Portál www.kultura-evropa.eu usnadňuje práci na projektech ministerstva kultury
|
Situace
Ministerstvo kultury České republiky je zodpovědné za čerpání prostředků z integrovaného operačního programu fondů EU a jejich přerozdělení mezi projekty na záchranu a obnovu kulturního dědictví.
Nezbytné bylo, aby příprava jednotlivých projektů probíhala koordinovaně a v požadované struktuře a kvalitě.
Situace před nasazením portálu neumožňovala užší spolupráci na přípravě dokumentů, výjimku tvořila e-mailová komunikace.
Portál Benefit7, který bude sloužit k finálnímu podání žádostí, neumožňoval sdílení informací nejen mezi zaměstnanci MK a žadateli o prostředky, ale ani mezi žadateli navzájem.
Obchodní cíle
Nové řešení mělo zajistit vedle centrální správy projektů především bezproblémovou a uživatelsky jednoduchou formu spolupráce pro více než 150 uživatelů formou sdílení pracovních dokumentů, diskuzí nad podklady k projektům a distribuci informací i důležitých sdělení.
Ministerstvo hledalo technologii, která by nevyžadovala jiné než běžné kancelářské aplikace a připojení k internetu.
Cílem implementace byla minimalizace počtu opakujících se činností, které obvykle mají za následek nepřehledné projektové dokumentace vinou nekoordinovaného vzniku pracovních verzí dokumentů na všech zúčastněných stranách v rámci připomínkových řízení.
|
Řešení
Portálové řešení bylo postaveno na technologiích společnosti Microsoft, neboť portálová platforma – Windows Sharepoint Services (WSS) – je součástí moderních serverových řešení (Microsoft Windows 2003 Server) a je též k dispozici zdarma.
Dalším velmi důležitým faktorem ovlivňujícím výběr platformy byla na jedné straně její snadnost implementace, a z toho plynoucí rychlost nasazení. Druhým podstatným kritériem při výběru platformy Microsoft byla šíře nabízené funkcionality, které je k dispozici okamžitě po implementaci s minimem dodatečných úprav nutných pro implementaci požadavků ministerstva.
Dalším z klíčových požadavků vedoucím k technologii společnosti Microsoft byla všeobecná rozšířenost těchto produktů především v oblasti kancelářských aplikací – uživatelé portálu si tak nemuseli zvykat na jiné technologie, než na ty, které jsou zvyklí používat v běžném kancelářském provozu.
Velmi úzká vazba na aplikace Microsoft Office Word a Excel umožňuje uživatelům věnovat se plně práci nad obsahem dokumentů namísto řešení problémů správy dokumentů.
K implementaci řešení byla použita serverová platforma Microsoft Windows 2003 Server Standard, Microsoft SQL Server 2005 for Workgroups a Windows Sharepoint Services.
Autorizace uživatelů (přes internet) je implementována proti SQL databázi a veškerý provoz serveru je zabezpečen pomocí SSL certifikátu na protokolu HTTPS.
Samotný portál je rozdělen do několika částí – samostatných webů s vlastnímu URL adresami.
Přihlašovací stránka obsahuje odkaz na registrační formulář pro koordinátory projektu – registrace koordinátora je prvním logickým krokem pro zahájení využívání portálu. První společný web je určen všem uživatelům a zahrnuje sdílené prvky jako například vývěsku s novinkami, obecné informace, řadu důležitých dokumentů, diskusní fórum, registrační formuláře pro registraci samotných projektů a partnerů projektů.
Další dvě části portálu jsou uživatelům – koordinátorům a partnerům projektů – nedostupné a slouží k zajištění správy portálu a jako prostor spolupráce pro zaměstnance ministerstva.
Z hlediska uživatelů představují nejdůležitější části weby jednotlivých projektů. Pro každý projekt fungují samostatné webové stránky s individuálně řízeným přístupem. Weby projektů jsou co do struktury identické, což umožňuje zaměstnancům ministerstva snadnou orientaci napříč portálem.
Každý web obsahuje celou řadu pracovních dokumentů kopírujících strukturu dokumentů Benefit7. Koordinátoři následně vyplňují jednotlivé dokumenty a diskutují s pracovníky ministerstva případné nejasnosti.
Celé řešení bylo nasazeno během několika týdnů mezi červencem a srpnem 2007 a to od návrhu až po realizaci. Server je hostován u externího partnera.
Přínosy
Nasazení nového portálového řešení umožnilo centrální správu všech projektů a řízenou spolupráci jak žadatelů o prostředky (koordinátorů projektů), tak jejich partnerů. A v neposlední řadě také zaměstnanců a externích pracovníků ministerstva, kteří společně s koordinátory aktivně spolupracují na přípravě podkladů k žádostem formou řízených diskuzí, sdílených dokumentových prostorů a e-mailové komunikace. Jednotliví účastníci procesů mohou také sdílet navzájem zkušenosti, a přispívat tak ke kvalitnějšímu zpracování podkladů.
