Kancelář veřejného ochránce práv používá spisovou službu a ekonomický informační systém na základech Microsoft SQL Serveru

Přehled řešení Profil zákazníka Země: Česká republika Odvětví: Veřejná správa Studie ke stažení: dokument PDF, 268 KB dokument XPS, 443 KB Kancelář veřejného ochránce práv Údolní 39 602 00 Brno Tel. 542 542 888 Web: www.ochrance.cz E-mail: podatelna@ochrance.cz Samostatná organizace státní správy (organizační složka státu). Profil partnera Gordic s.r.o. Erbenova 4 586 01 Jihlava Tel. 567 309 136 Web: www.gordic.cz E-mail: gordic@gordic.cz GORDIC je softwarová společnost se silným analytickým a metodickým zázemím. Jejím základním zaměřením je vývoj, tvorba a prodej flexibilního software pro oblast státní správy, samosprávy a bankovnictví. Výchozí situace Nově zřízená organizace státní správy hledala informační systém pro evidenci podání od jejich obdržení po vyřízení. Řešení Informační systém vedení spisové služby a řešení oběhu dokumentů na databázi Microsoft SQL s integrací na produkty Microsoft Office. Výhody • efektivní plnění úkolů • splnění všech legislativních požadavků • jednotné prostředí Microsoft snižující náklady na správu Software a služby • Microsoft SQL Server 2000 • Microsoft Windows XP Professional a Windows 2000 • Microsoft Office XP a Microsoft Office 2003

Situace

Kancelář veřejného ochránce práv byla zřízena k plnění úkolů spojených s odborným, organizačním a technickým zabezpečením činnosti veřejného ochránce práv podle ustanovení § 25 odst. 2 zákona č. 349/1999 Sb.

V počátku existence Kanceláře byly využívány k základní evidenci programů Microsoft Excel a Microsoft Access. S růstem povědomí o veřejném ochránci práv došlo k nárůstu podání a bylo nutné zavést informační systém pro správu a automatizaci spisové služby.

Obchodní cíle

Základním cílem projektu implementace Spisové služby bylo navrhnout na základě provedené analýzy programové vybavení, pracovní postupy a metodiku vedení agendy spisové služby a takto navrženého řešení realizovat. Cílem bylo vybudovat systém spisové služby, jenž bude během celého životního cyklu systému v souladu s platnou legislativou a umožní:

Systém GINIS SSL v současné době splňuje podstatné požadavky a potřeby technicko-administrativní podpory procesu vyřizování podnětů podaných veřejnému ochránci práv. Libuše Kuncová vedoucí odboru administrativních a spisových služeb Kanceláře veřejného ochránce práv

Řešení

V roce 2001 byla zahájena analýza vedení spisové služby a oběhu dokumentů v Kanceláři veřejného ochránce práv. Rutinní provoz systému byl zahájen již dva měsíce po schválení analýzy.

Firma GORDIC® dodala nejen potřebné programové vybavení, ale rovněž se výraznou měrou podílela na tvorbě metodiky Spisové služby.

Systémem GINIS® SSL v.3 je plně integrován s kancelářským prostředím Microsoft Office. Jde o integraci s poštovním klientem Microsoft Outlook Express pro příjem a odeslání dokumentu, možnost exportu výstupů do tabulky Microsoft Excel, dále jsou používány šablony Microsoft Word pro jednotný tisk dokumentů s načtením dat do textových polí, existuje možnost vytěžovat definovaná textová pole z elektronické dokumentu do profilu dokumentu ve spisové službě. Elektronické přílohy jsou ukládány do interního úložiště.

Z topologického hlediska běží celoplošný provoz v jedné budově kanceláře on-line nad jednou společnou centrální databází. Rozsah implementace je zhruba následující: Podatelna včetně Elektronické podatelny, Výpravna, Spisovna, 80 pracovišť Spisových uzlů, 20 modulů Vedoucí a modul Generátoru podacích deníků.

Přínosy

Informační systém eviduje naprosto všechny podněty veřejnému ochránci práv za celou historii od zřízení úřadu (podněty zaslané do nasazení systému byly importovány z dočasně provozované agendy v prostředí Microsoft Excel a Access).

Systém GINIS SSL řeší všechny legislativní požadavky na organizaci týkající se vedení spisové služby a elektronické podatelny. Pro větší komfort je zřízena www podatelna, umožňující jak zadat podněty, tak se dotazovat na stav podání. Vzhledem ke snadné dostupnosti údajů všem zainteresovaným uživatelům (z velké části jsou dokumenty okamžitě dostupné v elektronické podobě) představuje systém záruku větší efektivity práce.

Systém GINIS SSL také umožňuje sledování stavu vyřizování spisů, statistická členění podle právních oblastí nebo dle demografických či sociálních údajů. Statistické výstupy slouží také jako podklad pro pravidelné zprávy o činnosti úřadu pro média a Poslaneckou sněmovnu Parlamentu ČR.

V rámci používání systému GINIS® došlo k rozšíření o další subsystém pro vedení ekonomických agend.

Nový informační systém veřejného ochránce práv

Nahoru