanční subsystém je snadné zjistit účetní stav nejen podle jednotlivých rolí partnera, ale také celkový souhrn (například soukromý praktický lékař pojištěný u HZP, který zaměstnává své zdravotní sestry).
Obsluha klientů
Modul Obsluha klientů umožňuje snadnou správu a řízení obslužných procesů na kontaktních pracovištích. Tím, že je přímo propojen s účetním modulem, zajišťuje aktuální informace a možnost on-line zpracování klientských požadavků.
Podpora elektronického zpracování a vyhodnocení žádostí klientů i třetích stran (například potvrzení bezdlužnosti) usnadňuje práci zaměstnanců kontaktních míst a snižuje administrativní náročnost.
Tato skutečnost je dále umocněna plnou podporou tisku předepsaných formulářů pro komunikaci s klienty. Systém tak nabízí možnost přímého přijetí požadavku klienta bez nutnosti vyplnění předepsaných papírových formulářů. On-line propojení veřejných rejstříků (ARES) usnadňuje registrační proces a zajišťuje správné informace při komunikaci s klienty.
Správa financí
Modul Správa financí nabízí certifikované řešení pokrývající celou oblast účetnictví, které je plně integrováno s ostatními subsystémy. Veškerá data zpracovaná v oblasti účetnictví se tak okamžitě projeví v ostatních modulech systému a naopak. Systém nabízí parametrizované řešení pro elektronickou výměnu dat s bankami, navrhování bankovních příkazů a zpracovávání (posuzování) bankovních výpisů. Jeho součástí je také podpora odesílání a příjmu peněz prostřednictvím České pošty. Modul dále nabízí uživatelsky nastavitelný nástroj pro zpracování finančních výkazů.
Kontrola výběru pojistného
Kontrola vybraného pojistného probíhá díky porovnání očekávaného pojistného (zálohy, přehledy, pojistné) a skutečně zaplacených úhrad pojistného. Zaznamenané rozdíly (nedoplatek, přeplatek) automaticky spustí další úkony na jejich vyřešení (v případě nedoplatku například správní řízení apod.).
Modul nabízí komplexní pohled na nedoplatky a přeplatky daného partnera. Dále provádí kompletní evidenci všech právně dostupných finančních transakcí a korekcí prováděných zdravotní pojišťovnou (například předpisy, úhrady, odpisy, promlčení, prominutí, náklady řízení). Modul automatizuje posuny evidenčních stavů práce s partnery na základě nastavených čekacích dob a podmínek daných správním řádem zdravotní pojišťovny včetně možnosti automatického vytváření a účtování definovaných finančních transakcí, což umožňuje hromadnou komunikaci s partnery podle jednotlivých typů případů.
Při komunikaci s partnery je používána funkčnost slučovacích polí Microsoft Word, což umožňuje uživatelsky modifikovat vzhled a obsah tištěných dokumentů. Samozřejmostí je funkčnost archivace dokumentace k jednotlivým případům ve formátu Microsoft Word nebo PDF.
Právní agenda
Modul Právní agenda pokrývá klíčové procesy zdravotní pojišťovny v oblastech konkurzů včetně možnosti vyrovnání, dědických řízení, náhrad škody, stanovování a vymáhání přirážek plynoucích z evidence pracovních úrazů, předávání případů z odboru kontroly výběru pojistného do evidence právního oddělení s možností jejich vymáhání prostřednictvím výkonů rozhodnutí, možnost následné distribuce vybraných případů a jejich řešení prostřednictvím externích právních kanceláří případně exekutorských společností.
Modul využívá stejná data a podobnou logiku stavů zpracování jednotlivých případů včetně tiskových výstupů jako modul Kontrola výběru pojistného, což usnadňuje správu těchto modulů a umožňuje hladký průchod jednotlivých případů pojišťovnou.
Workflow
Modul Workflow zavádí podporu elektronického schvalování dokladů. Je nastaven tak, aby podporoval Předběžné řídící kontroly po vzniku závazků, podle zákona o finanční kontrole. Každý doklad zařazený do modulu Workflow musí být schválen odpovědnými osobami (podepsán osobním certifikátem uživatele) dříve, než bude proplacen. V kombinaci s evidencí finančních příslibů (Předběžná řídící kontrola před vznikem závazků) je systémově zajištěna kontrola veškerých výdajů pojišťovny.
Integrace
Řešení pokrývá příjmovou a finanční část systému zdravotní pojišťovny. Údaje, které jsou zapotřebí ve výdajové části, jsou přenášeny pomocí integračního nástroje Microsoft Biztalk Server. Integrační řešení zaručuje spolehlivý přenos zpráv v on-line režimu mezi běžícími systémy a dále zavádí podporu pro standardizaci automatizovaného vyměňování informací s externími partnery pojišťovny (například tisk průkazů). V dodávaném řešení jsou pro výměnu dat s externími partnery použity například e-maily šifrované protokolem PGP.
Přínosy
Předpokládané přínosy se v HZP začaly záhy projevovat. Výhodou je zejména provázanost systému, možnost vidět veškeré informace na jediném místě a okamžité finanční důsledky každé operace.
V současné době, v druhé polovině roku 2007, pokrývá Microsoft Dynamics NAV v HZP příjmovou část agend zdravotní pojišťovny. Pro budoucí rozvoj systému pojišťovna zvažuje rozvoj v oblasti finančních analýz, návrh řešení výdajové části informačního systému HZP a případně budování datového skladu a manažerského informačního systému.
