Stát Illinois ušetří díky standardizaci systému pro zasílání zpráv a kancelářských počítačů 10,5 milionu USD
Paul Campbell, ředitel Úřadu centrálních služeb, Stát Illinois
Na základě pokynu zvýšit produktivitu a snížit náklady se Stát Illinois rozhodl uskutečnit ambiciózní projekt zvýšení celkové efektivity řízení státu. V oblasti IT znamenalo zvýšení efektivity standardizaci třech decentralizovaných systémů pro zasílání zpráv, které byly státními úřady používány, a přechod na jednotné softwarové řešení pro všechny stolní počítače, rozšiřující možnosti spolupráce a produktivity. Stát jako své nové řešení zvolil technologie společnosti Microsoft® – Windows Server™ 2003, Exchange Server 2003, Systems Management Server 2003 a Office Professional Edition 2003 – díky kterým během pěti let dosáhne úspory přes 10,5 milionu USD. Umožní také jednodušší komunikaci mezi zaměstnanci a efektivnější správu IT. Výsledkem bude, že software společnosti Microsoft usnadní státním úřadům rychlejší poskytování služeb občanům a zároveň úsporu peněz daňových poplatníků.
Studie ke stažení
Přehled řešeníProfil zákazníkaZemě: Spojené státy americké Výchozí situaceStát provozoval decentralizovaný model IT se třemi různorodými systémy pro zasílání zpráv a několika systémy kancelářských aplikací. Výsledkem byla složitá komunikace a neefektivní využívání prostředků. ŘešeníStát Illinois se rozhodl pro konsolidaci své infrastruktury pro zasílání zpráv a stolní počítače. Zvolil si řešení založené na produktech Microsoft® Exchange Server 2003 a Office Professional Edition 2003. Výhody
Software a služby
|
|
Situace
Stát Illinois spravuje území o rozloze 146 000 čtverečních kilometrů na americkém středozápadě a zodpovídá za nejrůznější oblasti, mezi které patří například výběr daní, ochrana dětí či stavba dálnic. Řízení státu je rozděleno mezi více než 50 státních úřadů, které zaměstnávají asi 57 000 osob.
Když guvernér Rod Blagojevich nastoupil v lednu 2003 do úřadu, čelil ročnímu rozpočtovému deficitu ve výši 5 miliard dolarů. Přislíbil tedy zvýšení efektivity řízení státu bez zvyšování jeho příjmů či daní z prodeje. Jeho plánem bylo provozovat státní úřady spíše jako standardní firmy, zvýšit jejich zodpovědnost, zjednodušit procesy a ušetřit prostředky.
Příležitosti pro vylepšení
Jednou z oblastí, která byla vhodným cílem pro změny, byla infrastruktura IT. V minulosti byl každý úřad zodpovědný za svůj vlastní hardware a software, jejich nákup, implementaci a správu. Výsledkem bylo velké množství různorodých operačních systémů a aplikací.
Stát se proto rozhodl zkonsolidovat služby IT všech úřadů do jediného subjektu, nazvaného Bureau of Communication and Computer Services (BCCS, Úřad pro komunikaci a počítačové služby) v rámci Úřadu centrálních služeb (Department of Central Management Services, CMS). „Prvním krokem byla organizační konsolidace,“ říká Paul Campbell, ředitel Úřadu centrálních služeb. „Po vytvoření úřadu BCCS bylo dalším krokem konsolidace vyřešení jednoho z našich největších a nejčastějších problémů: zasílání zpráv.“
Státní infrastruktura pro zasílání zpráv se skládala z kombinace různých systémů jako IBM Lotus Notes, Novell GroupWise a Microsoft® Exchange Server a různých verzí těchto systémů v rámci celé organizace. Protože neexistovala žádná standardní infrastruktura pro zasílání zpráv, státní zaměstnanci nemohli mezi sebou jednoduše a bezproblémově komunikovat. Stát neměl k dispozici žádný globální adresář a každý z úřadů používal vlastní konvenci vytváření emailových adres zaměstnanců, takže zaměstnanci museli hádat správné emailové adresy, pokud chtěli emailem komunikovat se zaměstnanci jiných úřadů, nebo pracně prohledávat seznamy zaměstnanců a doufat, že požadované informace naleznou.
„Přímá komunikace byla velmi složitá,“ vysvětluje Campbell. „Něco tak jednoduchého, jako je třeba naplánování schůzky, vyžadovalo složitou emailovou komunikaci a hledání společného přijatelného termínu. Neměli jsme žádnou možnost sdílet kalendář, kontakty či úkoly, takže vše trvalo mnohem déle, než by bylo třeba.“
Nedostatečná přístupnost jednotlivých úřadů znesnadňovala snahy zaměstnanců poskytovat veřejné služby na přijatelné úrovni. „Řízení státu by již ze samotného principu mělo být založeno na spolupráci, ovšem komunikace s našimi kolegy v jiných úřadech, když jsme potřebovali informace pro občany či zákonodárce, byla časově velmi náročná a komplikovaná,“ přiznává Tony Daniels, ředitel Úřad pro komunikaci a počítačové služby (BCCS). „Chtěli jsme vytvořit konzistentní systém pro zasílání zpráv, který by usnadnil a urychlil komunikaci mezi námi, abychom mohli lépe sloužit občanům.“
Snížení nákladů
Kromě zjednodušení komunikace bylo cílem řízení státu také snížení nákladů na informační technologie, a to prostřednictvím využití škálovatelnosti. V minulosti státní úřady běžně zanedbávaly možnost sdílení prostředků mezi sebou. Pokud například jeden úřad potřeboval další licence na software, neexistoval žádný způsob, jak zjistit, že jiný úřad měl k dispozici volné požadované licence, které by mohl sdílet. První úřad by tedy namísto využití již zakoupených licencí jiného úřadu zakoupil nové vlastní licence.
Řízení státu se také snažilo uspořit prostředky prostřednictvím omezení některých opakovaných administrativních úkonů. Každý úřad zaměstnával správce IT, kteří se starali o adresářové služby, souborové a tiskové služby, zasílání zpráv a správu stolních počítačů. Pro personál technické podpory pak bylo velmi náročné adekvátně podporovat uživatele, protože byla požadována znalost velkého množství různých softwarových aplikací a jejich verzí.
Rozšířený záběr
Zodpovědní pracovníci si při studiu možností nového systému pro zasílání zpráv uvědomili, že vzhledem k těsné vazbě zasílání zpráv na používání stolních počítačů bylo nutné rozšířit řešení a vyhodnotit také možnosti standardizovaného prostředí stolních počítačů. „Jestliže jsme chtěli omezit duplicitní správu, nebylo rozumné vytrhnout zasílání zpráv z celkového kontextu,“ vysvětluje Daniels. „Pokud bychom současně nezvážili standardizaci našich kancelářských aplikací, museli bychom nakonec řešit stejné provozní problémy jako dříve.“
Většina státních úřadů používala různé verze sady Microsoft Office, některé ovšem sady Corel WordPerfect Office a Lotus SmartSuite. Používání těchto různorodých aplikací způsobovalo stejné problémy jako různorodé systémy pro zasílání zpráv: nekonzistentní formáty informací a potíže při spolupráci v rámci i mezi úřady. I když bylo možné převádět informace mezi jednotlivými formáty, zaměstnanci s různými úrovněmi technických znalostí a zkušeností se často setkávali s potížemi. Navíc byli zaměstnanci úřadů takto zatěžováni neefektivním řešením úkolů.
|
Řešení
Stát Illinois se rozhodl implementovat nový software pro stolní počítače a pro zasílání zpráv. Projekt byl zahájen v roce 2005 po pečlivém vyhodnocení produktů, které tvořily stávající prostředí. Členové Úřadu centrálních služeb vyhodnotili systémy společností IBM, Novell a Microsoft. „Vyřadili jsme systém od společnosti IBM z toho důvodu, že by neuspokojil naše potřeby z hlediska aplikací pro stolní počítače a zasílání zpráv,“ objasňuje Daniels.
I přestože zhruba polovina státních zaměstnanců pracovala s nějakou verzí systému Novell GroupWise pro zasílání zpráv, úřad CMS se nerozhodl nevyužít řešení od společnosti Novell. „Domníváme se, že Novell neměl nabídku kancelářského softwaru, která by nám vyhovovala, a navíc pozice této společnosti na trhu nám nepřipadala příliš jasně definovaná,“ doplňuje Daniels. „Společnost Novell se nacházela ve fázi převodu svých základních platforem na technologii Linux.“
Úřad CMS neměl v úmyslu implementovat linuxové řešení, protože považoval systém open source za příliš riskantní vzhledem ke svým cílům. „Přechod na systém open source by pro nás v daném okamžiku znamenal příliš mnoho problémů,“ říká Daniels. „V oblasti veřejné správy je po IT požadována konzistence a spolehlivost. Sestavení nesourodých součástí proto pro nás nedává obchodní smysl z hlediska použitelnosti.“
„Chtěli jsme dobře definované, prověřené řešení, a proto standardizace na technologiích společnosti Microsoft nám vyhovovala nejlépe. Společnost Microsoft nám díky své silné pozici na trhu a integraci mezi kancelářskými aplikacemi a systémem pro zasílání zpráv poskytla nejkonzistentnější, nejspolehlivější řešení.“
Úřad CMS zvolil standardizované řešení zasílání zpráv, které zahrnuje systém pro komunikaci a spolupráci Microsoft Exchange Server 2003 a operační systém Microsoft Windows Server™ 2003 s adresářovou službou Active Directory®, které jsou součástí integrovaného serverového softwaru Microsoft Windows Server System™. Do 57 000 stolních a přenosných počítačů používaných v úřadech bude nasazen nejvhodnější ze třech zvolených profilů: Základní, který přidává pouze aplikaci Microsoft Office Word 2003, Standardní, který obsahuje sadu Microsoft Office Standard Edition 2003, nebo Profesionální, který zahrnuje sadu Microsoft Office Professional Edition 2003 a některé novější služby pro spolupráci a řízení pracovních postupů provozované v operačním systému Windows® XP Professional. Tyto profily umožnily státním úřadům zakoupit pouze nutné vybavení potřebné pro dosažení produktivity zaměstnanců bez zbytečných výdajů. Pro zajištění vzdáleného řízení změn a konfigurace v rámci všech úřadů plánuje úřad CMS implementaci systému Microsoft Systems Management Server (SMS) 2003, který je také součástí softwaru řady Windows Server System.
Jakmile se úřad CMS rozhodl pro své řešení, zahájil spolu s jednotlivými státními úřady práce na jeho dodání a nasazení. Jako prodejce využil partnera, společnost CDW Government (CDW-G), která také zajistila zaškolení osob zodpovědných za nákup potřebného vybavení v jednotlivých úřadech. Společnost CDW-G navrhla procedury, které úřadu CMS usnadnily spolu s úřady nákup softwaru a naplánování jeho nasazení.
Samotná nasazení v jednotlivých úřadech byla zajištěna přímo úřadem CMS, který provedl implementaci postupně po jednotlivých úřadech, vytvořil centrální adresářovou strukturu, Exchange Server 2003 a příslušné profily sady Office. Do června 2006 nasadil úřad CMS nový software do více než 15 000 stolních počítačů. Dokončení migrace všech stolních počítačů plánuje úřad během čtyř let.
Při nasazení řešení do úřadu nabízí CMS půldenní školení pro uživatele sady Office Professional Edition 2003 s důrazem na aplikaci Microsoft Outlook® 2003, která slouží jako klient pro zasílání zpráv a spolupráci a dále umožňuje například sdílení kalendáře. „Odezva uživatelů je pozitivní,“ říká Daniels. „Naši uživatelé vítají možnost využití jednotného adresáře a bezproblémovou spolupráci prostřednictvím emailu.“
|
Přínosy
Primárním cílem přechodu státních úřadů na standardizované prostředí zasílání zpráv a kancelářských aplikací bylo snížení nákladů, tohoto cíle bylo dosaženo díky migraci na technologie společnosti Microsoft. Nové komplexní řešení stojí méně než předchozí systémy, poskytuje lepší možnosti komunikace všech státních zaměstnanců a nabízí další výhody dlouhodobě vyššího zabezpečení a rychlejšího obnovení v případě havárie.
Roční úspory nákladů ve výši 2,1 milionu USD
Stát Illinois šetří prostředky částečně využitím své velikosti. „Volba technologií společnosti Microsoft bylo finančně zodpovědné rozhodnutí,“ potvrzuje Campbell. „Nemáme čas na vědecké projekty – státní úřady potřebují důvěryhodné, ověřené technologie, které jsou spolehlivé a předvídatelné a mohou nám pomoci sloužit občanům efektivně a nenákladně. Naše řešení založené na technologiích společnosti Microsoft nám jen na softwaru během pěti let ušetří 10,5 milionu USD.“
Kromě úspor na softwaru očekává stát také úspory mzdových nákladů vyplývajících z redundantních pracovníků. Campbell vypočítává: „Naše nové prostředí je mnohem lépe spravovatelné a uživatelsky příjemné, takže vyžaduje mnohem méně správců a personálu technické podpory. Budeme schopni provozovat celý systém s méně zaměstnanci a ti, kteří dříve prováděli duplicitní úkoly, budou převedeni na jinou, důležitější práci.“
Vyšší provozní efektivita prostřednictvím vylepšené komunikace
Protože všichni státní zaměstnanci budou používat stejné, konzistentní řešení pro zasílání zpráv a jednotný kancelářský software, budou moci snáze mezi sebou komunikovat. „Budeme produktivnější než dříve, protože naše IT systémy budou pracovat pro nás a nikoli proti nám,“ zdůrazňuje Campbell. „Čas, který bude nutné věnovat koordinaci komunikace, se významně zkrátí, takže nám zbyde více času pro služby občanům.“
Jediný konzistentní celostátní adresář spolu s funkcemi aplikace Outlook 2003, mezi které patří sdílené kalendáře, filtr nevyžádané pošty a složky pro vyhledávání, zjednoduší pracovní postupy a pomohou zaměstnancům zvýšit efektivitu. „Technologie společnosti Microsoft nabízejí vysokou přidanou hodnotu,“ potvrzuje Daniels. „Samotné funkce a možnosti aplikace Outlook nám přinesou významný rozdíl v naší každodenní produktivitě.“
Zvýšení zabezpečení
I když zvýšení zabezpečení nebylo hlavním cílem pokynu guvernéra, dosáhne stát díky migraci významných vylepšení v oblasti zabezpečení. Protože bude ve všech úřadech používán Systems Management Server 2003, bude moci úřad CMS (Central Management Services) spravovat všechny stolní počítače z jediného centrálního místa, což nikdy dříve nebylo možné. Díky novému prostředí může celá skupina zajistit lepší správu zabezpečení stolních počítačů. Standardizovaný software a řešení pro správu softwaru dále pomůže urychlit případné obnovení po havárii.
„Představitelé státu i veřejnost vyjadřovali své obavy z dostatečnosti zabezpečení, a proto jsme nechtěli na sebe brát riziko softwaru open source,“ vysvětluje Campbell. „Řešení založené na technologiích společnosti Microsoft nám poskytuje úroveň kontroly, kterou potřebujeme.“
Předtím neměl Stát Illinois žádné řešení pro správu softwaru, takže řízení úrovní zabezpečení jednotlivých úřadů nebylo vůbec jednoduché. „Díky SMS 2003 máme plně spravované řešení zabezpečení, které do našich aktivit přinese konzistenci a efektivitu, a to nemluvím o výrazném usnadnění aktualizací a upgradů všech našich počítačů,“ uzavírá Daniels.
