Microsoft SharePoint Portal Server a Windows SharePoint Services jako základ intranetového portálu a správy vnitřních předpisů na Magistrátě města Ústí nad Labem

Studie ke stažení Microsoft SharePoint Portal Server a Windows SharePoint Services jako základ intranetového portálu a správy vnitřních předpisů na Magistrátě města Ústí nad Labem 293 KB Soubor PDF Aktualizace: 13. března 2006 Stáhněte si prohlížeč Office souborů Přehled řešení Profil zákazníka Země: Česká republika Odvětví: Veřejná správa Statutární město Ústí nad Labem jako veřejnoprávní korporace-územně samosprávný celek je založeno zákonem o obcích za účelem usilovat v samostatné působnosti o rozvoj svého území a kvality života v něm a v přenesené působnosti plnit úkoly státní správy. Pro zajištění IT služeb založilo město v roce 2002 dceřinou společnost Metropolnet a.s., která se podílela na koordinaci projektu. Magistrát města Ústí n. L. Velká Hradební 8 401 00, Ústí nad Labem Tel.: 475 241 111 - ústředna Fax: 475 211 503 http://www.mag-ul.cz Metropolnet a.s. Mírové náměstí 3428/5A 400 01 Ústí nad Labem Tel.: +420 477 059 907 Fax: +420 477 059 906 Profil Partnera: Skupina CDL se věnuje třem základním oborům činnosti: výstavbě infrastruktury informačních systémů, implementací komplexních informačních systémů a reklamní činností (včetně webdesignu). Spolupracujeme s předními světovými výrobci (např. HP, Microsoft), u kterých se snažíme získat odborné certifikáty, které potvrzují vysoké kompetence našich zaměstnanců. Tyto odborné certifikace pak doplňuje a zastřešuje systém řízení kvality všech procesů ve společnosti dle standardu ISO 9001:2000. CDL System a.s. Klíšská 31 400 01 Ústí nad Labem Tel.: +420 475 238 111 Fax: +420 475 238 222 1. pluku 8-10, 186 23 Praha 8 Tel.: +420 22 48 91 351 Fax: +420 22 48 91 35 www.cdl.cz Výchozí situace Výchozím stavem u zákazníka Město Ústí nad Labem – Metropolnet a.s. byly vnitřní předpisy v papírovém a elektronickém provedení, spravované pomocí běžných adresářových služeb. Zákazník hledal nástroj, pomocí kterého bude moci snadno a efektivně spravovat ucelenou sadu dokumentů, řešit oprávnění k přístupu, mít možnost se vrátit k předchozím verzím dokumentů, zasílat oznámení o změně dokumentů všem zaměstnancům a v neposlední řadě bylo požadováno jednoduché nasazení do stávajícího prostředí. Řešení Technické řešení bylo zvoleno na Microsoft SharePoint technologii - je tak postaveno na Intranetovém portálu, který je dostupný pro zaměstnance prostřednictvím webového prohlížeče v celé organizaci a využívá sadu Microsoft Office pro vlastní zobrazení nebo editaci dokumentů. Aplikace „Správa vnitřních předpisů“ je postavena na technologii ASP .NET a je vytvořena jako webová aplikace a je integrována do vlastního portálu. Jako základ byla využita aplikace „Správa dokumentů“ od společnosti CDL SYSTEM a.s. Výhody • zefektivnění procesu elektronického řízení vnitřních předpisů • snížení nákladů na administrativu • přehlednost struktury vnitřních předpisů a dostupnost všech potřebných dokumentů s možností fulltextového vyhledávání a filtrování v dokumentech • snadná správa Software a služby • Microsoft Visual Studio 2003 • ASP .NET • Microsoft SharePoint Portal Server 2003 • Windows SharePoint Services • Microsoft SQL Server 2000 • Microsoft Office 2000/XP/2003

Situace

Město Ústí nad Labem vedlo původně vnitřní předpisy v papírovém a elektronickém provedení, spravované pomocí běžných souborových služeb. Zajištění konzistence tohoto souboru dokumentů s množstvím příloh a dodatků bylo pracné a proto zákazník hledal nástroj, pomocí kterého bude moci snadno a efektivně spravovat ucelenou sadu dokumentů, řešit oprávnění k přístupu, mít možnost se vrátit k předchozím verzím dokumentů či zasílat oznámení o změně dokumentů všem zaměstnancům.

Kromě funkčnosti zde byly i další požadavky:

Obchodní cíle

Cílem celé implementace bylo plně elektronické řízení vnitřních předpisů s ohledem na specifické požadavky zákazníka ohledně funkčnosti a použité technologie společnosti Microsoft.

Řešení

Celé řešení vychází z intranetovém portálu Microsoft SharePoint Portal Server a aplikace „Intranet Standard“ od společnosti CDL SYSTEM a.s., která je postavena na technologii Microsoft SharePoint Portal Server a doplňuje některé funkčnosti šité přímo na míru danému zákazníkovi. Tento Intranet je dostupný pro zhruba 500 zaměstnanců v celé organizaci prostřednictvím webového prohlížeče lokálně i pomocí vzdáleného přístupu. Využívá sadu Microsoft Office pro vlastní zobrazení nebo editaci dokumentů.

Jako základ byla využita aplikace „Správa dokumentů“ od společnosti CDL SYSTEM a.s., kterou lze obecně použít pro správu libovolných typů dokumentů a nebo její modifikací upravit vzhled a funkčnost podle požadavků zákazníka. Tak je realizována výkonná sada funkcí dokumentové knihovny, zahrnující:

Aplikace „Správa vnitřních předpisů“ je na zakázku vytvořena jako nadstavba Správy dokumentů a tvoří její procesní nadstavbu.

Náhled aplikace „Správa vnitřních předpisů“

Přínosy

Toto řešení přineslo zákazníkovi zefektivnění procesu elektronického řízení vnitřních předpisů. Došlo k prokazatelnému snížení nákladů na administrativu v oblasti správy dokumentů a při jejich distribuci, tisku a oznamování o změnách zaměstnancům. Uživatelé si pochvalují zpřehlednění struktury vnitřních předpisů a dostupnost všech potřebných dokumentů s možností fulltextového vyhledávání a filtrování v dokumentech. Správce oceňuje snadnost správy datové struktury a konfigurace aplikace.

Navíc, použitá technologie Microsoft SharePoint Portal Server a robustnost základní aplikace Správa dokumentů jsou vhodným prostředím pro další specifické nadstavby do budoucna.

Ocenění
Společnost CDL SYSTEM a.s. získala za aplikaci „Správa vnitřních předpisů“ za rok 2005 ocenění Microsoft Industry Awards Winner 2005 v kategorii „Nejlepší řešení pro samosprávu“.

Produkty a technologie
Řešení je vytvořeno jako webová aplikace v prostředí Microsoft Visual Studio 2003 a jazyce C# s využitím nejnovější technologii ASP .NET a zejména nových produktů rodiny .NET: Microsoft SharePoint Portal Server 2003 a Windows SharePoint Services.
Pro uložení dokumentů a všech dat se využívá Microsoft SQL Server 2000 nebo jeho varianta MSDE.

Klientské rozhraní tvoří pouze samotné prostředí Microsoft Windows Server a Microsoft Office 2000/XP/2003.
Ze systémových služeb je použit SMTP server a adresář Active Directory.

Nahoru