Jihomoravská energetika, a.s. pomocí Microsoft SharePoint Portal Serveru zjednodušila práci na projektech a tím udělala další krok k realizaci podnikové strategie „New JME“

Snadné vyhledávání a sdílení potřebných projektových dokumentů pro všechny zaměstnance dopomohlo ke zvýšení produktivity práce v Jihomoravské energetice, a.s.

Studie ke stažení Platforma Microsoft SharePoint Portal Server zjednodušila práci na projektech 401 KB Soubor PDF Aktualizace: 3. února 2004 Stáhněte si prohlížeč Office souborů Přehled řešení Profil zákazníka Země: Česká republika Odvětví: Energetika Jihomoravská energetika (JME - www.jme.cz) patří mezi přední subjekty, podnikající v oblasti vybraných energií a souvisejících služeb v České republice. Základní pilíř činnosti spočívá v obchodu a distribuci elektrické energie na území jihomoravského regionu. Obrat v roce 2002 činil 16,2 miliardy Kč, zisk 835 milionů a tzv. průměrný přepočtený stav zaměstnanců dosahoval hodnoty 1 859. V rámci přípravy na liberalizaci českého energetického trhu činí JME opatření, která směřují k procesnímu řízení společnosti a ještě větší orientaci na zákazníka. Pro zajištění maximální kvality dodávek elektrické energie investuje každoročně desítky miliónů korun do kvalitních technologií. Profil partnera: AutoCont CZ (www.autocont.cz) byl založen v roce 1990 a za dobu své existence se vypracoval mezi nejvýznamnější dodavatele informačních a komunikačních řešení v České republice. Za minulý rok dosáhl obratu 2,7 miliardy Kč. Vedle hardware a komunikací realizuje společnost AutoCont širokou škálu služeb a řešení pro významné klienty z oblasti velkých a středních firem. Výchozí situace V souvislosti s liberalizací energetického trhu se Jihomoravská energetika, a.s. objevuje mezi lídry, kteří pro zvýšení své současné i budoucí konkurenceschopnosti využívají ve značné míře informační technologie. Řešení Po vyhodnocení všech požadavků byl jako základ dokumentového systému zvolen Microsoft SharePoint Portal Server. Výhody • ukládání i verzování dokumentů • jasný přístup k projektovým informacím • plánování termínů schůzek • zadávání úkolů členům týmu • on-line spolupráce projektových týmů Software a služby • Microsoft SharePoint Portal Server 2001 • Microsoft SharePoint Team Services • Microsoft SQL Server 2000 • Microsoft Windows Server 2000

Situace

Základním nástrojem pro týmovou spolupráci se stal Microsoft SharePoint Team Services. Výborné je, že veřejné složky MS Exchange zůstaly zachovány pro činnosti, ve kterých jsou nesporné výhody - v plánování času a ve vedení elektronické korespondence. Jiří Zachoval

V souvislosti s liberalizací energetického trhu se Jihomoravská energetika, a.s. objevuje mezi lídry, kteří pro zvýšení své současné i budoucí konkurenceschopnosti využívají ve značné míře informační technologie.

V současné době probíhá budování komplexního informačního systému pro podporu podnikatelské strategie a procesního řízení. Celý projekt nese název Energetická liberalizace informačních aplikačních systémů (E.L.I.A.S.) Zajímavostí je, že zkratka tvoří příjmení hokejisty Patrika Eliáše, jehož bývalý tým HC JME Znojemští Orli Jihomoravská energetika,a.s. sponzoruje.

Projekt E.L.I.A.S. pokrývá všechny procesní oblasti společnosti a účastní se jej desítky pracovníků nejen z JME, ale také několik dodavatelských a konzultačních firem. K tomu ovšem bylo nutné standardizovat a důkladně připravit správu velkého množství projektových dokumentů a nastavit pravidla komunikace v rámci jednotlivých projektů. Na to však stávající systém nebyl dimenzován.

Pro projektovou korespondenci sice sloužil MS Outlook, kde měl každý projekt vytvořen seznam kontaktů a přehledný kalendář, kde byly vidět uzávěrky a klíčové momenty projektů. Avšak projektové dokumenty byly ukládány na různých serverech, v různých souborech a složkách, což znesnadňovalo jejich vyhledávání a sdílení především s klíčovými projektovými pracovníky z externích firem.

Obchodní cíle

Pro vyřešení situace okolo projektové komunikace byl zřízen tým pod vedením Ing. Jiřího Zachovala, jehož úkolem bylo vybudování uceleného systému pro podporu projektového řízení a správy dokumentů. Systém měl kompletně pokrýt a podpořit projektovou komunikaci mezi zaměstnanci i externími partnery společnosti. Ve spolupráci s dodavatelem AutoCont CZ se Jihomoravská energetika, a.s. rozhodla nasadit nový systém, který by naplňoval vytýčené cíle:

V první řadě je vyřešen problém spolupráce celého týmu nad projektovými dokumenty. Dříve bylo opravdu obtížným úkolem zajistit koordinaci více uživatelů při jejich vytváření. Verzováním dokumentů v SharePoint je to konečně jasně vyřešeno. Jiří Zachoval

Řešení

Společný tým nejprve vytvořil obecná pravidla organizace a řízení projektů, která se poté společně s výchozími cíli stala podkladem pro výběr vhodné technologie.
Po vyhodnocení všech požadavků byl jako základ dokumentového systému zvolen Microsoft SharePoint Portal Server. Pro přístup externích pracovníků využila Jihomoravská energetika, a.s. technologie terminálového přístupu Citrix Metaframe.
Celý systém však bylo nutné uvést do provozu během 3 měsíců - do srpna 2002, kdy začínala druhá fáze projektu E.L.I.A.S. náročná právě na vedení projektové dokumentace.

Harmonogram nasazení systému

Řešení: Projektový portál

S využitím výše uvedených technologií vznikl projektový portál, jenž je vstupním bodem pro pracovníky Jihomoravské energetiky, a.s. i externí IT konzultanty.

obrázek č.1

Hlavní projektový portál JME. Každý projektový záměr je posouzen sekcí Strategie a projekt je veden buď jako strategický nebo je zařazen mezi ostatní. Strategické projekty přímo podporují strategické cíle a týkají se celé Jihomoravské energetiky. Jejich vedením je zpravidla pověřen projektový manažer ze sekce Strategie. Mezi ostatní projekty patří například projekty ICT nebo interní projekty divizí.

Přínosy

Přístup k systému je velice jednoduchý. Kdokoli, s přístupem k počítačové síti Jihomoravské energetiky, a.s., otevře webový prohlížeč Internet Explorer a napíše adresu „Projekty“, se dostane na projektový portál (viz obrázek č.1), kde vybere příslušný projekt, na kterém chce pracovat. Po ověření přístupových práv se zobrazí domovská stránka projektu (viz obrázek č.2) a na ní je zobrazen souhrn aktuálních informací. Zároveň obsahuje odkazy na jednotlivé části systému: projektové dokumenty v SharePoint Portal Server, úkoly a diskuse nad projektem v SharePoint Team Services, kalendáře projektových týmů a projektovou korespondenci v Microsoft Outlook.

Uživatel si tudíž už nemusí pamatovat, ve které složce a na kterém serveru jsou dokumenty uloženy, jaká je struktura veřejných složek či jak určit poslední verzi.

obrázek č.2

Domovská stránka projektů - obsahuje oznámení o změnách a novinkách v projektech, odkazy na projektové dokumenty, kalendáře, kontakty a další informace

V současné době využívá portál přibližně 70 interních pracovníků Jihomoravské energetiky, a.s. a kolem 50 externích konzultantů. V systému je zavedeno zhruba 15 projektů.
Všechny projektové aktivity přitom podléhají bezpečnostním opatřením. Sdílení a přenos informací je garantován uživatelům specificky dle definice práv a nastavením pravidel rolí i přístupů. Externí pracovníci se tak například dostanou pouze k projektovým informacím a k žádným jiným systémům či datům Jihomoravské energetiky, a.s..

Projektový tým se také snaží vypořádat s nasazením off-line klienta k SharePoint Portal Serveru, kdy by mohli klíčoví mobilní pracovníci používat aplikaci Correlate K-Map for SharePoint, která umožňuje samostatnou práci s dokumenty off-line například na notebooku mimo kancelář. Zde je mohou bez stálého připojení číst či editovat a po připojení se mohou následně synchronizovat se serverem.

Školení pro zaměstnance
V průběhu implementace proběhlo také školení správců systému a vedoucích projektů. Díky tomu, že je systém založen z hlediska uživatele na internetových technologiích, nebylo nutné nijak časově náročné uživatelské školení. Pracovníci vývojového týmu také vytvořili stručnou dokumentaci, jež mají uživatelé stále k dispozici, s popisem základních funkcí, jakými jsou vkládání i verzování dokumentů či uložení základních adres a odkazů.

Připravují se ovšem další školení ve formě workshopů, zaměřená na „Best Practices“ a využití pokročilých technik práce se systémem, např. možnost práce nejen prostřednictvím intranetu, ale také přímo z průzkumníka operačního systému Microsoft Windows. Dále je také plánováno se školením pro mobilní uživatele pracující s Correlate K-Map.

Zajištění podpory projektového portálu je samozřejmostí
Jak již bylo zmíněno na začátku, dodavatel řešení AutoCont CZ je v oblasti informačních technologií dlouhodobým partnerem Jihomoravské energetiky, a.s. a smluvní zajištění podpory projektového portálu je součástí již zaběhlých a ověřených SLA smluv o poskytování služeb.

Samozřejmou součástí projektu po ukončení pilotní implementace je i hot-line podpora a konzultace dalšího využití systému. AutoCont CZ je mimo jiné sám jedním s uživatelů celého řešení. Proto případné odchylky systému od běžného provozu ihned pozná a svému zákazníkovi může fundovaně pomoci.

Budoucnost ve znamení integrace
Jihomoravská energetika, a.s. v současné době, kromě dalších úkolů, konsoliduje metodiku řízení v oblasti marketingových projektů. Po jejím zpracování se předpokládá ještě další rozšíření vytvořeného portálu o systém řízení projektů založený na platformě Microsoft Enterprise Project Management (EPM).

Nahoru